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11 Mejores herramientas y software de gestión de proyectos (2020)

Última actualización el 2 de diciembre de 2019

Ya sea que dirija una pequeña empresa o una industria a gran escala, administrar y realizar un seguimiento de numerosos proyectos a la vez puede ser una tarea tediosa.

Es por eso que las herramientas de gestión de proyectos se han vuelto tan frecuentes en el mercado. De hecho, el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos.

Estas herramientas lo ayudan a planificar, ejecutar, controlar y finalmente cerrar sus proyectos de manera eficiente, sin perderse algo importante en el medio.

Entonces, ¿cómo debe elegir un software de gestión de proyectos para su negocio?

Las principales características a tener en cuenta son:

  • Facilidad de colaboración
  • Innovación
  • Personalización
  • Hoja de ruta del producto centrada en el cliente
  • Presupuesto

Al elegir su software de gestión de proyectos, debe centrarse en el tamaño de su equipo, los objetivos a largo plazo y luego ir con la plataforma que se alinea con sus requisitos comerciales únicos.

Estos son algunos de los mejores programas de gestión de proyectos para 2020.

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

Plataforma de gestión de proyectos Monday.com

Monday es un producto restaurado del Dapulse previamente conocido con atributos adicionales. Con una interfaz limpia y características codificadas por colores, esta plataforma es bastante sencilla de usar. También ofrece una aplicación móvil.

Características clave:

  • Ofrece una línea de tiempo coloreada y la opción de sincronizar la línea de tiempo con el calendario
  • Proporciona un portal para partes interesadas externas y clientes.
  • Proporciona una función llamada crear un nuevo pulso que le permite copiar cualquier lista y pegarla para una transferencia completa
  • Botón de deshacer ofertas
  • Ofrece flujos de trabajo altamente personalizables
  • Diagramas de Gantt para visualización de línea de tiempo
  • Ofrece una vista de mapa para proyectos basados ??en ubicación
  • Ofrece una amplia variedad de plantillas.

Pros:

  • Usuarios y tableros ilimitados
  • Planes específicos para empresas en función del número de usuarios.
  • Ofrece un período de prueba gratuito
  • Se ofrece una amplia capacitación individual
  • Brinda servicio en varios idiomas (inglés, alemán, holandés, francés y más)
  • Amplias integraciones (Outlook, Slack, Jira, Excel y más)
  • Ofrece un diseño visual de estilo Kanban
  • Todos los planes incluyen soporte telefónico y por correo electrónico 24/7

Contras:

  • Agregar la cantidad de usuarios cuesta dinero extra para cada plan
  • Uno de los planes más caros del mercado.
  • La adición de subtareas puede ser difícil
  • Puede ser difícil de entender para un novato

Plan de precios:

Planes de precios de Monday.com

El lunes ofrece cuatro planes. Los planes Basic, Standard y Pro para hasta 5 usuarios cuestan $ 25, $ 39 y $ 59 por mes, respectivamente. El plan Enterprise está basado en cotizaciones.

Portada de Asana

El nombre de una pose de yoga, Asana es un software de gestión de proyectos basado en SaaS. Puede ejecutarse en Linux, Windows, Android e iOS. Además, cuenta con la capacidad de varios idiomas, incluidos francés, alemán, español y portugués.

Características clave

  • Ofrece más de 100 integraciones (Gmail, Outlook, Google Drive, Zapier, OneLogin y más)
  • Utiliza una API RESTful que le permite actualizar y acceder a los datos fácilmente
  • Ofrece una amplia gama de opciones de visualización, incluida la vista de lista, la vista del tablero y la vista del calendario
  • Viene con más de 50 plantillas para elegir
  • Campos personalizados para realizar un seguimiento de las métricas críticas
  • Ofrece gestión de dependencias
  • Hacer uso de los diagramas de Gantt
  • Ofrece una lista de Mis tareas y modo de enfoque
  • Recibe actualizaciones automáticas en correos electrónicos
  • Proporciona importador CSV para cargar datos comerciales en la aplicación

Pros:

  • Facilitación fácil del intercambio de información.
  • Ofrece un plan gratuito de capacidad limitada
  • Permite una fácil priorización y visualización del trabajo.
  • Recibe actualizaciones en tiempo real
  • Interfaz amigable
  • Ofrece soporte por correo electrónico, tickets y capacitación.
  • Alta personalización (permite modificaciones de API de terceros)

Contras:

  • Asignar tareas de proyecto puede ser un desafío
  • No proporciona chat en vivo o soporte telefónico

Planes de precios:

Asana viene con cuatro planes de precios.

