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5 herramientas imprescindibles para ayudar a administrar su agencia de marketing digital

La clave para dirigir una agencia exitosa es utilizar herramientas y software relevantes para administrar y automatizar tantas áreas del negocio como sea posible, lo que le permite concentrarse en las necesidades de cada uno de sus clientes. Al contar con excelentes herramientas para ayudarlo a usted y a su equipo senior a administrar áreas tales como operaciones, recursos, CRM e informes, su equipo se liberará para enfocarse en agregar valor a sus clientes.

En esta publicación, he reunido una lista de herramientas y tecnología para ayudarlo en áreas que son esenciales para garantizar que su agencia funcione sin problemas, para que pueda concentrarse en sus clientes.

(Guía gratuita: 11 formas de ganar y retener más clientes)

1. Almacenamiento de archivos: Google Drive y File Stream

Hay varias formas de administrar archivos dentro de una agencia, pero las prioridades para el propietario de cualquier agencia deben ser la facilidad de acceso, la seguridad y las opciones simples de sincronización de archivos.

Con Google Drive, las agencias pueden confiar en un método basado en la nube para almacenar archivos. Google Drive permite al personal sincronizar fácilmente archivos guardados en varias máquinas a través de Google Drive File Stream.

Google Drive (y Docs) está diseñado para la colaboración, lo que lo convierte en el ajuste perfecto para la agencia de trabajo. Cada vez que se realiza un cambio en un archivo en Google Drive, la versión anterior se actualiza automáticamente, por lo que todos acceden a la última versión sin importar si está accediendo desde su iPhone o PC:

herramienta de agencia de marketing digital google drive

Con Google Drive, toda su agencia también puede compartir carpetas internamente o con clientes o contactos externos mientras mantiene el control administrativo:

herramienta de agencia de marketing digital google hojas

Por supuesto, querrá asegurarse de considerar agregar una capa adicional de seguridad, ya que sin duda habrá información sensible al cliente contenida en algunos de los archivos. Google tiene esto cubierto a través de una gama de opciones que incluyen:

¿Qué pasa si algo se cambia o borra por accidente?

Si desea volver a una versión anterior o recuperar un archivo, puede hacerlo fácilmente en Google Drive o en cualquier documento de Google:

herramienta de agencia archivo de google restaurar versiones anteriores

También puede restaurar archivos borrados a través de la consola de administración de Google Drive.

2. Gestión de CRM y Agencia: Podio

La gestión de la relación con el cliente es crucial para administrar una agencia exitosa. A medida que su agencia crezca, necesitará un sistema robusto que lo ayudará a administrar los datos relacionados con clientes anteriores, existentes y potenciales.

Como agencia, debe buscar implementar un sistema CRM que ofrezca las siguientes características:

  • Capacidad para almacenar y mantener fácilmente información precisa del cliente
  • Capacidad para rastrear y gestionar la comunicación con el cliente.
  • Seguimiento de la información de facturación, gestión de facturación y contactos de facturación.
  • La capacidad de las personas de toda la agencia para ver información actualizada del cliente e información relacionada con proyectos específicos del cliente

En Hallam, hemos utilizado una herramienta de gestión de proyectos llamada Podio para crear un espacio de trabajo personalizado de gestión de proyectos y CRM al que puede acceder toda nuestra empresa. Este espacio nos permite administrar datos de clientes, contactos en cada organización que tenemos registrada, rastrear proyectos de clientes, horas facturables y no facturables, solicitar recursos de múltiples áreas del negocio y crear listas de correo de los datos que tenemos registrados para enganchar con Mailchimp.

software de gestión de agencia crm podio

Como agencia digital, debe vigilar de cerca cómo usted y su equipo gastan, facturan y administran el tiempo. Podio le permite crear aplicaciones personalizadas para rastrear estos datos y asociarlos a otras aplicaciones mediante el uso de campos de relación y flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, todos nuestros proyectos de clientes se vinculan con aplicaciones como horas facturables, horas no facturables y pronósticos financieros. Esto garantiza que tengamos todo lo relacionado con cada proyecto accesible en un solo lugar:

software de gestión de agencia podio

Al igual que muchas agencias, comenzamos con una hoja de cálculo de Excel para rastrear horas, lo que obviamente puede llevar mucho tiempo (y a menudo doloroso) para mantener datos precisos, especialmente a medida que hemos crecido. Para cualquiera que siga utilizando este enfoque, le recomiendo que pruebe herramientas personalizables como Podio, que le permitirán moldear un sistema a las necesidades de su negocio.

3. Gestión del proyecto: Basecamp

Cada agencia necesita administrar proyectos de clientes, y hay una serie de herramientas simples de administración de proyectos que pueden aumentar significativamente la capacidad de sus empleados para realizar el trabajo rápidamente.

herramienta de gestión de proyectos de la agencia basecamp

Basecamp es una excelente herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea realmente fácil tanto internamente como con los clientes. Basecamp gira en torno a algunas funciones simples:

