¿cómo y cuándo usar el Recibo Provisional de Servicios?

Usted sabe lo que es RPS (Recibo Provisional de Servicios)?

Tal vez ese nombre no forma parte de sus actividades, pero estoy hablando de un documento que todavía puede salvar su día.

Luego, usted entenderá por qué.

Para quien vive en un mundo digital, puede sonar extraño tener que emitir una nota fiscal en papel.

Por otra parte, cualquier proceso manual parece deshacer de la realidad.

Hoy, la tecnología está demasiado avanzada para perder tiempo con burocracias.

Para quien tiene un negocio a gestionar, entonces, el tiempo es recurso de oro.

Y si usted actúa solo en él, no puede vivir el dilema de cumplir con las obligaciones o trabajar para el negocio crecer.

A pesar de tanta modernidad que hace los días más productivos, todavía hay situaciones que escapan del control.

El servicio se ejecutó, pagado y se emitirá la nota.

De repente, el sistema está fuera del aire, la energía acaba, la internet cae.

Cualquiera que sea la razón, usted necesita una solución.

Si usted ha sido precavido, muy probablemente su cliente va a salir de allí con un Recibo Provisional de Servicios.

Si el nombre no es familiar, no se preocupe.

En este artículo, voy a explicar todo lo que usted necesita saber sobre el RPS.

Usted aprenderá lo que es, para qué sirve, cuando usar y mucho más.

Y también descubrirá por qué todavía va a salvar su día.

¡Buena lectura!

¿Qué es el RPS?

El RPS (Recibo Provisional de Servicios) es un documento que trae los datos de una operación de prestación de servicios, sirviendo de comprobante para el cliente que disfrutó de ellos.

Este recibo provisional viene en blanco y debe rellenarse manualmente.

Imagen 1 -RPS cómo y cuándo usar el recibo provisional de servicios¿No sabe qué RPS? Siga la lectura y sepa todo sobre ese recibo.

Es un proceso diferente de una Factura electrónica, que sólo existe en formato electrónico, del llenado al almacenamiento, pasando por la emisión.

A pesar de no tener la misma modernidad, el RPS se parece a una factura de servicios y también se utiliza para controlar la operación ejecutada.

Se ha numerado y viene impreso en dos vías, pudiendo ser utilizadas en situaciones de emergencia, como cuando la emisión electrónica del documento fiscal no es posible.

Para entender mejor, imagine la situación que voy a presentar ahora.

Es final de expediente en su negocio, usted está a punto de emitir una factura y, de repente, la energía eléctrica acaba.

¿Cuál sería su reacción? ¿O mejor, cuál sería la solución?

Como en este caso no le daría a esperar a que la energía vuelva, usted rellena un RPS manualmente.

Así, el Recibo Provisional de Servicios tiene como objetivo principal sustituir la factura electrónica de servicios, la NFS-e.

El ideal, sin embargo, es que esto ocurra solamente en situaciones específicas y esporádicas, como la que usé en el ejemplo.

Y ya que es esa su función, el "bloque" con hojas de RPS debe ser retirado directamente en la prefectura de su municipio.

Al final, como usted tal vez ya sabe, la NFS-y está destinada a la recogida del ISS, que es el Impuesto sobre los Servicios.

¿Y de quién es la competencia sobre ese tributo? Del municipio, por supuesto.

Pero preste mucha atención antes de pensar en emitir un RPS.

Es de extrema importancia que este recibo sea validado.

Esto quiere decir que, como su nombre lo sugiere, es un documento provisional, no permanente.

Por lo tanto, después de ser entregado al cliente, es necesario que sea utilizado para generar una factura de servicio electrónica.

Todo esto debe ocurrir dentro de un plazo que es previamente estipulado.

La fecha para emitir la factura de servicio pasa a ser contada a partir de la fecha de emisión del recibo provisional.

Además, sólo a través del sistema de envío de factura de servicio es posible vincular el documento a su NFS-e.

Entender cuáles son los tipos de recibos provisionales

Ahora que ya sabes lo que es un recibo provisional, voy a "complicar" un poco las cosas.

