Con el trabajo remoto y los horarios flexibles en aumento, se está volviendo más importante que nunca que las empresas utilicen la aplicación de seguimiento de empleados más reciente y sólida.
El software de seguimiento robusto no solo es crítico para una fuerza laboral en constante evolución, sino que también puede ser un gran ahorro de tiempo y dinero.
El último software de seguimiento ofrece una serie de características diferentes que pueden ayudar a las empresas a aumentar sus resultados de varias maneras.
Al elegir la aplicación de seguimiento de empleados adecuada, aquí hay 7 características que debe buscar.
Qué buscar en una aplicación de seguimiento de empleados
1. Seguimiento de sus necesidades específicas
El software de seguimiento de empleados es mucho más que una simple hoja de tiempo glorificada que les permite a los empleados entrar y salir.
Existen varias aplicaciones de seguimiento de empleados que también pueden realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados.
Si sus empleados nunca necesitan conducir para ir a trabajar, entonces no necesita el seguimiento de kilometraje por GPS. Por otro lado, si sus empleados pasan una buena parte de su día conduciendo o trabajando en múltiples ubicaciones, entonces puede elegir una aplicación que ofrezca rastreo GPS.
Si sus empleados pasan la mayor parte del día trabajando en una computadora, es posible que desee realizar un seguimiento del software que rastrea lo que están haciendo con su tiempo en línea.
Lo importante es asegurarse de que la aplicación ofrezca el tipo específico de seguimiento que más necesita.
2. Integración
Uno de los principales ahorradores de tiempo y dinero que ofrecen las aplicaciones de seguimiento es la capacidad de integrarse completamente con otros sistemas, como nómina, software de contabilidad fiscal, software de programación y / o sistemas de cuentas por pagar para el reembolso de gastos.
También hacen un seguimiento del tiempo dedicado a diferentes proyectos, así como a las horas extras, bonos o trabajos que pagan a una tasa o escala diferente.
Un buen software de seguimiento de empleados también puede ayudar a garantizar que cumpla con las leyes laborales y los códigos fiscales en cada estado o país en el que opera.
Muchos sistemas también funcionan con diferentes aplicaciones y programas de terceros para integrar sin problemas la documentación y la información en un sistema simplificado.
3. Geofencing
Los empleadores siempre tienen que caminar en una línea entre darles a sus empleados libertad y flexibilidad mientras se aseguran de que realmente estén donde deben estar y hacer lo que deben hacer.
Geofencing permite a los empleados registrar desde múltiples ubicaciones, pero evita que registren si no están realmente en una de esas ubicaciones.
Por ejemplo, algunos empleados pueden trabajar desde casa o en la oficina, pero se espera que estén en uno de esos dos lugares.
Si un trabajador remoto prefiere trabajar en una determinada cafetería u otra ubicación, esa ubicación puede estar cercada geográficamente para permitirle ingresar desde allí.
4. Aplicaciones móviles
A medida que las pantallas de los teléfonos celulares aumentan de tamaño y las tabletas ofrecen más funciones de estilo portátil, los dispositivos móviles están tomando lentamente el lugar de las computadoras portátiles.
Esto significa que desea que su aplicación de seguimiento de empleados funcione tan bien en dispositivos móviles como en una computadora de escritorio o portátil.
Esto es particularmente cierto si tiene una fuerza laboral móvil o empleados que viajan con frecuencia.
Incluso los empleados remotos pueden ser tan propensos a trabajar en una tableta como en una computadora portátil. Asegurarse de que su software de seguimiento sea compatible con dispositivos móviles puede incluso ayudarlo a reducir significativamente los costos comerciales.
El aumento de BYOD (Traiga su propio dispositivo) no solo hace que los empleados estén más felices, sino que también ayuda a las pequeñas empresas a reducir significativamente sus gastos.
Dicho esto, sin embargo, si desea que los empleados puedan usar sus propios dispositivos para fines comerciales, debe asegurarse de que la aplicación de seguimiento de sus empleados funcione en sus dispositivos y en todas las plataformas.
5. Interfaces fáciles de usar
No todos tus empleados serán expertos en tecnología, por lo que debes asegurarte de que la aplicación que elijas ofrezca características sólidas sin dejar de ser fácil de usar.
Sin duda desea una aplicación de seguimiento de empleados que ofrezca una amplia variedad de funciones potentes, pero eso no significa que deba ser difícil de usar para sus empleados.
Después de todo, cuanto más tiempo tienen para pasar el tiempo jugando o aprendiendo a usar el software de seguimiento, menos tiempo pasan realmente trabajando.
Las aplicaciones de seguimiento de empleados deberían ayudar a sus empleados a ser más productivos en lugar de menos. Si es demasiado complicado de usar, solo consumirá un tiempo valioso en lugar de crear más.
6. Potente análisis
Un buen software de seguimiento de empleados debe hacer mucho más que simplemente rastrear las horas, actividades y gastos de los empleados. También necesita compilar esa información en análisis detallados.
Las buenas aplicaciones de seguimiento de empleados pueden hacer mucho más que solo decirte cuánto o cuánto tiempo trabajan tus empleados, también deberían poder decirte lo que están haciendo.
Esto no significa que sus empleados estén haciendo el tonto o que no estén haciendo su trabajo todo el día, pero a veces pueden estar pasando más tiempo en tareas menos importantes o no están priorizando las tareas de la forma en que las necesita.
Pueden llegar al final de muchos días habiendo logrado mucho, pero no necesariamente haber hecho las cosas que más necesitas hacer.
Además, a menudo pueden ignorar por completo a dónde va su día o cuánto tiempo pasan en ciertas tareas.
7. Funciones de gestión del tiempo
Una buena aplicación de seguimiento de empleados no solo te ayuda a ti y a tus empleados a rastrear su tiempo, sino que también puede ayudarlos a administrarlo mejor.
Las aplicaciones de seguimiento de empleados de hoy ofrecen todo, desde la integración con algunas de las principales aplicaciones de gestión de proyectos hasta funciones como temporizadores Pomodoro y funciones de tiempo privado que pueden activar para que no se rastreen sus actividades.
El seguimiento de los empleados no solo rastrea el tiempo que pasan trabajando, sino que también puede ayudarlos a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
La aplicación de seguimiento de empleados de hoy puede ser simple o sofisticada según lo necesite.
Con una amplia gama de opciones disponibles, hay aplicaciones que son adecuadas para cualquier tipo de negocio, grande o pequeño. Puede leer más sobre los sistemas de reloj de los empleados aquí.
