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Un buen entrenamiento es la inversión

Um bom treinamento é investimento El entrenamiento es un proceso estructurado por el cual el individuo está preparado para desempeñar su función de acuerdo con los propósitos definidos por la empresa. En las empresas más grandes, el sector de formación [Bb] y el desarrollo ya está bien estructurado y la búsqueda de modelos más eficaces de traspaso de las actividades y mejora de desempeño son siempre buscados. Ya en las empresas menores las condiciones de entrenamiento son a menudo precarias e incluso inexistentes.

Quiero abordar aquí la realidad que presenciamos durante mis consultorías en pequeñas y medianas empresas. Muchas veces esa capacitación queda a cargo de un funcionario más experimentado, que asume esa importante tarea de enseñar la actividad a un novato. No son raros los entrenamientos que ocurren sin ninguna planificación. La falta de atención a la capacitación de los empleados trae posibles daños a todas las partes

  • Para la empresa, que corre el riesgo de tener un empleado mal preparado comprometiendo la calidad de los servicios;
  • Para el funcionario, que asume la responsabilidad de enseñar, muchas veces sin saber cómo, las tareas para el nuevo compañero de trabajo;
  • Para el recién llegado funcionario, que seguramente tendrá dificultades, aparte de las normales, para asimilar lo que es necesario para desempeñar sus funciones;
  • Para los clientes, que pueden tener la calidad de su atención o de su producto perjudicado.

Yo misma tuve la experiencia desagradable al ser contratada por una empresa hace unos años. ¡Llegué a mi primer día de trabajo aprehensivo y lleno de expectativas! Al final, la empresa que me contrató era muy conceptuada y con años de mercado [Bb] . Fui recibida por la funcionaria del sector de cobranzas. Ella sería la responsable de mi entrenamiento, pues había trabajado en el sector de presupuesto por años. Creo que en menos de una hora ella “despejó” todo lo que creía necesario saber, mostró dónde era mi mesa y me deseó buena suerte! Resumiendo, fue una experiencia pésima …

Situaciones como esta ocurren con frecuencia. ¿Qué debemos hacer para que los errores simples no ocurran? Abordar algunos ítems que puedan contribuir a la mejora de la capacitación de los funcionarios. Es necesario tener en cuenta que un programa de entrenamiento bien diseñado tendrá un impacto positivo en la calidad de las tareas ejecutadas, disminución de desperdicios, mejora en el tiempo de ejecución de las actividades y mayor aprovechamiento del potencial del nuevo empleado.

Un poco de historia para contextualizar
En el universo empresarial, el entrenamiento surgió para resolver dificultades que ya se hacían presentes al inicio de la industrialización, donde fue preciso preparar a los obreros para el desempeño de las actividades junto a las nuevas demandas de producción. En esa fase inicial, el foco del entrenamiento era el “adiestramiento” para producir más y en menos tiempo. Las habilidades intelectuales y la subjetividad del trabajador eran ignoradas.

Hoy, afortunadamente, la tendencia es que el empleado sea mirado en su totalidad y los objetivos de los programas de entrenamiento son el desarrollo de competencias, el trabajo en equipo y el aprendizaje organizacional. Es claro que es fácil encontrar modelos arcaicos de entrenamiento resistiendo en medio de tantos cambios positivos, conquistados por trabajadores y empresarios en estas últimas décadas, pero esa es otra historia …

Algunos errores más comunes en el entrenamiento y posibles correcciones
El desconocimiento de la importancia de la estructuración de un programa de entrenamiento es, en mi opinión, el primer error cometido por las empresas. Las personas son contratadas y designadas para sus funciones naturalmente. Es como si ya supieran lo suficiente para presentar un desempeño satisfactorio de la nueva demanda presentada.

En ese momento, se produce un segundo error, entrenamiento en el trabajo, la forma más simple y común utilizado por las empresas donde la enseñanza de la actividad laboral está bajo la supervisión de un empleado con más experiencia. El problema es que, a pesar de desempeñar su actividad con competencia, ese funcionario tal vez no sea capaz de transmitir los conocimientos [Bb] de forma clara y objetiva al nuevo colaborador.