Es que hay tres tipos diferentes de recibos provisionales y es importante que esté atento a ello.

Como estamos hablando de un documento que se refiere al consumo de servicios, algunos detalles deben ser atendidos para que la reglamentación adecuada sea respetada.

Y es fundamental utilizar el modelo adecuado de RPS para no tener problemas posteriores con la emisión de la factura de servicios.

Entonces, vamos a ellos

1. RPS (Recibo Provisional de Servicios)

Imagen 2 -RPS cómo y cuándo utilizar el recibo provisional de serviciosSon tres tipos de recibos provisionales, atente a los detalles de cada uno y sepa la diferencia entre ellos.

Este es el modelo tradicional, sobre el que ya he hablado.

Se reemplaza a la factura electrónica (NFS-e) y la factura de servicio (NFS), que no es electrónica, además de la propia tarjeta de servicio simplificada (NFSS) y la factura de servicio (NFFS).

Es el tipo más utilizado entre todos los recibos provisionales de servicios.

2. Recibo Provisional de Servicios de Factura Conjunta (RPS-M)

Este modelo, a su vez, tiene la función de sustituir las notas fiscales mixtas, relativas al consumo tanto de productosy de servicios.

No es muy común, especialmente después del proceso de modernización que culminó en el formato electrónico de los documentos fiscales.

Pero puede ser utilizado en casos de vendedores de productos que también ofrecen el servicio de mantenimiento, por ejemplo.

3. Recibo provisional de servicios simplificados (RPSS)

Este modelo es una versión más simple, como su nombre lo sugiere.

En él, sólo se informa el número de CPF o el CNPJ del tomador del servicio, en un modelo similar a un cupón fiscal.

Puede ser solicitado por personas físicas que no necesitan un documento muy detallado.

No es usual en las operaciones de servicios realizadas entre personas jurídicas.

¿Quién puede usar el RPS?

Como ya expliqué, el RPS se aplica a las operaciones de prestación de servicios.

Luego, acaba siendo utilizado solamente por empresas que actúan en ese sector, exclusivamente o de forma mixta.

Con la modernización de la gestión fiscal en las empresas, es bastante probable que cada vez menos oiga hablar en el RPS y tenga que manejar este documento.

Sin embargo, como recordé, hay situaciones que escapan del control y en las que el recibo provisional se convierte en solución.

Debe ser solicitado, validado y autorizado por el ayuntamiento de su municipio antes de que ocurra cualquier problema.

Por lo tanto, cuanto más rápido se haga el proceso de transición entre los documentos, mejor.

Si usted es uno gerente es posible que tenga el RPS en su empresa, disponible para uso inmediato cuando sea necesario.

Pero tenga cuidado de tener acceso al modelo correcto, que se aplica a su situación.

Imagen 3 -RPS cómo y cuándo utilizar el recibo provisional de serviciosEl uso del RPS se mantiene a los prestadores de servicios, pudiendo ser utilizado de forma exclusiva en ese sector o mixta.

Como ya mencioné anteriormente, no existe un modelo único de ese documento y, por lo tanto, debe estar de acuerdo con el tipo de servicio que fue contratado y ejecutado.

Además, se informe sobre posibles limitaciones ante la alcaldía en su municipio.

Algunos órganos restringen el RPS a un solo modelo y esto puede variar de lugar a lugar.

Interesante observar que el Recibo Provisional de Servicios puede ser confeccionado o impreso.

Lo que no cambia es que obligatoriamente debe tener todos los datos esenciales, especialmente CPF o CNPJ del tomador de servicio.

Son estas informaciones que permiten la conversión posterior a la factura de servicio electrónica.

¿Cómo utilizar el RPS en su negocio?

Si usted ha reflexionado sobre la emisión de notas fiscales en su empresa y ve el RPS (Recibo Provisional de Servicios) como una posibilidad para diferenciarse mercado, revise esa idea.

No sustituye al verdadero documento fiscal.

Si intenta utilizarlo de esta forma, hará uso incorrecto e irregular del documento.