Planes de precios de Asana

  • El primero es un plan básico gratuito para individuos o empresas que recién comienzan.
  • El plan Premium es de $ 10.99 por usuario por mes (cuando se factura anualmente).
  • El plan de negocios cuesta $ 24.99 por usuario por mes (cuando se factura anualmente).
  • Y el plan Enterprise es un plan basado en cotizaciones, donde puede personalizarlo según sus preferencias.

Workzone es una base de nube Foto de portada de WorkZone

d software de gestión de proyectos. Una de sus características más destacadas es que permite la marca personalizada para las empresas, lo que les permite mostrar sus logotipos o firmas. Aparte de eso, su enfoque es permitir la colaboración entre diferentes unidades de negocios.

Características clave:

  • Ofrece excelentes funciones de colaboración
  • El panel del proyecto da referencia a todas las características.
  • Ofrece una amplia variedad de plantillas.
  • Gestión integral de documentos.
  • Gestión de presupuestos y gastos.
  • Visualización en tiempo real de la lista de tareas
  • Excelente integración con una amplia gama de software, incluidos Dropbox, Tableau, Google y más
  • Ofrece informes de proyectos prefabricados o personalizados exportables
  • Proporciona gráficos de Gantt que ofrecen una visualización excelente.

Pros:

  • Soporte 24/7 (teléfono y correo electrónico)
  • Ideal para empresas que manejan múltiples clientes
  • Le permite crear cuentas externas para requisitos comerciales específicos

Contras:

  • La gestión del tiempo se puede mejorar.
  • Carece de la capacidad de crear un portal para clientes o usuarios externos
  • Los principiantes pueden encontrar un desafío usar
  • El plan de precios no está disponible en el sitio web (debe comunicarse con la empresa para obtener un presupuesto o solicitar una demostración)

Planes de precios:

Planes de zona de trabajo

Workzone no muestra sus precios en el sitio web. Debe ponerse en contacto con el equipo de Workzone para solicitar una demostración y obtener un presupuesto.

Mejor software de gestión de proyectos: Trello

Trello es una aplicación de creación de listas de estilo Kanban basada en la nube. La mayoría de los usuarios afirman que es una aplicación muy flexible que proporciona una excelente colaboración en el proyecto. La mejor parte es que ofrece un plan básico sin costo para principiantes.

Características clave:

  • Ofrece un plan gratuito de funciones limitadas
  • Función de arrastrar y soltar
  • Proporciona integraciones múltiples con aplicaciones de terceros como Zoho, Evernote, Zapier y más.
  • Tiene una función de votación, que permite a los empleados votar y decidir sobre un curso de acción particular en tiempo real
  • Ofrece tableros, tarjetas y listas personales ilimitados para segmentar y administrar la carga de trabajo en consecuencia
  • Característica única de encendido que le permite editar el contenido en cada placa y agregar diferentes integraciones
  • Ofrece edición en línea, listas de verificación y archivos adjuntos
  • Proporciona actualizaciones periódicas y alertas sobre plazos

Pros:

  • Se sincroniza en todos los dispositivos
  • Muy amigable
  • Móvil amigable
  • Soporta Android e iOS
  • Uno de los programas de gestión de proyectos más baratos del mercado.
  • Altamente personalizable

Contras:

  • Trello no proporciona un portal separado para clientes
  • No tiene diagramas de Gantt para proporcionar visualización de líneas de tiempo
  • El plan gratuito no incluye integraciones
  • No tiene soporte telefónico

Precios:

Trello ofrece tres planes.

Precios de Trello

  • El primero es un plan gratuito, con funciones limitadas, pero ideal para personas que recién comienzan.
  • El plan Business Class cuesta $ 9.99 por usuario mes (facturado anualmente).
  • El plan Enterprise cuesta $ 20.83 por usuario por mes (facturado anualmente).

Portada de Wrike

Wrike es un producto SaaS que cuenta con una interfaz de usuario de múltiples paneles, y también ayuda en la colaboración en equipo y la gestión de proyectos. Dado que está disponible en varios idiomas, como inglés, francés y alemán, y es compatible con Android e iOS, los profesionales de diferentes partes del mundo lo usan para sus necesidades de gestión de proyectos.