No estoy en contra de la formación en el trabajo, tiene muchas ventajas. Ya he implementado proyectos basados ??en este modelo con resultados bastante positivos. Mi alerta es en relación a la capacitación del empleado de la empresa responsable de ese entrenamiento. ¿Será que quiere asumir la responsabilidad de entrenar a su colega? ¿Tiene características adecuadas para el desempeño de esta actividad, como la claridad en las conversaciones y la paciencia? ¿Ha participado en la elaboración del entrenamiento?

El trabajo que se puede realizar para favorecer este entrenamiento es la estructuración de las tareas, con claro establecimiento de prioridades y la elaboración de un pequeño manual de operaciones. Para esa actividad, la participación de ese empleado más experimentado es imprescindible. Observe que

  • La fase de adaptación a la empresa es naturalmente delicada. Las expectativas están al alza para el empleado y para la empresa como un todo. En ese momento, por desgracia, se nota la ausencia o la poca transmisión de la información básica de que el nuevo empleado necesita saber para desempeñar satisfactoriamente su trabajo. Tales informaciones involucra el traspaso de la cultura de la empresa, cuáles son las actitudes, los patrones y modelos de comportamiento esperados por ella en relación al funcionario. Otro error que podría corregirse a partir de la estructuración de un programa de acogida al nuevo empleado, responsabilidad también del sector de entrenamiento;
  • Las encuestas académicas apuntan que muchas empresas intentan anticipar la necesidad de los trabajadores en entrenamiento, creando una brecha entre cómo las tareas deben ser ejecutadas y lo que realmente el empleado necesita hacer para que el objetivo sea alcanzado.

Esto ocurre pues quien determina lo que debe ser ejecutado suele estar distante de la actividad cotidiana de los trabajadores y poco conoce sobre las reales exigencias impuestas por el trabajo, haciendo que los programas de entrenamiento no se desarrollen plenamente. Por lo tanto, un error cometido por la empresa.

Para reducir esta brecha, es necesaria la estructuración de un entrenamiento más centrado en la realidad del trabajo. La Gestión del Conocimiento se muestra un instrumento eficaz en la colaboración para la elaboración de programas de entrenamiento más alineados con la realidad de lo cotidiano.

El volumen de información transmitida al empleado novato generalmente es muy grande. Hay una acumulación de procedimientos, operaciones estándar, localización de materiales, etc. En fin, es esperado que todo cotidiano de la empresa sea asimilado rápidamente; un error que podría minimizarse a través de una simple lista de prioridades. Con esta actitud, poca información será transmitida y la asimilación será satisfactoria.

Otras desviaciones podrían ser comentadas. Pero creo que si prestamos atención a los descritos anteriormente, mejoraremos la calidad de los entrenamientos realizados.

La elaboración de un programa de entrenamiento, afortunadamente, sigue los mismos principios de cualquier planificación. Un entrenamiento simple, hecho con atención, genera oportunidades para mejoras e innovación y sin duda es una inversión [Bb] . Estos son los pasos que pueden seguirse para la preparación de un entrenamiento en el trabajo

  • Perfil del puesto de trabajo la descripción del trabajo puede hacerse a través de la investigación con los ocupantes de la misma y sus supervisores. Esta descripción debe contener los conocimientos y habilidades necesarias para la ejecución de la tarea;
  • Elección del agente formador será el responsable de la formación definición basada en criterios como la capacidad de comunicación, dominio de los contenidos relacionados con la posición y disposición para enseñar;
  • Definición del contenido a transmitir la información que se transmite, qué habilidades se desarrollan y se utilizarán los recursos materiales. La utilización de manuales de procedimiento estándar es un aliado en ese momento.

Sin profesionales motivados y entrenados, la empresa pierde eficiencia. El enfoque sobre la formación de los individuos se hace más evidente. Así, los programas de entrenamiento pasan a ser considerados como uno de los factores fundamentales para la mejora del desempeño organizacional. La elaboración de los programas de formación profesional dentro de las empresas traerá cambios significativos en el desempeño de las actividades en los puestos de trabajo, mejora en el clima organizacional y aumento de la productividad.

¿Y tu? ¿Has presenciado alguno de estos errores más comunes citados arriba? ¡Disfrute de compartir con nosotros sus experiencias! Hasta la próxima.

Crédito de la foto de stock.xchng.

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