11 El mejor software de gestión de documentos de 2020 revisado


Ultima actualización en 7 de mayo de 2020

Los documentos y archivos son una parte esencial de su negocio.

Ya sea que est√© ejecutando una gran organizaci√≥n, una peque√Īa empresa o incluso haciendo un trabajo desde su hogar, lo m√°s probable es que est√© creando muchos documentos. Una vez que cree estos documentos, debe mantenerlos seguros y organizados para garantizar que su equipo y sus clientes puedan acceder a ellos f√°cilmente.

Para simplificar las cosas, puede usar software de gestión de documentos.

La necesidad de estas herramientas está aumentando, y es probable que el mercado mundial de software de gestión de documentos alcance los $ 11.06 mil millones para 2028.

Estas herramientas se están volviendo cada vez más populares, y por una buena razón.

Le ayudan a mantener los archivos organizados y seguros para garantizar una colaboración fluida entre todas las partes interesadas. También hacen que sea más sencillo cargar, descargar o simplemente acceder a archivos desde cualquier plataforma, dispositivo o navegador web.

Para ayudarlo a tomar la decisión correcta, clasifiqué y revisé el mejor software de administración de documentos. Estas revisiones se basan en sus características clave, facilidad de uso, integraciones, ciclo de vida del documento, formatos de archivo, automatización del flujo de trabajo, planes de precios y más.

Empecemos.

¬ŅCu√°l es el mejor software de gesti√≥n de documentos?

Aqu√≠ est√°n mis mejores opciones para el mejor software de administraci√≥n de documentos para usar este a√Īo.

1. Dropbox.

El mejor software de gestión de documentos de Dropbox

Dropbox es uno de los sistemas de gestión de documentos todo en uno más populares disponibles. Permite la gestión de activos digitales tanto para documentos tradicionales como multimedia. También permite editar los documentos, y los cambios son visibles en tiempo real para otros usuarios.

Con nuevas funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes en texto y toneladas de integraciones de aplicaciones de terceros, no puedes equivocarte con Dropbox.

Características clave

  • Herramienta de transferencia de cuenta – Le permite transferir archivos de forma segura entre m√ļltiples usuarios en caso de barajamiento o cambio de responsabilidades.
  • Dropbox Showcase – Muestre todos sus trabajos en p√°ginas administradas profesionalmente y realice un seguimiento de los usuarios que interact√ļan con sus archivos.
  • Integraci√≥n de aplicaciones de terceros: Dropbox ofrece una integraci√≥n robusta con m√°s de 3,000,000 de aplicaciones conectadas.
  • Soporte vital – Su soporte en vivo ofrece un servicio robusto a trav√©s de correo electr√≥nico, chat y llamadas telef√≥nicas.

Pros:

  • Ofertas Borrado remoto caracter√≠stica para borrar instant√°neamente sus archivos de dispositivos robados y cuentas pirateadas para mantener los datos seguros
  • Le permite monitorear la actividad de sus equipos a trav√©s del panel de administraci√≥n
  • Proporciona acceso temporal a trav√©s de enlaces expirables y desactiva las descargas en enlaces
  • Le ayuda a recuperar archivos eliminados restaurando la versi√≥n anterior del archivo
  • Se sincroniza en dispositivos y plataformas
  • Viene con una funci√≥n llamada administrador de carpetas del equipo para ayudarlo a obtener control y visibilidad sobre las carpetas del equipo
  • Ofrece una gran cantidad de planes de almacenamiento flexibles.

Contras:

  • La versi√≥n m√≥vil no es tan f√°cil de usar como la versi√≥n de escritorio
  • Las cargas pueden ser lentas

Precios:

Sus planes Est√°ndar y Avanzado cuestan $ 12.50 y $ 20 por mes, respectivamente. El precio de su plan Enterprise est√° disponible a pedido.

2. Zoho Docs.

El popular software de gestión de documentos Zoho Docs

Zoho Docs es otro software de gestión de documentos popular en esta lista. Le permite almacenar y administrar todos sus archivos en la nube de forma segura. También ofrece potentes herramientas de colaboración, que incluyen el intercambio grupal y la sincronización bidireccional, para ayudarlo a trabajar con clientes y empleados remotos de manera eficiente.