Características clave:

  • Diagramas interactivos de Gantt
  • Seguimiento de visualización
  • Fácil priorización
  • Editor de arrastrar y soltar fácil de usar
  • Ofrece formularios de solicitud dinámica (DRF) para simplificar la planificación del proyecto
  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Integraciones con una amplia gama de herramientas, incluidas aplicaciones de CRM, herramientas de marketing por correo electrónico, etc.
  • Análisis avanzado e información de datos de la integración con Tableau

Pros:

  • Ofrece una plataforma única para todas las necesidades de su negocio (no es necesario usar múltiples aplicaciones)
  • Viene con numerosas herramientas integradas para ayudar y apoyar su proyecto
  • Uso de la automatización
  • Tiene protocolos de seguridad confiables
  • Soporte 24/7 por teléfono, correo electrónico y chat en vivo.

Contras:

  • Algunos principiantes pueden encontrar difícil navegar
  • Las tareas están muy fragmentadas y a veces pueden causar confusión.

Planes de precios:

Wrike ofrece cinco planes que cubren una amplia gama de requisitos comerciales.

Precios de Wrike

  • Primero está el plan Professional que brinda acceso a hasta 15 usuarios y cuesta $ 9.80 por usuario por mes.
  • El plan de negocios proporciona acceso a un rango de 5 a 200 estudiantes. Cuesta $ 24.80 por usuario por mes. También ofrece descuentos por volumen.
  • Los planes Marketers, Professional Services y Enterprise ofrecen acceso a usuarios ilimitados y se pueden personalizar según sus requisitos.

Todos los planes ofrecen un período de prueba gratuito para hasta 5 usuarios.

6. ClickUp.

Imagen de portada de ClickUp

ClickUp es perfecto cuando se trata de resolver múltiples problemas para un negocio. Ofrece una gestión integral del tiempo, gestión de tareas, facilita la colaboración entre diferentes unidades de negocio y ofrece una amplia gama de integraciones. Es una de las pocas plataformas de gestión de proyectos que ofrece un plan freemium.

Características clave:

  • Ofrece una amplia gama de plantillas.
  • Ofrece cuatro vistas diferentes
  • Función de arrastrar y soltar
  • También obtienes una amplia gama de integraciones (Slack, GitHub, Dropbox, Google Drive y mucho más)
  • Proporciona una excelente función de gestión de contactos.
  • Diagramas de Gantt para una fácil visualización.
  • Permite el seguimiento de objetivos y el seguimiento del tiempo
  • Permite la importación automática de documentos desde otras aplicaciones
  • Le permite organizar tareas en subtareas
  • La función de bandeja de tareas le permite evitar abrir pestañas nuevas
  • Le permite establecer prioridades para sus tareas

Pros:

  • Extremadamente personalizable
  • Aplicación basada en la nube
  • Ofrece un plan freemium para servicios básicos.
  • Tiene un enfoque centrado en el cliente.
  • La vista del tablero es muy eficiente.
  • Atención al cliente rápida 24/7

Contras:

  • La interfaz de usuario podría hacerse más fácil de usar
  • El calendario no es tan efectivo.

Planes de precios:

Además del plan Freemium, ClickUp ofrece otros tres planes pagos. El plan ilimitado cuesta $ 5 por usuario por mes, y el plan de negocios es de $ 19 por usuario por mes. Luego tiene el plan Enterprise, que está hecho a medida para sus necesidades.

7. Podio.

Foto de portada de Podio

Podio es un software de gestión de proyectos holístico, basado en la web, potente y fácil de usar. También es uno de los pocos programas de gestión de proyectos que ofrece un plan básico gratuito con funciones limitadas.

