estadisticas web Saltar al contenido

Una guía sobre qué guardar y qué desechar

Una guía sobre qué guardar y qué desechar

libertad-felicidad-11061502

.
                             / /
                Crédito: Deamstime

Lo más probable es que poseas al menos un archivador lleno de explosiones o un contenedor de plástico lleno de declaraciones de impuestos de la época en que Vanilla Ice no era un golpe. O quizás esté un poco más en el lado moderno: su disco duro está literalmente lleno de escaneos y volcados de datos.

Peor aún, tal vez tire los dados y piense poco en guardar los documentos de su negocio.



Independientemente del campo al que pertenezca, persisten un par de preguntas centrales: ¿cuánto tiempo necesita una empresa para conservar sus documentos comerciales? ¿Y qué debería guardar?

Como muchas de las preguntas de la vida, no existe una respuesta en blanco y negro. Las reglas del Servicio de Impuestos Internos han servido durante mucho tiempo como predeterminadas, pero hay otras cosas que las empresas deben tener en cuenta. Sin embargo, sobre todo, las pequeñas empresas deben tener un plan explícito y ejecutable.

Es muy posible que las pequeñas empresas subestimen el valor de los registros y la necesidad de conservarlos, dijo Benjamin Wright, un abogado con sede en Dallas especializado en tecnología y documentos.

Hasta cierto punto, el IRS permite cierta flexibilidad en la forma en que las empresas administran sus documentos, incluido el uso de sistemas electrónicos.

El IRS no le dirá todo lo que necesita hacer. Necesitará orientación de un CPA, dijo Wright, quien bloguea extensamente sobre sistemas de documentos.

Sin embargo, el IRS ha explicado recientemente que aceptará sistemas de contabilidad electrónica, como QuickBooks, para una auditoría.

La publicación 583 del IRS enfatiza que cualquier sistema de retención de documentos debe permitir que un contribuyente respalde fácilmente los resultados comerciales que aparecen en una declaración de impuestos. Durante mucho tiempo, la regla general de retención sostuvo que las empresas y las personas deben conservar las declaraciones de impuestos y los documentos durante siete años, pero la Publicación 583 indica que eso no es cierto. Más bien, se aplican diferentes estatutos de limitación a diferentes situaciones fiscales. Por ejemplo, si una empresa debe impuestos adicionales, el plazo de prescripción es de tres años.

El IRS ofrece ejemplos de los mejores documentos para retener:

  • Ingresos: Recibos de caja registradora, recibos de depósito bancario, facturas, 1099
  • Compras y gastos: Cheques cancelados, recibos de tarjetas de crédito, extractos de cuenta

A fin de cuentas, siete años no es un mal estándar, incluso si es un poco más de lo necesario en varias situaciones. Pero tenga en cuenta: no existe un estatuto de limitaciones en las declaraciones de impuestos fraudulentas o no presentadas.

Los documentos tienen propósitos más divergentes que respaldar las declaraciones de impuestos. Wright mencionó como ejemplo a las empresas constructoras que podrían necesitar cumplir con leyes ambientales especiales. Otras agencias gubernamentales federales o estatales podrían estipular que los documentos pertinentes se deben mantener indefinidamente.

Teóricamente, puede tener requisitos que van más allá [los requisitos del IRS], dijo Wright. Si es así, probablemente lo sabrás.

Las pequeñas empresas no deberían suponer que un plan de retención de documentos más sofisticado requiere equipos y software sofisticados. De hecho, una solución podría estar al alcance de su mano. Wright enfatiza el correo electrónico como la forma más simple y fácil de mantener la documentación de respaldo. Podemos usar el correo electrónico como el diario de lo que hicimos, con quién hablamos, cómo hicimos algo. Puede ser muy valioso, dijo Wright. Señaló que muchos de los principales servicios de correo electrónico ofrecen almacenamiento ilimitado por tan solo $ 20 al año.

Dadas esas circunstancias, una pequeña empresa podría optar por almacenar muchos documentos en un sistema de correo electrónico y registrar gran parte de cómo hace negocios. Con la caída del precio del disco duro y el almacenamiento en la nube, las empresas ahora tienen muchas opciones asequibles entre las que elegir.

Sin embargo, demasiada documentación puede ser potencialmente problemática. Vivimos en la pecera electrónica, dijo Wright. Eso se aplica tanto a mamá y papá como al Departamento de Estado de EE. UU. Los registros electrónicos pueden aparecer en cualquier lugar. En otras palabras, ten cuidado.