Características clave

  • Almacenar documentos – Permite a los usuarios almacenar f√°cilmente archivos grandes, incluidos videos, carpetas e incluso bases de datos completas.
  • Email In – Env√≠e instant√°neamente documentos desde su correo electr√≥nico o esc√°ner a la cuenta en la nube sin iniciar sesi√≥n.
  • Organizaci√≥n limpia Cree f√°cilmente carpetas y subcarpetas para una categorizaci√≥n limpia de los archivos seg√ļn el proyecto, la funci√≥n y los tipos de archivo.
  • Sincronizaci√≥n bidireccional Puede trabajar en l√≠nea o sin conexi√≥n en su escritorio: los archivos se actualizan autom√°ticamente una vez que vuelve a estar en l√≠nea.

Pros:

  • Le permite transferir una gran cantidad de carpetas sin desordenar el pedido
  • Crea una copia de seguridad autom√°tica de los archivos para evitar la p√©rdida de datos.
  • Le permite cargar archivos en masa
  • Le permite crear un grupo para compartir archivos con m√ļltiples usuarios a la vez
  • Proporciona chat en la aplicaci√≥n para colaborar con diferentes miembros del equipo.
  • Establece recordatorios y tareas para administrar y delegar el trabajo entre equipos
  • Guarda tus archivos en diferentes servidores en m√ļltiples ubicaciones
  • Proporciona seguridad estricta al cifrar archivos a trav√©s de una clave de 2048 bits basada en RSA creada a trav√©s de Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Ofrece la funci√≥n de seguimiento de auditor√≠a para rastrear ediciones realizadas por otros usuarios
  • Le permite personalizarlo seg√ļn sus requisitos de marca
  • Ofrece una versi√≥n gratuita para hasta 5 usuarios.

Contras:

  • La interfaz de usuario se ve b√°sica y anticuada.
  • El tiempo de carga de la aplicaci√≥n es lento.

Precios:

Sus planes pagos comienzan desde $ 5 por mes en adelante. También obtienes una prueba gratuita de 15 días.

3. eFileCabinet.

Imagen de portada de eFileCabinet

eFileCabinet es otro poderoso sistema de administraci√≥n de documentos (DMS) que lo ayuda a escanear y digitalizar archivos instant√°neamente. Tambi√©n le permite enviar un solo archivo en m√ļltiples formatos con enlaces protegidos por contrase√Īa y clasificar y ubicar archivos f√°cilmente.

Características clave

  • B√ļsqueda poderosa Permite una b√ļsqueda de texto completo para buscar cualquier archivo ubicado en cualquier carpeta. Organiza, reconoce autom√°ticamente, nombra y almacena todos los documentos utilizando la informaci√≥n presente en los archivos.
  • Gesti√≥n de flujo de trabajo – Revise f√°cilmente la instant√°nea de su flujo de trabajo de documentos. Tambi√©n le permite echar un vistazo a etapas espec√≠ficas del flujo de trabajo.
  • Plantillas integradas – Aproveche las plantillas para la estructura de carpetas que desea mantener en todo el sistema. Tambi√©n puede realizar la creaci√≥n de documentos con nombres predefinidos.
  • Solicitudes de archivo – Permita que los clientes y empleados remotos carguen archivos de forma remota en el sistema a trav√©s del acceso de invitados aprovechando su funci√≥n de Solicitud de archivos.

Pros:

  • Le permite establecer el gobierno de carpetas individuales, gabinetes, cajones de archivos
  • Puede enviar una solicitud de firma electr√≥nica a cualquier persona para cualquier documento
  • Le permite mantener un registro de auditor√≠a separado para los documentos firmados para garantizar el cumplimiento y la seguridad.
  • Proporciona una aplicaci√≥n de escritorio f√°cil de usar.
  • Importa correos electr√≥nicos y archivos adjuntos en una carpeta predefinida
  • Ofrece soporte t√©cnico receptivo
  • Viene equipado con aplicaciones m√≥viles Android e iOS
  • Le permite cargar documentos directamente desde la c√°mara
  • Aproveche la autenticaci√≥n de dos factores y el permiso basado en roles para una mayor seguridad
  • Cifrado de extremo a extremo de almacenamiento y uso compartido de archivos
  • Proporciona integraci√≥n con aplicaciones de terceros, incluidas Salesforce y Microsoft Office.

Contras:

  • Podr√≠a ser m√°s f√°cil de usar.

Precios:

Sus planes de suscripción comienzan en $ 15 por mes y van hasta $ 199 por mes. También obtienes una demostración gratuita.