Características clave

  • Viene con opciones de filtro e informes (ayuda a automatizar el flujo de ventas y el seguimiento del presupuesto del proyecto)
  • Mantiene los flujos de trabajo basados ??en la lógica if-this-then-that
  • Funciones integrales de gestión de tareas
  • Ofrece una variedad de opciones de calendario, que incluyen calendario personal, calendario de espacio de trabajo y más
  • Integraciones con numerosas aplicaciones de terceros (Google Drive, Dropbox, OneDrive y más)
  • Comunicaciones eficientes y reuniones en línea (chat Podio, mensajería instantánea, audio y video, y más)
  • Cifrado AES de 256 bits para almacenamiento y certificado SSL (entorno altamente seguro)

Pros:

  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Altamente personalizable
  • Proporciona excelente atención al cliente.
  • Ofrece un excelente plan gratuito para hasta 5 usuarios
  • Una de las plataformas más económicas del mercado.
  • Proporciona almacenamiento ilimitado, incluso para la versión gratuita.
  • Ofrece videos tutoriales para una fácil comprensión del uso
  • Plantillas de gran alcance

Contras:

  • Opciones de seguimiento limitadas
  • No permite archivar y usar herramientas de marcado
  • No hay teléfono o correo electrónico de atención al cliente.

Planes de precios:

Precios de podio

El primer plan es gratuito y permite hasta 5 usuarios. El plan básico tiene un precio de $ 7.20 por mes. El plan Plus cuesta $ 11.20 por mes y ofrece la opción de flujos de trabajo automatizados. El plan Premium cuesta $ 19.20 por usuario y ofrece un conjunto completo de funciones avanzadas.

8. Trabajo en equipo.

Imagen de portada de TeamWork

El trabajo en equipo es un software de colaboración en equipo, gestión de proyectos y gestión de tareas. Está completamente basado en la web y es compatible con Android e iOS. Además de eso, obtienes una amplia gama de aplicaciones basadas en la nube, junto con un plan gratuito.

Características clave

  • Proporciona excelentes integraciones (Hubspot, Microsoft Office, Google Drive y más)
  • La función de cartera le permite obtener una vista panorámica de todos sus proyectos
  • La vista Tablero automatiza su flujo de trabajo
  • Ofrece la aplicación Teamwork Timer para rastrear el tiempo
  • Diagramas de Gantt para la visualización de la línea de tiempo.
  • El registro de riesgos le permite gestionar todos los riesgos con su proyecto bajo un mismo techo
  • Ofrece un portal de clientes para segmentar sus proyectos en consecuencia
  • Opción de chat para equipos para una comunicación efectiva
  • Le permite crear tareas y subtareas
  • Uso de filtros para ver información del proyecto.
  • Panel de control personalizado para mostrar métricas clave del proyecto
  • Facturación para clientes que usan partes de horas nativas

Pros:

  • Período de prueba gratuito de 30 días
  • Ofrece un plan básico y gratuito para hasta 5 usuarios.
  • Atención al cliente por correo electrónico, teléfono y chat en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana
  • Ofrece guías y tutoriales gratuitos para aprender de forma práctica.
  • Ofrece un tablero de estilo Kanban

Contras:

  • Puede ser difícil de usar para un novato
  • La interfaz está un poco desordenada

Planes de precios:

El trabajo en equipo ofrece un plan gratuito para hasta cinco usuarios. Después de eso, los planes pagados comienzan en $ 9 por usuario por mes y suben hasta $ 15 por usuario por mes. También obtienes un plan basado en cotizaciones que es altamente personalizado. El pago anual le ayuda a ahorrar hasta un 20%.

9. MeisterTask.

MeisterTask mejor gestión de proyectos

MeisterTask es un software de gestión de proyectos que ayuda a organizar y administrar tareas en un entorno bellamente diseñado y personalizable. Está completamente basado en la web y no requiere ninguna descarga o actualización manual.

Características clave:

  • Los tableros de estilo Kanban ayudan en la gestión de tareas
  • Compatible con dispositivos móviles y es compatible con Android e iOS
  • Utilice múltiples listas de verificación que le permiten dividir largas listas en sublistas manejables
  • Función de seguimiento de tiempo incorporada
  • Ofrece una amplia integración con una amplia gama de aplicaciones (Gmail, Dropbox, Zendesk, GitHub y más)
  • Excelentes protocolos de seguridad establecidos
  • Proporciona la opción de importación directa desde una variedad de aplicaciones como Trello, Asana y Wunderlist
  • Obtiene una URL personal para suscribirse a sus tareas, horarios y más

Pros:

  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • El flujo de trabajo predefinido ayuda en la colaboración eficiente del equipo
  • Automatización muy eficiente (ofrece acciones de sección)
  • Le permite configurar tareas recurrentes
  • Excelente colección de videos tutoriales para guiarte
  • Permite una alta personalización

Contras:

  • Las subtareas no son visibles de inmediato
  • No proporciona la función de recordatorio nativo
  • No es compatible con Linux
  • La asistencia telefónica se ofrece solo para el plan comercial

Planes de precios:

Planes de precios de MeisterTask

Obtiene un plan gratuito para los requisitos básicos. Los planes pagados comienzan desde $ 8.25 por usuario por mes y van hasta $ 20.75 por usuario por mes. También ofrecen un plan Enterprise que se puede adaptar para cada individuo.

