Planificar el transporte de eventos para sus invitados los libera a usted y a ellos del estrés.
Los huéspedes de negocios llegan diariamente a los aeropuertos. Los extraños se preocupan por los lugares y la puntualidad. Las familias regresan de largos viajes. La familia y los amigos necesitan viajes de ida y vuelta a conciertos, eventos deportivos y fiestas de graduación. Y, los solteros, las despedidas de soltera y las bodas necesitan un transporte seguro para bodas, recepciones y partidas.
Los servicios de transporte de eventos de confianza marcan una verdadera diferencia.
Hacer que sus invitados se sientan cómodos será una comodidad impresionante.
Mantenerlos a salvo es su deber.
Su negocio puede recoger decenas de personas del aeropuerto. Puede haber un importante aniversario de bodas, cumpleaños o celebración de graduación con docenas invitados a un destino especial.
Usted y sus amigos pueden querer un viaje de ida y vuelta a un juego de fútbol americano universitario o un juego de béisbol profesional. O, tal vez, usted es responsable de una despedida de soltero o soltera inolvidable cuando nadie debería conducir.
Event Transport 101: hacer del transporte una experiencia de calidad
1. Presupuesto
Bridal Guide recomienda: Considere el costo por hora, el precio del kilometraje y la distancia involucrada de un punto a otro al reservar su contrato.
Si bien la mayoría de los proveedores de transporte de eventos cobran por horas mínimas, el precio también puede depender de su millaje esperado y el tipo de vehículo.
Todo comienza con su presupuesto para el transporte de eventos.
Las bodas, por ejemplo, pueden ser complicadas. Necesitará el transporte en el hogar de las novias a una hora determinada.
Por lo general, llevará a los padres de las novias y los asistentes de novias al lugar de la boda. Luego, transportará a los novios de la boda a la recepción y, luego, al hotel.
Obviamente, existe el riesgo de agotar las horas, por lo que necesita una comprensión clara del impacto presupuestario.
Más bodas incluyen fiestas de bodas grandes, por lo que requieren vehículos más grandes con más suministros.
Algunos alquilan vehículos para invitados especiales como abuelos o personas discapacitadas. Y, muchos asumen la responsabilidad de los huéspedes desde y hacia los hoteles locales.
Todo puede sumar, por lo que necesita un proveedor dispuesto a sentarse con usted para elaborar un plan asequible.
2. Idoneidad
Si no ha utilizado una empresa de alquiler, debe verificar personalmente los vehículos ofrecidos. Debe verlo para creerlo, verificando el tamaño, los números de pasajeros y las características de comodidad.
Por ejemplo, un autobús chárter podría albergar a más de cincuenta personas e incluir características como Wifi gratuito, conexiones de medios, múltiples televisores de pantalla grande, asientos reclinables cómodos, baño a bordo y más.
Aún así, un autobús de fiesta podría servir a 36 celebradores con asientos de cuero suave en el sofá, techo de stargazer con espejo, iluminación de ópera empotrada con efectos láser y estroboscópicos, sonido estéreo personalizado con compatibilidad para iPod / M3 Player y pantallas de DVD.
Estos autobuses son una excelente opción para viajes de larga distancia, para convenciones de negocios y para eventos que albergan a un gran número de personas.
Un grupo de fanáticos del fútbol profesional usó un autobús para hacer el viaje de ida y vuelta de su estado a otro para el juego, un viaje largo que nadie quería hacer, y mucho menos sin la vida social que ofrecía el autobús.
Los autobuses más cortos y los SUV personalizados llevan a las personas a recorridos por bodegas y cervecerías. Y, las limusinas estiradas y los sedanes personalizados transportan a personas de negocios, parejas de citas e invitados al funeral.
En todos los casos, desea ver lo que obtiene en términos de transporte de eventos para confirmar el tamaño y las comodidades.
3. Referencias
Better Business Bureau recomienda dos controles.
Primero, un proveedor de transporte acreditado tendrá referencias. Debe consultarlos para obtener testimonios sobre calidad, seguridad y licencias válidas para la empresa y los conductores.
También puede navegar por las redes sociales para ver evaluaciones de rendimiento.
Querrá la confianza de que los conductores llegarán a tiempo, los vehículos estarán limpios y el servicio de transporte del evento será el prometido.
En segundo lugar, debe examinar la prueba de su vehículo y seguro de responsabilidad civil.
Una limusina elástica o más grande transportará más pasajeros que el vehículo promedio, por lo que el seguro debe ser adecuado para esa posible responsabilidad adicional.
4. Conductores
Los operadores de vehículos también merecen algo de atención. Se merecen planes detallados sobre ubicaciones, horarios y pasajeros.
Si se pierden, no quieres que sea tu culpa. Pero, es posible que desee confirmar que el conductor está capacitado para administrar un grupo ruidoso de fiesteros.
Los conductores deben vestirse adecuadamente. A menos que las costumbres regionales permitan la vestimenta informal o local, los conductores tradicionalmente usan trajes oscuros como su librea.
Los conductores de autobuses pueden vestirse un poco más cómodos, pero su apariencia debe ser conservadora y apropiada para el evento.
5. Reserva
Los empleadores se quedarán con el mismo proveedor de flota para retener sus servicios incluso con poca antelación.
Deben ser libres de llamar de inmediato para asegurar un vehículo y un conductor para una llegada inesperada.
Pero, si desea un vehículo para un evento especial, debe reservar de 12 a 18 meses antes. Puede consultar ahora para ver qué aviso anticipado esperan los servicios locales de librea.
6. Límites
Los jefes de fiesta de felpa son fiestas en el camino. Invitan a solteros y solteras a relajarse y disfrutar.
Pero, desde la perspectiva de los conductores, los autobuses de fiesta no son una invitación para exagerar. Existe la posibilidad de daños físicos a los pisos, tapicería, electrónica e iluminación.
Debe establecer y compartir algunas reglas razonables para sus invitados porque puede ser responsable de los daños.
Es bueno tener un pasajero responsable para controlar las bebidas, la música y los comportamientos.
También puede beneficiarse de una lista de invitados con nombres y números de teléfono celular en caso de que alguien se pierda.
7. Planificación
El siguiente de nuestros consejos para el transporte de eventos es que los planes para bodas, funerales, conciertos, etc. deben incluir el tiempo, las rutas, los destinos y los pasajeros.
Estas instrucciones deben ser legibles y sin errores. No puede esperar que el GPS se encargue de todo.
Si una despedida de soltero quiere llegar a varios lugares en Houston y sus alrededores, por ejemplo, alguien debe administrar la línea de tiempo y los comportamientos. Es posible que necesite un anfitrión designado para realizar un seguimiento de las personas y los planes.
Cómodo, sin estrés y confiable
Cuando alquila un vehículo para eventos especiales, debe comprar bien, planificar con anticipación, verificar al proveedor y brindar orientación a los conductores e invitados.
Gran parte de la comodidad y seguridad de sus invitados depende de su selección, pero si se ejecuta mal, puede ser su único recuerdo de su amabilidad.
Siga las mejores prácticas para el transporte de eventos arriba y seguramente sorprenderá a sus invitados y los mantendrá a salvo.