4. Cajón digital.

Imagen de portada del cajón digital

Digital Drawer es una de las opciones preferidas de las empresas medianas en venta minorista, fabricación y educación, entre otras. Es capaz de escanear y almacenar documentos instantáneamente y ofrece almacenamiento de documentos en las instalaciones para una capa de seguridad adicional.

Características clave

  • Organizaci√≥n de documentos – Organice f√°cilmente todos sus documentos en una ubicaci√≥n centralizada con una estructura familiar de archivos / carpetas basada en Windows. Tambi√©n le permite almacenar archivos en m√ļltiples archivadores para una f√°cil segregaci√≥n.
  • Flexible – Combine f√°cilmente documentos o agregue p√°ginas a los documentos ya existentes. Tambi√©n puede volver a etiquetar documentos con diferentes √≠ndices.
  • Importaci√≥n f√°cil Aproveche arrastrar y soltar, copiar y pegar, y escanear o importar funciones para importar f√°cilmente archivos directamente en la unidad.
  • Seguridad – Ofrece una potente seguridad de todos los documentos a trav√©s del cifrado AES-128 bit. Tambi√©n puede aprovechar la pista de auditor√≠a para realizar un seguimiento de los cambios realizados en cualquier documento.

Pros:

  • Personalice instant√°neamente los archivadores para requisitos empresariales espec√≠ficos
  • Aproveche el control de versiones para obtener acceso a versiones anteriores del mismo archivo
  • Con la b√ļsqueda de palabras clave y texto, puede encontrar f√°cilmente archivos almacenados en cualquier carpeta en el disco
  • Le permite imprimir documentos directamente desde la unidad
  • Capture e importe varios documentos al mismo tiempo.
  • Sincroniza los cambios realizados en los archivos desde cualquier dispositivo
  • Colabore f√°cilmente con diferentes partes interesadas mediante la revisi√≥n de los cambios realizados en el archivo en tiempo real
  • Ofrece una prueba gratuita

Contras:

  • Ofrece funciones limitadas
  • No apto para grandes organizaciones.

Precios:

Puede comprar una licencia de usuario √ļnico del software a un costo √ļnico de $ 1,200 o puede optar por su plan de suscripci√≥n de $ 500 / a√Īo.

5. FileHold.

Software de grado empresarial FileHold

FileHold es una solución de gestión de documentos empresariales (DMS) que es asequible y fácil de instalar. Puede escanear, almacenar e indexar documentos fácilmente a través del software. Para garantizar una seguridad absoluta, también puede instalar el software en su servidor local.

Características clave

  • Formularios electr√≥nicos Extraiga f√°cilmente informaci√≥n de metadatos de formularios electr√≥nicos aprovechando las herramientas est√°ndar de Microsoft Word presentes en formularios Office o PDF.
  • Mensajero – Es un m√©todo seguro de env√≠o de documentos que tambi√©n env√≠a comprobante de entrega. Tambi√©n notifica a los destinatarios a trav√©s de correos electr√≥nicos con un enlace al documento.
  • Gesti√≥n de archivos – Le permite ser m√°s eficiente al diferenciar sus tareas diarias y hacer que la administraci√≥n de archivos sea un proceso efectivo.
  • Escaneo e imagen – No utilice papel escaneando e imaginando directamente los documentos para enviar a diferentes usuarios en todo el mundo.

Pros:

  • Ofrece soporte para m√ļltiples navegadores
  • Viene con un software de tel√©fono inteligente capaz de administrar f√°cilmente todos los documentos
  • Viene equipado con una b√ļsqueda avanzada similar a Google que aprovecha los metadatos del documento para ayudarlo a encontrar resultados relevantes
  • Puede integrarlo de manera eficiente con Microsoft Office para permitir el acceso directo a herramientas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel y Visio
  • Administre f√°cilmente los documentos m√°s recientes y de archivo a trav√©s de pol√≠ticas avanzadas de disposici√≥n y retenci√≥n
  • Aproveche la capacidad de entrada / salida para evitar sobrescribir mientras trabaja en un documento en particular
  • Cree carpetas virtuales para lograr una agregaci√≥n infinita de archivos
  • Le permite trabajar en los documentos sin conexi√≥n, y todos los cambios se guardar√°n una vez que vuelva a estar en l√≠nea
  • Ofrece gesti√≥n de contenido empresarial (ECM) y archivo

Contras:

  • Si eres un principiante, puede que te resulte un poco dif√≠cil comprender sus funcionalidades.
  • La interfaz de usuario no es f√°cil de usar.