10. ProofHub.

Imagen de portada de ProofHub

ProofHub proporciona todas las herramientas de gestión de proyectos que necesita, bajo un mismo techo. Las herramientas que lo ayudan a controlar su (s) equipo (s) le facilitan terminar sus proyectos de manera eficiente. También garantiza la entrega a tiempo del proyecto y la responsabilidad del equipo en el punto.

Características clave:

  • Completamente basado en la nube
  • Etiquetado en blanco (le permite agregar sus colores, logotipo, tema)
  • Diagramas de Gantt para visualización (seguimiento del progreso, cambio de vistas, exportación)
  • Protocolos de seguridad eficientes en su lugar
  • Disponible en varios idiomas.
  • Ofrece tableros de estilo Kanban para visualizar y autogestionarse
  • Excelentes integraciones (Outlook, Dropbox, Google Drive)
  • Ofrece excelentes plantillas de proyectos
  • Viene con una herramienta de corrección incorporada que le permite compartir, revisar, previsualizar y proporcionar comentarios
  • Chats individuales y grupales disponibles para una mejor colaboración.
  • Le permite revisar múltiples archivos simultáneamente

Pros:

  • Proporciona tutoriales detallados para la introducción a ProofHub
  • Tareas y subtareas para facilitar la asignación (también importa archivos CSV)
  • Uso eficiente del calendario (gestione todos los eventos e hitos y reciba recordatorios)
  • Alta personalización
  • Período de prueba gratuito de 30 días
  • Ofrece muchos atajos de comando para un trabajo eficiente

Contras:

  • No ofrece soporte al cliente por teléfono
  • Puede ser difícil de usar para principiantes.
  • Varios usuarios se han quejado de la dificultad de usar ciertas funciones
  • Los flujos de trabajo y la gestión de requisitos podrían mejorarse

Planes de precios:

Los planes de precios comienzan en $ 89 por mes (facturado anualmente) y van hasta $ 45 por mes (facturado anualmente). También ofrecen una prueba gratuita de 30 días.

11. BaseCamp.

Herramienta de gestión de proyectos en línea BaseCamp

BaseCamp es una herramienta de gestión de proyectos en línea basada en la nube. Organiza todo en un solo lugar y elimina la necesidad de herramientas adicionales de gestión de proyectos.

Además, ayuda a segmentar proyectos en partes pequeñas, lo que aumenta el enfoque en cada parte.

Características clave

  • Proporciona tableros de mensajes para publicar anuncios e ideas de presentación.
  • Lista de tareas (hacer una lista de qué hacer)
  • Programación eficiente
  • Puedes compartir documentos, archivos, hojas de cálculo
  • Excelente chat grupal e individual
  • Sistema de calendario basado en proyectos.
  • Ofrece una amplia gama de plantillas de proyectos.
  • Proporciona un portal de cliente / tercero
  • Le permite configurar y programar notificaciones
  • Ofrece gestión de archivos incorporada para cada proyecto
  • Amplias integraciones disponibles (Zapier, TaskClone, Pleexy y más)
  • Las características de Klipfolio lo ayudan a visualizar todas las métricas de su negocio en un solo tablero

Pros:

  • Permite un alto nivel de personalización
  • No cobra según la cantidad de usuarios
  • Promueve y facilita la colaboración entre unidades de negocio.
  • Ofrece un excelente plan gratuito (características limitadas)
  • Ofrece un plan de prueba gratuito de 30 días para el plan pagado
  • Compatible con Android, Mac, Windows, iOS
  • Amplios tutoriales para un aprendizaje en profundidad sobre BaseCamp

Contras:

  • Totalmente basado en la nube, por lo tanto, no puede ser utilizado por empresas que prefieren la gestión interna de proyectos
  • No ofrece atención al cliente a través de una llamada telefónica

Planes de precios:

El plan pagado cuesta $ 99 por mes. También obtienes un plan freemium con funciones regulares. Sin embargo, no obtendrá la atención al cliente VIP que es exclusiva del plan pagado.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la ciencia o el arte de movilizar los recursos de una empresa hacia la realización de un proyecto u objetivo específico. Puede ser una actividad única o continua.

