Eine Definition von Personaloptimierung
Workforce Optimization (WFO) ist eine Reihe von Geschäftsstrategien, die sich auf die Verbesserung der Mitarbeitereffizienz konzentrieren. Unternehmen implementieren diese Strategien, indem sie bestimmte Stellenaktivitäten überwachen und dann die entsprechende Anzahl von Mitarbeitern zuweisen, um die beabsichtigte Aktivität zu erfüllen. Zu den Branchen, die am häufigsten Methoden zur Personaloptimierung anwenden, gehören Einzelhandel, Fertigung und Finanzdienstleistungen, obwohl WFO seinen Ursprung in Callcentern hat.
Softwareunternehmen bieten Lösungen zur Personaloptimierung an, die Aufzeichnung, Qualitätsmanagement und andere Technologien in ein Paket integrieren, das auch Personalmanagement, Qualitätsüberwachung, Verantwortlichkeitsaufzeichnung, Schulung und E-Learning, Leistungsmanagement sowie Vermessungs- und Sprachanalysetools umfasst. Diese Lösungen wurden ursprünglich für Call- und Contact Center entwickelt, aber Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen verwenden sie heute, um die Effizienz zu steigern und den Betrieb zu rationalisieren. 
Best Practices zur Personaloptimierung
Um effektiv zu sein, müssen Sie einige wichtige Best Practices befolgen. Manager, Mitarbeiter und Interessengruppen müssen in verschiedene Entscheidungen in Bezug auf die WFO einbezogen werden. Wenn Stakeholder und Führungskräfte an Bord der Initiative sind, wird das Buy-In weniger wichtig und die Mitarbeiter verstehen die gemeinsamen Ziele des Unternehmens. Wenn Compliance ein Problem darstellt, sollte das Unternehmen Tools implementieren, um Ergebnisse zu erzielen, die Transparenz im gesamten Unternehmen zu verbessern und die Gesamtbemühungen zu unterstützen.
Das Herzstück einer effektiven WFO sind Planung und zugewiesene Aufgaben. Unternehmen müssen eine Planungslösung implementieren, die dabei hilft, bestimmten Personen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bestimmte Aufgaben zuzuweisen. Tatsächlich ist es am wichtigsten, Aufgaben zuzuweisen und Fähigkeiten mit diesen Aufgaben zu kombinieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit so schnell und effizient wie möglich erledigen können. Personalverantwortliche müssen sorgfältig darauf achten, dass qualifizierte Mitarbeiter den verfügbaren Positionen zugeordnet werden, da falsche Arbeitszuweisungen zu Personalmangel, Unterqualifikation, Überqualifizierung und einer hohen Fluktuation von nicht übereinstimmenden Mitarbeitern führen können.
Strategien und Techniken zur Personaloptimierung
Wenn Unternehmen die Personaloptimierung verbessern möchten, müssen viele Strategien in Betracht gezogen werden. Zu den effektivsten Strategien gehören:
- Bereitstellung von Zeit- und Anwesenheitssoftware Automatisieren Sie Zeit- und Anwesenheitszeiten mit Software, um Zeitverschwendung und Fehler im Zusammenhang mit manuellen Zeitkarten zu vermeiden. Die Zeit- und Anwesenheitsautomatisierung beschleunigt auch die Check-in- und Check-out-Prozesse und vereinfacht die Zeiterfassung und Dateneingabe.
- Leistungsanalyse überwachen Tools zur Personalanalyse bieten Einblicke in die Effektivität, Leistung und Produktivität Ihrer Mitarbeiter. WFO-Tools liefern leistungsbasierte Informationen, die Unternehmen dabei helfen, festzustellen, welche Prozesse funktionieren und welche verbessert werden sollten.
- Verbessern der Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern Eine Möglichkeit, die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern zu verbessern, ist der Einsatz von Technologie. Manager, die Technologien verwenden, die Managementprozesse vereinfachen und automatisieren, wie z. B. das Erstellen von Zeitplänen und das Verwalten von Zeitkarten, können zwischen ihren Mitarbeitern und direkt mit ihnen kommunizieren.
Um ihre Belegschaft wirklich zu optimieren, setzen Unternehmen eine Softwarelösung ein, die es ihnen ermöglicht, die Leistung ihres gesamten Unternehmens zu verfolgen, einschließlich Anbietern, Talenten und Qualität. Wenn Sie diese Daten nutzen, verfügen Ihre HR-Mitarbeiter und Personalplaner über die Informationen, die sie benötigen, um Maßnahmen gegen leistungsschwache Personalanbieter zu ergreifen. Die von WFO-Lösungen erhaltenen Metriken helfen Unternehmen auch, Schwellenwerte für die Fähigkeiten der Kandidaten festzulegen. Wenn Sie Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter gewinnen, können Sie betriebliche Reibungsverluste reduzieren und Produktivitätsziele erreichen oder sogar übertreffen.
Vorteile der Personaloptimierung
Die Optimierung der Belegschaft hat mehrere Vorteile; Die Vorteile liegen insbesondere nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für seine Mitarbeiter. WFO stellt Informationen bereit, die es Arbeitgebern ermöglichen, die Werkzeuge, Schulungen und die Unterstützung der Mitarbeiter bereitzustellen, die sie benötigen, um ihre Ziele zu erreichen und die Erwartungen zu übertreffen. Dies wiederum steigert die Reputation Ihres Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise als ein Unternehmen bekannt ist, das seine Mitarbeiter als „Great Place to Work“ schätzt und stärkt, ist es einfacher, Top-Talente zu gewinnen, wenn es an der Zeit ist, Ihr Team zu erweitern.
Weitere Vorteile sind:
- Verbesserter Kundenservice
- Erhöhte Sichtbarkeit
- Höhere Kundenbindung
- Reduzierte Compliance-Risiken
- Erhöhte Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter.
- Profitablerer Betrieb
Unternehmen, die die besten Praktiken, Strategien und Lösungen zur Personaloptimierung einsetzen, stellen fest, dass sie ihre Betriebskosten senken, durch automatisierte Prozesse Zeit und Geld sparen, die Kommunikation verbessern, umsetzbare Erkenntnisse gewinnen und die Produktivität und Leistung steigern.