6. Localizador de documentos.

Localizador de documentos

Document Locator ofrece una integración poderosa con Windows y un alojamiento en la nube eficiente para la gestión conveniente de archivos. Algunas de sus características más impresionantes incluyen control de versiones, escaneo sin papel, control de documentos, administración de correo electrónico y más.

Características clave

  • Escaneo – Document Locator le permite convertir f√°cilmente documentos en papel en archivos con capacidad de b√ļsqueda completa. Tambi√©n puede realizar la captura de documentos y comprender hechos importantes sobre el documento como metadatos de archivo.
  • Flujos de trabajo automatizados Ofrece una variedad de caracter√≠sticas de flujo de trabajo, que incluyen tiempo de espera, procesos basados ‚Äč‚Äčen roles, puntos de control de calidad y plantillas de notificaci√≥n personalizables, entre otros.
  • Opciones de b√ļsqueda – Puede buscar archivos a trav√©s de m√ļltiples capacidades, incluida la b√ļsqueda r√°pida, la b√ļsqueda avanzada, la b√ļsqueda avanzada o la b√ļsqueda My DL.
  • Aprobaci√≥n de documentos Capture f√°cilmente la aprobaci√≥n de documentos electr√≥nicos para garantizar la transparencia y el cumplimiento. Tambi√©n admite pasos de aprobador √ļnico y pasos de aprobador m√ļltiples complejos.

Pros:

  • Le permite capturar los metadatos de los archivos escaneados de zonas, portadas, c√≥digos de barras o seleccionarlos individualmente en la pantalla mediante la vista previa en el Documento Pro
  • Ofrece soporte en navegadores, dispositivos y plataformas.
  • Mejora la flexibilidad del proceso a trav√©s de opciones de delegaci√≥n
  • Puede automatizar operaciones centradas en documentos para evitar la repetibilidad y mejorar la eficiencia de la operaci√≥n.
  • Revise una muestra definida de flujo de trabajo para un mejor control de calidad
  • Le permite rastrear el estado de la revisi√≥n de documentos y los pasos de aprobaci√≥n
  • Los recordatorios y notificaciones autom√°ticos agilizan el proceso de aprobaci√≥n de documentos
Contras:
  • La interfaz de usuario es un poco descuidada.
  • Ofrece capacitaci√≥n solo algunas veces al a√Īo

Precios:

Los precios de sus licencias comienzan desde $ 250 hasta $ 400.

7. HighTail.

Cola alta

HighTail permite una gesti√≥n de documentos m√°s f√°cil de usar e intuitiva. Adem√°s, permite a los profesionales creativos compartir f√°cilmente archivos grandes, incluidos archivos de video, material gr√°fico, dise√Īo, fotograf√≠a y presentaci√≥n, entre otros.

Características clave

  • Vista previa de alta resoluci√≥n – Puede obtener una vista previa o transmitir archivos grandes sin descargarlos.
  • Conversaci√≥n en tiempo real – Las personas o los equipos pueden recibir correos electr√≥nicos en tiempo real, actualizaciones de proyectos y comentarios.
  • Anotaciones a mano alzada Le permite corregir los archivos dibujando un cuadro, flecha, l√≠nea o forma a mano alzada para marcar los archivos multimedia.
  • Comparaci√≥n de versiones – Puede aprovechar la comparaci√≥n de versiones en paralelo de los archivos en la misma pantalla para medir los cambios y dar su opini√≥n f√°cilmente.

Pros:

  • Permite a los usuarios dar comentarios m√°s claros a trav√©s de un comentario directo en el archivo, lo que resulta en menos resultados y un mejor producto final
  • Agiliza y consolida el proceso creativo para reducir el tiempo de comercializaci√≥n
  • Los destinatarios no necesitan una cuenta para los controles de acceso para ver los archivos compartidos
  • Viene con encriptaci√≥n AES de 256 bits, junto con ofertas de seguridad de nivel empresarial para brindar seguridad estricta en todo el sistema
  • Proporciona enviar rastreador funci√≥n para saber cu√°ndo se entregan y descargan los archivos
  • Ver m√ļltiples archivos a la vez a trav√©s de carpetas visuales
  • Ofrece una versi√≥n gratuita para particulares

Contras:

  • Los enlaces compartidos caducan demasiado r√°pido
  • La funci√≥n de b√ļsqueda no es f√°cil de usar.