Naturalmente, las aplicaciones y herramientas de software que ayudan a las empresas a realizar la gestión de proyectos se denominan software de gestión de proyectos (PMS).

Infografía de software de gestión de proyectos

Desde que se desarrolló el primer PMS en 1896, llamado armonograma, el software ha experimentado cambios profundos.

En estos días tenemos numerosos tipos de aplicaciones de software de gestión de proyectos, que incluyen:

  • Basado en escritorio o en la web
  • Aplicaciones móviles
  • Usuario unico
  • Colaborativo
  • Visual

La gestión de proyectos prevalece en las industrias de ciencia, ingeniería, tecnología de la información, militar y construcción.

La mejor parte es que el software de gestión de proyectos ha traído consigo una considerable automatización e ingenio, que es una clara ventaja sobre las técnicas tradicionales de gestión manual de proyectos.

Una aplicación de software de gestión de proyectos puede ayudarlo a realizar las siguientes tareas:

  • Planificación
  • Gestión del tiempo y programación
  • Asignación de recursos
  • Comunicación y colaboración
  • Documentación

¿Cómo se utiliza el software de gestión de proyectos?

Con una intensa competencia en todo el mundo de los negocios, simplemente registrarse para una plataforma de gestión de proyectos no es suficiente.

Tienes que poder usarlo correctamente y cosechar todos los beneficios en toda su capacidad.

Después de todo, sus competidores también utilizarán esas plataformas, por lo que la eficiencia y el uso adecuado pueden ser la clave para obtener una ventaja competitiva.

Estos son algunos de los pasos que puede seguir para maximizar sus resultados:

1. Analizar el proyecto.

El primer paso es identificar las partes del proyecto con las que necesita ayuda y el resultado deseado.

Necesita identificar cosas como:

  • Si su requerimiento es interno o externo
  • ¿Necesita colaborar con sus clientes o con terceros?
  • Si el trabajo remoto es posible y qué tipo de herramientas de trabajo remoto necesitaría
  • Cuál es tu presupuesto

¡Y todo eso!

Si no ejecuta un análisis exhaustivo, podría terminar pasando por alto las características de la plataforma de gestión de proyectos que podrían haber sido de ayuda.

2. Elija el plan correcto.

Después de seleccionar el software de gestión de proyectos que desea utilizar, debe elegir el plan adecuado para su negocio.

Puede tomar una decisión basada en varios factores, como la cantidad de cabezas que necesita, el presupuesto que tiene y el valor que está recibiendo.

Lo que funciona a su favor es que muchas plataformas de gestión de proyectos ofrecen varios planes, junto con un plan basado en cotizaciones que se puede personalizar según sus requisitos.

3. Póngase cómodo con el panel de navegación.

Con cualquier plataforma, debe sentirse cómodo con el panel de navegación. Este panel contiene todas las herramientas en las que necesitará confiar.

Algunos de los componentes que proporciona un panel de navegación típico son:

  • Bandeja de entrada
  • Tablero
  • Transmitir feeds
  • Carpetas / proyectos / tareas (subtareas)
  • Calendarios (ayuda en el seguimiento y seguimiento del trabajo diario)

He aquí cómo se ve un panel de navegación típico:

Panel de navegación: software de gestión de proyectos

4. Crear una nueva carpeta.

Puede comenzar creando una carpeta y manteniendo a todos los miembros de su equipo informados.

Crear una nueva carpeta es fácil en cualquier PMS y se puede hacer desde la propia ventana de navegación.

La carpeta generalmente contiene todos los detalles de un proyecto en particular.

Crear una carpeta: gestión de proyectos

Fuente: Flowdocs.built.io

5. Comience un proyecto.

Después de crear una nueva carpeta, inicie un nuevo proyecto o agregue un proyecto existente a la carpeta.

Solo necesita seguir algunos pasos simples que generalmente son algo como esto:

Naming> Establecer una fecha de inicio y una fecha de finalización> Elegir su vista preferida

6. Agregar miembros del equipo.

El siguiente paso es agregar los miembros del equipo para el proyecto. Agregar los miembros es fácil y permite a todos los miembros de su equipo realizar un seguimiento del progreso del proyecto y otros detalles en los que están trabajando.