  • Listas de tareas – Estos deben estar sujetos a plazos y asignados a los miembros de cada proyecto de Basecamp. Basecamp también permite a los usuarios adjuntar archivos a tareas pendientes y enviar listas a los clientes para actualizaciones y aprobación
  • Compartición de archivos – Tener todos los archivos relacionados con un proyecto referenciado en un espacio de trabajo del proyecto es muy útil y evita tener que buscar en las plataformas de almacenamiento de archivos para encontrar lo que está buscando. Basecamp permite a los usuarios vincularse a archivos y documentos en Google Drive.
  • Charlando (fogata) – Esta opción debe usarse para chats informales sobre proyectos de clientes.
  • Tablero de mensajes – Las actualizaciones de los proyectos se pueden publicar aquí en lugar de enviarse por correo electrónico, manteniendo una pista de auditoría dentro del espacio de trabajo del proyecto en lugar de perder la información en los correos electrónicos.
  • Programación – Basecamp tiene una función de calendario que se sincroniza con la mayoría de los calendarios de terceros, como Outlook, iCal y Google Calendar. Las tareas pendientes con fechas se agregan automáticamente a los horarios, lo que significa que pueden aparecer en su calendario de elección si están sincronizadas.
  • Solicitudes de check-in automático – Los registros automáticos le permiten establecer hitos para cada proyecto de cliente y enviar recordatorios a todos los involucrados en hitos clave.

El uso de Basecamp le brinda total transparencia, trabajando lejos del correo electrónico y en espacios de trabajo claramente visibles a los que se pueden agregar clientes. Dicho esto, puede haber una separación clara entre el "lado de la agencia" y el "lado del cliente" en Basecamp que permite una comunicación fluida pero segura que es visible para los gerentes de la agencia.

Uno de los grandes beneficios de Basecamp es que es mucho más simple que la mayoría de los otros sistemas de gestión de proyectos. Probamos el uso de Podio para los clientes mediante la creación de espacios de trabajo de clientes individuales y a casi todos los clientes les resultaba difícil de comprender, incluidos aquellos que tenían conocimientos técnicos. Basecamp esencialmente significa que los clientes solo tienen que responder a un correo electrónico para que todos tengan visibilidad sobre la discusión.

En mi experiencia, es una excelente herramienta para colaborar con los clientes, obtener la aprobación de varias tareas y rastrear la comunicación del cliente. Incluso puede conectar Basecamp con sistemas CRM (como Podio) a través de Zapier, lo que permite a las agencias mantener una vista única del cliente.

4. Planificación de recursos: Podio y HighCharts

Conocer la capacidad de su fuerza laboral está en el centro de la gestión de sus proyectos y le permite a su equipo de ventas atraer con éxito nuevos clientes.

Además de tener visibilidad de los proyectos y sus horas facturables asociadas, es importante que los propietarios de las agencias comprendan:

  • Utilización de empleados por individuo, equipo y departamento
  • Horas no facturables dedicadas a proyectos de clientes (exceso de servicio)
  • Horas no facturables puestas en actividad de preventa y tasa de conversión de esa actividad

Su equipo y su tiempo son sus activos más importantes, por lo que depende de usted y de sus gerentes de proyecto asegurarse de que centren su atención en los proyectos y tareas correctos. Encontrar un software que le permita tener una visión clara de la disponibilidad y la utilización del personal puede ayudar a gestionar las cargas de trabajo y potenciar las decisiones de contratación.

En mi opinión, esta información debe capturarse en cualquier sistema CRM de agencia, lo que para nosotros significa que está capturada dentro de Podio. Luego hay una serie de herramientas de terceros que pueden ayudar a extraer y visualizar datos de los sistemas de gestión de agencias o CRM más populares.

Una herramienta que puedo recomendar altamente para este propósito es Highcharts. Highcharts nos permite extraer datos de Podio y visualizarlos en una variedad de gráficos personalizables para informar sobre áreas como la utilización y la capacidad y dividirlos por individuo, equipo, departamento en una variedad de rangos de fechas.

También utilizamos Highcharts para informar sobre nuestros KPI de negocios en nuestras reuniones mensuales del equipo de alta gerencia, extrayendo nuevamente los datos de nuestro sistema CRM y visualizándolos mediante Highcharts.

Si ya está recopilando datos en estas áreas, ¿por qué no prueba Highcharts para ver si podría ayudarlo a rastrear mejor el rendimiento en toda su agencia?

5. Informes del cliente: Google Sheets & Data Studio

En el pasado, hemos utilizado las hojas de Google para todos los informes de nuestros clientes al conectarlos para extraer y mostrar los datos de Google Analytics de nuestros clientes.

herramientas de informes del cliente de la agencia google data studio

Esta solución proporcionó un gran ahorro de tiempo en comparación con la extracción de informes manuales, al tiempo que nos permitió configurar paneles de análisis altamente personalizables para cada uno de nuestros clientes, brindándoles una visión general concisa de su rendimiento en todo momento, que se actualiza automáticamente cada mes.

Puede leer más sobre cómo configurar esto aquí.

¿Cuáles son sus herramientas de agencia favoritas?

Esta publicación ha cubierto algunas herramientas esenciales que utilizamos para administrar nuestra agencia de marketing. Por supuesto, hay muchas otras herramientas que utilizamos como agencia para ayudar a nuestro equipo de administración a mantener el negocio funcionando sin problemas.

Si nos encanta saber de los propietarios y gerentes de otras agencias sobre las herramientas que está utilizando para ayudar a administrar su agencia, utilice la sección de comentarios a continuación.

Sobre el Autor

Ben Wood es Director de Servicios de Marketing en Hallam. Ben ha trabajado en marketing digital durante más de 8 años y adquirió experiencia del lado del cliente en una corporación blue chip antes de mudarse a una agencia digital de alto crecimiento en 2012.

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