Precios:

Sus planes premium comienzan en $ 12 por mes y llegan a $ 36 por mes.

8. Evernote Business.

Administración de archivos de Evernote Business

Evernote Business es, sin duda, una de las herramientas más populares para la gestión de archivos. Le ayuda a crear y compartir notas y archivos fácilmente para crear un lugar de trabajo más inteligente y productivo. Todas sus características se centran principalmente en mejorar la productividad del negocio.

Características clave

  • Mejora la productividad Los equipos pueden recopilar, clasificar y compartir ideas de manera eficiente para mejorar la productividad.
  • Web Clipper – Almacene instant√°neamente las capturas de pantalla del sitio web en su cuenta EverNote. Puede guardar f√°cilmente toda la informaci√≥n √ļtil en l√≠nea y encontrarlos recortados siempre que los necesite.
  • Plantillas integradas – Puedes aprovechar las plantillas integradas de Evernotes para ahorrar tiempo y esfuerzo mientras satisfaces necesidades espec√≠ficas. Las plantillas f√°ciles de instalar son altamente personalizables, e incluso puedes usarlas infinitas veces.
  • Amplia integraci√≥n Ofrece una amplia integraci√≥n con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y Slack, entre otras.

Pros:

  • Permite recortar capturas de pantalla para capturar la informaci√≥n que necesita
  • Ofrece m√ļltiples atajos de teclado para mejorar su eficiencia
  • Le permite editar archivos y cuentas en tiempo real
  • Tambi√©n le permite buscar notas escritas a mano, im√°genes de pizarra e im√°genes escaneadas
  • Es capaz de identificar 11 idiomas escritos a mano y 28 escritos a m√°quina.
  • Evernote for Business tambi√©n es compatible con Penultimate para iPad
  • Le permite escanear documentos f√≠sicos y guardarlos como archivos seguros

Contras:

  • La organizaci√≥n de los art√≠culos no est√° libre de errores.
  • La sincronizaci√≥n de archivos m√°s grandes es un poco lenta

Precios:

Los planes pagos comienzan desde $ 14.99 por mes, por usuario.

9. Smartsheet.

Gestión de proyectos sin problemas de Smartsheet

Smartsheet es una de las opciones preferidas de las empresas para lograr una gestión de proyectos, intercambio de archivos y colaboración fluidos. Una de sus características principales es que ofrece una amplia integración con aplicaciones de terceros, incluidas Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier y más.

Características clave

  • Plantillas preestablecidas – Ofrece plantillas preestablecidas para ayudarlo a definir flujos de trabajo y procesos comerciales de una manera mucho m√°s f√°cil.
  • Colaboraci√≥n de contenido Supervise f√°cilmente el progreso de la producci√≥n desde su hoja, asigne tareas, aproveche los recordatorios autom√°ticos, permita que otros usuarios revisen el contenido y brinde comentarios detallados a trav√©s de anotaciones ancladas.
  • Altamente seguro Smartsheets aprovecha la redundancia de datos de m√ļltiples sitios, el alojamiento en Equinix y las instalaciones de AWS para garantizar que sus documentos est√©n seguros.
  • Automatizaci√≥n Puede automatizar procesos repetitivos solicitando aprobaciones o enviando alertas y actualizaciones.

Pros:

  • Le permite combinar rutas condicionales y m√ļltiples acciones para automatizar f√°cilmente sus flujos de trabajo
  • Permite una colaboraci√≥n eficiente al actualizar los datos en tiempo real en diferentes aplicaciones
  • Reemplace o combine f√°cilmente datos de hojas de c√°lculo de Excel, archivos CSV y hojas de c√°lculo de Google en Smartsheet
  • Proporciona una interfaz de usuario f√°cil de usar de arrastrar y soltar para personalizar su tablero
  • Proporciona acceso en tiempo real en su tel√©fono inteligente a trav√©s de aplicaciones iOS y Android
  • Permite a terceros usuarios revisar archivos y documentos

Contras:

  • Debe esforzarse mucho para aprender su larga lista de caracter√≠sticas

Precios:

El precio est√°ndar comienza en $ 14 por mes. Para planes empresariales con funciones m√°s avanzadas, debe ponerse en contacto con el proveedor.