7. Agregar tareas y subtareas

Después de la creación del proyecto, puede comenzar a agregar tareas y asignarlas a diferentes personas en su equipo.

Tome Trello, por ejemplo:

Tareas y subtareas: Trello

Puede seguir cada tarea y ver el progreso que cada miembro del equipo ha logrado durante un período de tiempo.

La mejor parte es que puede asignar un nombre a cada tarea, lo que le ayuda a evitar la superposición entre varias tareas. También le ayuda a localizar fácilmente la tarea / proyecto cuando lo necesite.

8. Detalle de tareas y subtareas.

Después de la creación de tareas, ahora es el momento de agregar los diversos detalles.

Algunos de ellos incluyen:

  • Subtareas
  • Miembros del equipo asignados
  • Fechas de vencimiento

A medida que trabaja en el proyecto, puede seguir actualizando las tareas y las subtareas.

Las subtareas son adiciones críticas a las tareas.

Y al igual que las tareas, las subtareas también necesitan detalles, como:

  • Información clave
  • Miembros del equipo asignados
  • Fechas de vencimiento
  • Detalles adicionales (si los hay)

El beneficio de la mayoría de las aplicaciones de software de gestión de proyectos es que todo el equipo puede ver todas las tareas y subtareas (a pesar de no mantenerse al tanto). Esto ayuda a todo el equipo a mantener el flujo, lo que resulta en una mejor transparencia y flexibilidad.

Heres un ejemplo perfecto:

Agregar los detalles de tareas y subtareas

9. Establezca un nivel de prioridad.

Una característica distintiva del uso de una herramienta de gestión de proyectos es establecer los niveles de prioridad.

Por lo general, los niveles de prioridad pueden ser de tres tipos:

  • Alta importancia
  • Importancia moderada
  • Baja importancia

Esta opción es obligatoria en algunos, mientras que opcional en los demás.

Sin embargo, establecer un nivel de prioridad puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las tareas que necesita realizar con urgencia y garantizar que complete todos los proyectos a tiempo.

10. Informes y panel de control.

Es algo de lo que se acostumbrará una vez que comience a trabajar en su PMS.

Por lo general, con informes y análisis en su tablero, puede seguir y seguir el progreso de todos en su equipo.

Los paneles suelen ayudar a filtrar la lista de tareas. Se pueden crear widgets específicos que ayuden a los usuarios a ver tareas y subtareas dentro de una carpeta en particular. Cualquiera puede acceder al tablero y mantenerse al tanto de las cosas.

11. Visualiza y colabora.

Aproveche al máximo las diversas técnicas de visualización disponibles en su herramienta de gestión de proyectos.

La mayoría de estas plataformas ofrecen hoy diagramas de Gantt para una visualización eficiente que ayuda a facilitar las tareas y un alto nivel de colaboración en equipo.

Ejemplo de diagrama de Gantt

Fuente: Proofhub.com

Con todo, el software de gestión de proyectos tiene como objetivo agilizar y facilitar el proceso a través de los siguientes pasos de gestión de proyectos:

  • Iniciación
  • Planificación
  • Ejecución
  • Monitoreo y control
  • Cierre

Resumen ejecutivo.

Cuando se trata de elegir la plataforma de gestión de proyectos perfecta, no hay nada mejor ni peor. Todo se reduce a los requisitos de su negocio, qué métricas usa, su presupuesto, entre otras cosas.

Para elegir la herramienta de software perfecta que se alinee mejor con su negocio, puede comenzar con las siguientes preguntas:

  • ¿Necesita que su equipo trabaje de forma remota?
  • ¿Necesitas un plan personalizado?
  • ¿Necesita un plan que no cobra por el número de cabezas?
  • ¿Un diagrama de Gantt ayudaría a organizar mejor las cosas?
  • ¿Desea tener un portal externo de partes interesadas / clientes?
  • ¿Qué tipo de integraciones de terceros necesita?

Teniendo en cuenta las preguntas anteriores y su presupuesto, puede encontrar fácilmente la mejor herramienta de software de gestión de proyectos que le convenga.

Lecturas adicionales en AdamEnfroy.com: Para consultar más software que su empresa necesita, consulte mis reseñas del mejor software de seminarios web y los mejores servicios de marketing por correo electrónico.

11 Mejores herramientas y software de gestión de proyectos (2020)
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