El Recibo Provisional de Servicios se utiliza sólo en virtud de imprevistos que impidan la emisión de la factura de servicios electrónicos.

Y sólo en esa situación.

No debe ser un hábito enviar RPS al cliente.

Sin embargo, es importante saber que un documento no sustituye al otro.

Corriendo el riesgo de ser redundante, repito eso, pues necesita quedar claro.

La verdad es que toda empresa formalizada y actuando de forma legal necesita emitir una nota fiscal.

Incluso el micro emprendedor individual (MEI)cuando presta servicios a otra persona jurídica, tiene esa obligación.

Lo que el RPS hace es garantizar que la regla se cumpla incluso ante imprevistos y situaciones en las que NFS-y no pueda ser lanzada.

Una vez que el RPS es generado, es posible ganar más plazo para generar documentos fiscales y no sufrir con penalizaciones legales.

Pero el RPS necesitará ser reemplazado (más temprano que tarde).

Y como no existe un modelo estandarizado, la constitución del documento puede variar de ciudad a ciudad.

Sin embargo, lo que no cambia es la necesidad de que todos los documentos sean secuencialmente numerados, contando con las informaciones que permitan su conversión, a continuación, a la factura de servicios.

¿Y si el emprendedor se entorpece con esa cuestión de la numeración, o incluso olvidarse de emitir una nota vinculada a un RPS?

Imagen 4 -RPS cómo y cuándo usar el recibo provisional de serviciosEl RPS, más temprano que tarde será sustituido, por eso al realizar esa alteración cuente con un contador para auxiliar.

En ese caso, tendrá que contar con la suerte.

No cuesta recordar que la fiscalización es cada vez más moderna, ampliando la eficiencia de las autoridades tributarias por el país.

La propia Receta Federal, como se sabe, acompaña a través de las notas electrónicas, en tiempo real, todas las operaciones comerciales por Brasil.

Fugir a la responsabilidad como empresa es correr el riesgo de ser multado.

En la duda, lo mejor a hacer es tener siempre un contador cerca.

Él puede hacer mucho más por ti que cuidar de la contabilidad.

Tenga a este profesional como un socio de la gestión fiscal y tributaria.

¿El RPS tiene validez?

De hecho, como el propio nombre dice, el recibo es provisional.

Pero eso no quita de él el carácter válido – sólo limita esa validez.

Como ya se ha destacado, termina así que el documento es sustituido por la NFS-y dentro del plazo previamente establecido.

Sin embargo, este período es variable.

Así, puede variar de municipio a municipio.

En general, el empresario tiene hasta cinco días después de la transacción para efectuar la emisión de la factura de servicios.

Es de extrema importancia estar atento, pues ese período no es prorrogable.

Cualquier sorpresa, en ese caso, podría generar sanciones no deseadas.

Busque conocer los plazos tanto como todos los demás detalles referentes al RPS (Recibo Provisional de Servicios).

Para ello, busque información junto al ayuntamiento en su ciudad.

Usted debe reemplazar el RPS por NF-e?

Cuidado con la pregunta de este tema.

Ella esconde una "pegadinha" detrás de una duda súper común.

La respuesta, incluso, es sí y no.

Lo que debe quedar claro aquí es huir de la confusión entre los diferentes tipos de billetes fiscales.

La NF-e es la nota fiscal electrónica, documento tradicional, que se utiliza para registrar operaciones de venta de productos de una empresa a otra.

NFS-y es la nota fiscal de servicios electrónicos, exclusiva para operaciones de prestación de servicios, teniendo como tomador persona física o jurídica.

Imagen 5 -RPS cómo y cuándo usar el recibo provisional de servicios¿Está claro para usted? El RPS necesita entonces ser reemplazado por NFS-e.

Entonces, resumiendo

  • NF-e producto
  • NFS-e servicios.

Dicho esto, sí, el RPS necesita ser sustituido.

Pero por la NFS-y no por la NF-e.

Como ya he dicho anteriormente, la no sustitución puede generar una multa.