10. Onehub.

Imagen de portada de Onehub

Onehub es otro poderoso software de administración de documentos en esta lista. Ofrece una carga fácil de archivos con su funcionalidad de arrastrar y soltar. Además, permite a los usuarios controlar versiones, organizar archivos en subcarpetas y compartir de forma segura.

Características clave

  • Cargue archivos f√°cilmente Cargue archivos al instante mediante la funci√≥n de arrastrar y soltar. Tambi√©n permite el control de versiones autom√°tico de archivos, organizaci√≥n basada en carpetas y puerta de enlace FTP segura para cargas masivas.
  • Personalizaci√≥n – Personalice f√°cilmente las p√°ginas, el logotipo y los temas de color de la aplicaci√≥n seg√ļn sus necesidades de marca. Tambi√©n puede agregar un dominio personalizado y etiquetas blancas a su cuenta.
  • Caracter√≠sticas de seguridad – Aprovecha una gran cantidad de caracter√≠sticas de seguridad, que incluyen permisos basados ‚Äč‚Äčen roles, tiempos de espera de sesi√≥n, pistas de auditor√≠a y autenticaci√≥n de dos factores para ayudar a mantener sus datos seguros.
  • Vista previa Vea f√°cilmente la vista previa de archivos y documentos sin descargarlos en un navegador o dispositivo m√≥vil.

Pros:

  • Le permite contactar al colaborador para aprobar o revisar sus archivos
  • Ofrece una integraci√≥n fluida con Google Drive y OneDrive
  • Le permite enviar mensajes para comunicarse con cada miembro del equipo.
  • Haga un seguimiento de la actividad para saber qui√©n publica qu√© y cu√°ndo
  • Publique comentarios en carpetas para compartir comentarios f√°cilmente
  • Aproveche las pistas de auditor√≠a para revocar el acceso instant√°neamente cada vez que vea algo sospechoso
  • Haga cumplir f√°cilmente la pol√≠tica de contrase√Īa compleja

Contras:

  • La interfaz de usuario parece un poco anticuada
  • No puedes crear subgrupos de usuarios

Precios:

Sus planes pagos comienzan desde $ 12.50 por mes y suben hasta $ 500 por mes.

11. InfoRouter.

Herramienta de gestión de documentos InfoRouter

InfoRouter es otra herramienta de administración de documentos que puede ayudarlo a administrar todos sus documentos fácilmente. Sin embargo, debe instalarlo a través del lado del servidor sin componentes del lado del cliente. La buena noticia es que es altamente escalable y puede aprovechar hasta 100 servidores para compartir la carga de trabajo.

Características clave

  • Gesti√≥n de registros – Administre de forma segura los registros cr√≠ticos del negocio enviando documentos a flujos de trabajo predefinidos y rastreando su estado en tiempo real.
  • Informes Obtenga un informe consolidado de los eventos que suceden a diario.
  • Multi lenguaje – Ofrece soporte en varios idiomas que puede aprovechar para notificaciones por correo electr√≥nico.
  • Carpetas calientes Importa autom√°ticamente los datos de las carpetas monitoreadas en carpetas predefinidas de infoRouter.

Pros:

  • Le permite convertir im√°genes en archivos PDF
  • Puedes crear un n√ļmero ilimitado de carpetas
  • Permite la creaci√≥n de m√ļltiples carpetas ra√≠z
  • Admite tanto HTTPS como SSL
  • Le permite personalizar plantillas de correo electr√≥nico y texto
  • Admite historial de clasificaci√≥n y documentos clasificados

Contras:

  • La carga de archivos grandes es un poco lenta
  • La interfaz de usuario es compleja.

Precios:

Su precio est√° disponible a pedido.

Otras herramientas a√ļn no revisadas para esta lista incluyen Docuware, M-Files y SharePoint.

¬ŅQu√© es el software de gesti√≥n de documentos?

Con las empresas que se mueven en l√≠nea, el software de gesti√≥n de documentos est√° atrayendo mucha atenci√≥n √ļltimamente.

En pocas palabras, son programas inform√°ticos utilizados para organizar, indexar, almacenar, gestionar y rastrear documentos en formato digital. Adem√°s, le ayudan a convertir documentos a formatos digitales con la ayuda de esc√°neres con bastante facilidad.

Tratar con una gran cantidad de datos es bastante difícil, especialmente cuando el documento está en su forma física.

De hecho, se pierde mucha productividad empresarial simplemente al superar los desaf√≠os de documentaci√≥n. Una vez convertido a formatos electr√≥nicos, se hace m√°s f√°cil navegar por los documentos. En √ļltima instancia, pasa menos tiempo busc√°ndolos y puede concentrarse m√°s en la informaci√≥n de miner√≠a.

