Una guía sobre qué guardar y qué desechar

Una guía sobre qué guardar y qué desechar


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                Crédito: Deamstime

Lo más probable es que poseas al menos un archivador lleno de explosiones o un contenedor de plástico lleno de declaraciones de impuestos de la época en que Vanilla Ice no era un golpe. O quizás esté un poco más en el lado moderno: su disco duro está literalmente lleno de escaneos y volcados de datos.

Peor a√ļn, tal vez tire los dados y piense poco en guardar los documentos de su negocio.

Independientemente del campo al que pertenezca, persisten un par de preguntas centrales: ¬Ņcu√°nto tiempo necesita una empresa para conservar sus documentos comerciales? ¬ŅY qu√© deber√≠a guardar?

Como muchas de las preguntas de la vida, no existe una respuesta en blanco y negro. Las reglas del Servicio de Impuestos Internos han servido durante mucho tiempo como predeterminadas, pero hay otras cosas que las empresas deben tener en cuenta. Sin embargo, sobre todo, las peque√Īas empresas deben tener un plan expl√≠cito y ejecutable.

Es muy posible que las peque√Īas empresas subestimen el valor de los registros y la necesidad de conservarlos, dijo Benjamin Wright, un abogado con sede en Dallas especializado en tecnolog√≠a y documentos.

Hasta cierto punto, el IRS permite cierta flexibilidad en la forma en que las empresas administran sus documentos, incluido el uso de sistemas electrónicos.

El IRS no le dirá todo lo que necesita hacer. Necesitará orientación de un CPA, dijo Wright, quien bloguea extensamente sobre sistemas de documentos.

Sin embargo, el IRS ha explicado recientemente que aceptará sistemas de contabilidad electrónica, como QuickBooks, para una auditoría.

La publicaci√≥n 583 del IRS enfatiza que cualquier sistema de retenci√≥n de documentos debe permitir que un contribuyente respalde f√°cilmente los resultados comerciales que aparecen en una declaraci√≥n de impuestos. Durante mucho tiempo, la regla general de retenci√≥n sostuvo que las empresas y las personas deben conservar las declaraciones de impuestos y los documentos durante siete a√Īos, pero la Publicaci√≥n 583 indica que eso no es cierto. M√°s bien, se aplican diferentes estatutos de limitaci√≥n a diferentes situaciones fiscales. Por ejemplo, si una empresa debe impuestos adicionales, el plazo de prescripci√≥n es de tres a√Īos.

El IRS ofrece ejemplos de los mejores documentos para retener:

  • Ingresos: Recibos de caja registradora, recibos de dep√≥sito bancario, facturas, 1099
  • Compras y gastos: Cheques cancelados, recibos de tarjetas de cr√©dito, extractos de cuenta

A fin de cuentas, siete a√Īos no es un mal est√°ndar, incluso si es un poco m√°s de lo necesario en varias situaciones. Pero tenga en cuenta: no existe un estatuto de limitaciones en las declaraciones de impuestos fraudulentas o no presentadas.

Los documentos tienen propósitos más divergentes que respaldar las declaraciones de impuestos. Wright mencionó como ejemplo a las empresas constructoras que podrían necesitar cumplir con leyes ambientales especiales. Otras agencias gubernamentales federales o estatales podrían estipular que los documentos pertinentes se deben mantener indefinidamente.

Teóricamente, puede tener requisitos que van más allá [los requisitos del IRS], dijo Wright. Si es así, probablemente lo sabrás.

Las peque√Īas empresas no deber√≠an suponer que un plan de retenci√≥n de documentos m√°s sofisticado requiere equipos y software sofisticados. De hecho, una soluci√≥n podr√≠a estar al alcance de su mano. Wright enfatiza el correo electr√≥nico como la forma m√°s simple y f√°cil de mantener la documentaci√≥n de respaldo. Podemos usar el correo electr√≥nico como el diario de lo que hicimos, con qui√©n hablamos, c√≥mo hicimos algo. Puede ser muy valioso, dijo Wright. Se√Īal√≥ que muchos de los principales servicios de correo electr√≥nico ofrecen almacenamiento ilimitado por tan solo $ 20 al a√Īo.

Dadas esas circunstancias, una peque√Īa empresa podr√≠a optar por almacenar muchos documentos en un sistema de correo electr√≥nico y registrar gran parte de c√≥mo hace negocios. Con la ca√≠da del precio del disco duro y el almacenamiento en la nube, las empresas ahora tienen muchas opciones asequibles entre las que elegir.

Sin embargo, demasiada documentación puede ser potencialmente problemática. Vivimos en la pecera electrónica, dijo Wright. Eso se aplica tanto a mamá y papá como al Departamento de Estado de EE. UU. Los registros electrónicos pueden aparecer en cualquier lugar. En otras palabras, ten cuidado.