Además, vale recordar que ese documento debe ser utilizado sólo en caso de emergencia y no como rutina de su empresa.

Sabiendo esto, es de extrema importancia que cumpla el plazo de conversión del Recibo Provisional de Servicios para la factura de servicios.

De nuevo para la nota de servicios, no de productos.

Y lo que debe quedar claro nuevamente es que el plazo debe ser estrictamente cumplido, evitando multas y otras penalidades fiscales.

Cómo reemplazar el RPS por NFS-e?

Esta conversión es muy simple.

Por lo tanto, no hay excusas para dejar pasar.

Para realizar la sustitución, sólo hay tres pasos.

Salida

  1. Conectarse al sistema de la municipalidad de su ciudad
  2. Enviar la información de RPS (recibo provisional de servicios) en formato XML
  3. Generar la factura de servicio electrónico.

Es así que el recibo provisional de servicios debe ser sustituido por NFS-e, generalmente hasta el quinto día siguiente a su emisión.

Si la alcaldía en el municipio no dispone de un sistema emisor, la sustitución puede considerar una factura de servicios aún en papel.

Sobre eso, vale recordar que está en marcha el proyecto de la NFS-e nacional.

¿Que significa eso?

Que pronto los proveedores de servicios en todo el país van a tener un sistema único para la emisión de sus documentos fiscales.

Esto debe eliminar la necesidad de que cada municipio tenga su sistema, incluso con algunas características diferentes entre sí.

Y ya que estamos hablando de la factura de servicios electrónicos, considerando que ese es un documento totalmente relacionado con el RPS, vale la pena aprender más sobre él.

¿Qué es NFS-e y para qué sirve?

La factura de servicios electrónicos (NFS-e) es un documento fiscal emitido y almacenado sólo por vía electrónica.

Se destina al registro de operaciones de prestación de servicios, incluida la recogida del ISS.

Su característica de transmisión también facilita el control y fiscalización por los órganos competentes.

Imagen 6 -RPS cómo y cuándo utilizar el recibo provisional de serviciosLa emisión de la NFS-e es electrónica y ya incluye la recogida del ISS.

Es decir, funciona de la misma forma que su "hermana" NF-e.

La creación de la NFS -y trae reflejos positivos para el poder público y también para los contribuyentes.

De un lado, se generó mayor control sobre la recaudación del ISS y mayor facilidad de fiscalización.

Con todo integrado en un sistema, es más fácil controlar quién está fuera de las reglas, ¿no es así?

Ya para quien paga impuestos, se hizo mucho más simple, práctico y rápido emitir la nota.

Esto sin hablar de la seguridad, ya que el proceso dispensa totalmente el uso del papel.

Por lo tanto, un documento de existencia enteramente digital y de responsabilidad del municipio tiene su valor en lo que se refiere al traspaso de informaciones.

La autenticación de la factura de servicios se realiza mediante el envío de un archivo XML del Recibo Provisional de Servicios para el webservice del ayuntamiento.

En la práctica, un documento previo es generado a través de un sistema disponibilizado por el ayuntamiento y, en el momento en que es validado, el documento es emitido.

Esto quiere decir que, estando todos los datos correctos, se genera el RPS (Recibo Provisional de Servicios), emitida a NFS-e y la comunicación está finalizada.

El sistema es responsable de la emisión automática de NFS-y para el tomador del servicio, que generalmente la recibe por e-mail.

Aunque no existe un patrón utilizado en los sistemas emisores, ellos guardan semejanza en todo el país debido a los campos a llenar, que no cambian.

Sin embargo, puede haber variaciones en los siguientes elementos

  • Cantidad de servicios
  • Nombre de servicio
  • Cantidad y nombre de los parámetros
  • Formato del documento
  • firma
  • Respuestas de los servicios
  • Servicios complementarios.

Para las demás informaciones, como numeración, código de barras, datos del beneficiario, del emisor, fecha de emisión, descripción de impuestos, el estándar sigue y la información es obligatoria.

Ventajas de NFS-e

La implementación de la NFS-e trajo muchos beneficios y uno de ellos fue la unificación de los diversos modelos de nota.