¬ŅC√≥mo se utiliza el software de gesti√≥n de documentos?

Las herramientas de gestión de documentos son bastante fáciles de usar. La mayoría de los pasos se superponen, independientemente del software que utilice.

Veamos los pasos pr√°cticos con la ayuda de Evernote Business.

Visite el sitio web y cree su cuenta y complete los detalles necesarios si se trata de una cuenta comercial.

Página de inicio de sesión de Evernote

Puede iniciar sesión y comenzar a crear contenido de inmediato. Evernote es compatible con una variedad de documentos, incluidas fotos, hojas de cálculo, artículos, cronogramas y notas. La mayoría de las herramientas de software de documentos también permiten estos documentos.

A continuación, puede comenzar a agregar usuarios a su cuenta comercial. Simplemente haga clic en el icono del lado izquierdo que dice: Agregar usuarios. Puede enviarles invitaciones por correo electrónico y pedirles que se unan.

Evernote Agregar usuarios

Una vez que agregue un usuario, podrá ver el repositorio central de datos e información. Aquí, se llama el Directorio Espacial. También puede darles acceso para realizar ediciones y cambios en el repositorio.

Evernote también le permite tomar notas, configurar chats de trabajo, crear accesos directos y etiquetas, escanear documentos y colaborar en tiempo real con sus colegas.

¬ŅQu√© debe buscar en un sistema de gesti√≥n de documentos?

Si bien sus opciones y preferencias variarán de acuerdo con sus necesidades y documentos comerciales, estas son algunas de las características básicas que siempre necesitará:

1. Archivos.

El software debería permitirle archivar sus documentos en un repositorio central, para un acceso rápido y la recuperación inmediata de información, por ejemplo, Zoho Docs.

2. Amplia integración.

El software de administración de documentos debe proporcionar una integración fácil y extensa con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y más. Ayuda en el intercambio continuo de documentos. Evernote Business es un gran ejemplo.

3. Carga masiva.

Los escenarios empresariales implican numerosos documentos. Es difícil y requiere mucho tiempo cargarlos uno por uno. Por lo tanto, debe elegir una herramienta de administración de documentos que permita la carga masiva de documentos.

4. Seguridad del documento.

Las empresas utilizan herramientas de gestión de documentos para manejar y almacenar documentos confidenciales y clasificados. El compromiso de tales datos generalmente tiene consecuencias de largo alcance en las empresas e incluso podría amenazar su existencia. Por eso es necesario elegir una herramienta de gestión de documentos como Digital Drawer para garantizar una seguridad de datos potente.

5. Vistas previas de alta resolución.

Cuando utiliza una herramienta de gestión de documentos, no debería tener que descargar un documento cada vez que quiera verlo. El software debe permitir previsualizaciones de alta resolución cuando lo desee.

No es una lista holística de características. Hay muchos otros atributos esenciales que los usuarios buscan, incluyendo una amplia gama de plantillas, chats en tiempo real, nivel de automatización permitido, función de administración de registros y más.

Resumen Ejecutivo.

Estos fueron algunos de los mejores software de gestión de documentos disponibles. Con esta transformación digital, los tiempos de los documentos en papel han quedado atrás. El almacenamiento en la nube es claramente la mejor opción. Sin embargo, todas estas herramientas tienen diferentes conjuntos de capacidades y USP.

Por lo tanto, no es correcto declarar un ganador claro: su selecci√≥n debe depender √ļnicamente de sus requisitos y presupuesto.

Por ejemplo, si está buscando una solución gratuita / asequible pero confiable, EverNote Business podría ser una excelente opción. Sin embargo, si tiene el presupuesto y requiere una solución empresarial con características más avanzadas, entonces puede querer usar Smartsheet.

Revise las diferentes herramientas y sus características cuidadosamente antes de tomar su decisión final.

¬ŅHay alguna herramienta de administraci√≥n de documentos que le guste usar? H√°zmelo saber en los comentarios.

Lecturas adicionales en AdamEnfroy.com: Para obtener m√°s revisiones de software empresarial, consulte mis gu√≠as sobre las mejores aplicaciones de programaci√≥n, el mejor software de gesti√≥n de proyectos y las mejores herramientas de presentaci√≥n para probar este a√Īo.