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Cuidar los negocios: reembolso de gastos

La mayoría de los empleados tienen que presentar informes de gastos en algún momento, ya sea para viajes fuera de la ciudad, cenas de clientes, eventos especiales u otros gastos en los que incurra debido a sus responsabilidades laborales. Hacer un seguimiento de estos gastos es importante; de ??lo contrario, perderá dinero mientras trabaja y probablemente no se haga pasar por el departamento de finanzas de su empresa, que se basa en registros precisos e informes oportunos de los empleados.

Parece bastante sencillo hacer un seguimiento de sus gastos, pero he conocido personalmente a los empleados que perdieron los recibos y no se les reembolsó, no se los reembolsaron porque no entendieron que un gasto era reembolsable o no cumplieron el plazo para entregar el papeleo. En los tres casos, el empleado pagó los gastos de la empresa con su propio dinero. ¡No es bueno en absoluto! La situación se puede evitar fácilmente con algunos pasos básicos para asegurarse de que los gastos de la empresa no afecten sus resultados.

Conoce las políticasSolicite una copia de la política de reembolso de gastos de su empresa y asegúrese de comprender las pautas sobre lo siguiente:

  • Formas de pago. ¿Se puede usar una tarjeta de crédito de la empresa? Si no es así, ¿pagará de su propio bolsillo o puede solicitar un adelanto en efectivo?
  • Gastos reembolsables. ¿Cuáles son los gastos permitidos? Por lo general, estos son transporte, kilometraje, comidas, alojamiento, etc. ¿Cuáles son los límites permitidos? Probablemente tendrá una cierta cantidad que puede gastar en comidas cada día, por ejemplo.
  • Gastos no reembolsables. Saber que no es cubierto por la empresa. Por ejemplo, la mayoría de las empresas pagarán las comidas, pero no las bebidas alcohólicas.
  • Documentación. ¿Necesita enviar recibos? ¿Qué pasa con el seguimiento de kilometraje? Sepa qué documentación necesitará para acompañar el papeleo de su informe de gastos.
  • Plazos de presentación. ¿Qué tan pronto debe enviar su documentación para obtener el reembolso?

Finalmente, imprima una copia del formulario de reembolso de gastos para que tenga una idea clara de lo que necesitará para completarlo. Si algo no tiene sentido sobre el formulario o las políticas, ahora es el momento de pedirle aclaraciones a su jefe.

Propina: Deje el formulario en la silla de su oficina para recordar que debe completarlo tan pronto como regrese a su escritorio.

El método del sobreDigamos que vas a trabajar fuera de la ciudad en un evento de la empresa. Una forma simple y de baja tecnología para organizarse es con un sobre comercial simple. Así es como funciona:

  • Si recibió un adelanto en efectivo, coloque el efectivo dentro del sobre.
  • Si necesita realizar un seguimiento del kilometraje, dibuje un cuadro de kilometraje en el exterior del sobre con una columna para la fecha, el millaje inicial y el millaje final.
  • Dibuje otro cuadro para las propinas, con una columna para la fecha, la cantidad y la razón para dar la propina. Esto es para imprevistos que pueden no tener un recibo, como una propina de limpieza de $ 5 o dar propina al personal del hotel por mover artículos pesados.
  • Cuando reciba un recibo por un gasto comercial, marque los artículos que enviará para el reembolso (por ejemplo, una comida de fajita, pero no la margarita). También escriba el propósito del gasto, como pagar una ronda de golf para un cliente y socio comercial, y el monto de la propina. Por lo general, las fechas se imprimen en el recibo, pero si no está allí, anótelo también.
  • Coloque todos los recibos en el sobre.

Suena simplista, pero cada vez que hago esto, me resulta más fácil entregar mi informe de gastos a tiempo. Cuando no lo hago, tengo que buscar recibos en bolsos, bolsillos de pantalones y carteras, luego averiguar dónde fueron esos $ 5 que olvidé que solía dar propina al personal del hotel.

No esperes para presentarPresente sus gastos el día que regrese a la oficina. Para ser honesto, no siempre hago esto. Pero es la mejor manera de asegurarse de que recordará cualquier detalle que no haya escrito y que le entreguen sus documentos antes de la fecha límite. Existen leyes fiscales y políticas de la compañía sobre reembolsos, así que no espere y corra el riesgo de perder los recibos u olvidarse de enviarlos hasta que sea demasiado tarde.

Voy a tomar mi propio consejo y completar mi ¡Formulario de reembolso de gastos de un viaje de negocios la semana pasada antes de que pueda pensar en postergar! Mientras tanto, escuchemos acerca de sus propios métodos para rastrear los gastos reembolsables. ¿Cuáles son sus consejos para mantener organizados los gastos comerciales?

Autor: April Dykman

Como escritora, editora y bloguera independiente, April Dykman se especializó en temas de finanzas personales, bienes raíces y emprendimiento. Su trabajo ha aparecido en MSNBC, Fox Business, Forbes, MoneyBuilder, Yahoo! Finanzas, Lifehacker y The Consumerist. Ahora hace redacción de respuestas directas, pero, en su tiempo libre, April es una aspirante a chef, una acérrima Italophile y una yogui en recuperación.

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