Antes, todas las empresas podrían hacer su modelo – bastaba crear e imprimir en una gráfica.

Esta unificación trajo también diversas ventajas a los involucrados en el proceso operacional de llenado del documento.

Imagen 7 -RPS cómo y cuándo utilizar el recibo provisional de serviciosCon la NFS -y el tiempo fue ahorrado, redujeron los costos y la burocracia.

Para los emprendedores, el empleado que pasaba tiempo llenando notas manualmente ahora puede utilizarlo en otras actividades que traen más resultados.

Además, también vinieron la economía del papel, la agilidad y la facilidad de acceso a los documentos fiscales.

Empresas, prestadores de servicios y organismos fiscales han experimentado la reducción de costes y de burocracia.

En los negocios, el tiempo es dinero, pero también es familia y calidad de vida.

La gestión de los documentos fiscales resultó mucho más fácil.

Sin la necesidad de archivado y búsqueda física, las empresas pueden acceder a notas de forma más simple, más rápida, más asertiva y más objetiva.

¡Eso es resultado!

Otro beneficio fue el incentivo en la utilización de la propia factura.

Al final, al facilitar el proceso de emisión y envío, los ayuntamientos propusieron un incentivo considerable para que muchos comenzar a sacar sus negocios de la informalidad.

MEI necesita emitir NFS-e?

Con tantas ventajas, ¿esta conversación sobre RPS y NFS-y también interesa al micro emprendedor individual?

¡Interesa, sí!

Cuando hablamos en micro y pequeñas empresas, nadie tiene dudas de que es muy importante que emitan documentos fiscales para que su condición de empresa formalizada se consolide.

Entonces, ¿por qué sería diferente para el MEI?

La legislación permite la emisión de NFS-y al micro emprendedor proveedor de servicios cuando el tomador es persona física.

Es decir, puede emitir, pero no está obligado.

Ya cuando el tomador es persona jurídica, ahí sí hay exigencia.

Si usted todavía actúa como autónomo y está investigando sobre el RPS, sepa que vale mucho la pena se convierte en MEI y emitir NFS-e.

Y si usted ya es un micro emprendedor, no puede huir del compromiso de lanzar ese documento fiscal.

Además de obligatorio en su relación con otras empresas, es también un diferencial interesante para captar clientes mayores.

Después de todo, ¿por qué ellos contrataría los servicios de quienes no proporcionan nota?

conclusión

Los documentos fiscales son de extrema importancia para un negocio y la regularización o formalización auxilia en su crecimiento.

Por lo tanto, el máximo que usted puede conocer sobre estos documentos garantiza ventaja competitiva con respecto a la planificación tributaria de la empresa.

Incluso si usted puede contratar a alguien para hacer por usted, saber de lo que están hablando es muy importante.

una emprendedor de éxito no puede descuidarse del negocio.

Imagen 8 -RPS cómo y cuándo utilizar el recibo provisional de serviciosSea un emprendedor exitoso y mantenga su negocio regularizado para salir frente a la competencia.

Y la tecnología da una mano en eso.

Ahora ya no es necesario emitir un bloc de notas en gráficas, con diferentes colores, almacenados en carpetas diversas y que se van perdiendo con el tiempo.

La burocracia, poco a poco, se va en el pasado.

El RPS (Recibo Provisional de Servicios) es una opción intermedia a la factura de servicios, siendo muy viable para cualquier situación de emergencia.

Es especialmente útil si su negocio se realiza fuera de Internet.

Pero no olvide que usted necesita cambiar el Recibo Provisional de Servicios por la factura de servicio dentro del plazo estipulado.

Con tanta modernidad, el tiempo de emisión de billetes en papel está, definitivamente, con los días contados.

Todo esto facilita la transferencia de informaciones fiscales, auxilia en la investigación, en la consulta de datos y en la propia emisión de documentos.

Y ahora que ya tiene pleno conocimiento sobre cómo y cuándo emitir el RPS en su negocio, utilice ese conocimiento a su favor.