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El estar ocupado no significa ser productivo. Esto puede ser la procrastinación

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¿Convengamos, a veces es siempre más fácil realizar tareas corrientes que tareas que son realmente desafiantes en nuestro trabajo, no es así?

La mayoría de nosotros terminamos pensando que llenar las lagunas de tiempo con este tipo de actividad es más ventajoso que estar inactivo, tratando de evitar así la procrastinación.

Después de todo, hacer algo es mejor que no hacer nada, ¿no es así? Mal. Si esto sucede con usted, probablemente hay una confusión en su cabeza sobre lo que son tareas proactivas y tareas reactivas.

Tareas reactivas son tareas que son algo urgentes e incluso importantes, pero no agregan valor a largo plazo.

Tareas proactivas son aquellas que sabemos que debemos hacer, pues tienen un alto valor a largo plazo, pero que a menudo son bloqueadas por la procrastinación y encubiertas por las tareas reactivas.

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Tareas proactivas y reactivas en el trabajo – algunos ejemplos

Hay una serie de tareas reactivas que se deben realizar en el trabajo. Son tareas como: responder correos electrónicos, atender llamadas telefónicas, monitorear subordinados, entre otras.

Son las que hacen que la operación de su empresa se ejecute, pero eso no significa que usted siempre debe utilizarlas como una excusa para aplazar sus tareas proactivas.

Algunos ejemplos de tareas proactivas:

  • Saber cómo llegar con nuevas ideas para un próximo proyecto,
  • Pensar en formas sobre cómo mejorar el rendimiento de los productos de la empresa en el mercado o,
  • Elaborar estrategias para elevar el nivel de comunicación y cooperación con otros compañeros de su equipo.

Recientemente, en una conversación sobre la productividad con el gerente internacional de StarOfService, Monica Zamfir, me recordó una regla comúnmente aplicada en varias áreas y que había olvidado – quizás por tratarse de un concepto simple. Es la regla 80/20, también conocido como principio de Pareto.

Aplicando este principio en productividad, tenemos que el 80% de nuestro tiempo se gasta en tareas reactivas y sólo el 20% de nuestro tiempo se gasta en tareas proactivas.

Esto explica por qué la mayoría de nosotros sólo está ocupado, y no es productivo en el trabajo como muchas veces podemos imaginar.

Mejora de la productividad

Usted ya puede haber leído esto en algún libro, pero vamos a hacer un ejercicio para que podamos intentar invertir esta situación por la toma de las siguientes acciones: Observe su lista de tareas y cuente el número de tareas proactivas y reactivas y calcule su tasa de productividad.

  • Cuente el número de tareas en la lista (por ejemplo, 20 reactivas y 5 proactivas de 25 tareas)
  • Divida el número por 100 (0,25 en nuestro ejemplo)
  • Ahora divida el número de tareas reactivas por el número anterior (por ejemplo 20 / 0,25 = 80%),
  • Reste este valor del porcentaje y obtenga su tasa de productividad (por ejemplo, 100% – 80% = 20%).

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Cómo utilizar la tasa para mantener el foco en las tareas correctas?

  • Reducir el número de tareas reactivas: Pregúntese si son tan importantes y por eso que realmente necesitan ser hecho. Usted puede delegar a alguien? Si es así, quítelas de su escritorio.
  • Crear tareas más proactivas: Piense en las cosas que te apasiona y que están alineados con los objetivos que desea completar. Añada estas cosas en su lista de tareas, independientemente de si usted siente que son o no urgentes. Cosas que no son urgentes y que van a hacer toda la diferencia en su empresa o proyecto personal.
  • Aprender a decir «NO»: Sepa cuando a decir no a alguien es una cosa muy poderosa. Recuerde un vaso con agua. Cada sí que usted da es un dren en su tiempo y energía. ¡Mantenga siempre una reserva para qué realmente marcará la diferencia!

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Una cosa más: Tenga en cuenta que las tareas reactivas pueden mantenerlo ocupado, pero que distraen la productividad genuina.

Pregúntese siempre si lo que está haciendo es realmente importante para los objetivos. Asegúrate de que tu tiempo está realmente siendo bien gastado y no se evita las tareas proactivas.

¡Deje sus observaciones en los comentarios y buena suerte en las tareas!

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