Uno de los aspectos más pasados por alto de la organización de documentos es organizar los archivos en su PC en consecuencia.
Cada vez que una persona tiene que buscar documentos que no puede encontrar, terminan perdiendo el tiempo que de otro modo habrían utilizado para hacer algo constructivo.
Aquí hay diez principios importantes que debe seguir al organizar sus archivos y documentos digitales.
1) Nunca coloque archivos en el escritorio
Este es el primer y más esencial principio para la organización de documentos y archivos.
Su escritorio debe estar limpio y retratar ese fondo de pantalla de alta resolución que tiene. Solo debe contener la papelera de reciclaje o basura, y eso es todo.
Para la mayoría de las personas, puede ser útil colocar archivos en el escritorio de su PC, especialmente cuando se accede a dichos documentos regularmente.
Debe saber que hay una lista de programas que puede usar para limpiar su escritorio y organizar sus archivos adecuadamente.
También hay programas destinados a combinar informes financieros, correos electrónicos y hojas de cálculo, entre otros archivos en un archivo más indexado. Eso es para permitirle administrar y organizar sus archivos digitales.
Hacer uso de estos programas asegurará la organización de todos sus documentos de oficina.
2) Establecer un protocolo para almacenar información digital
Además de la utilización de programas que le permitirán organizar sus archivos, existen formas de crear carpetas y archivos.
También puede crear una copia de seguridad para los archivos en caso de que se extravíen o eliminen por error.
Con el avance actual en tecnología, ahora es posible hacer una copia de seguridad de la información en la nube.
3) Crear sub-carpeta
Crear subcarpetas sigue el mismo procedimiento que crear carpetas, pero esta opción es ideal con un aumento en el volumen de información.
Con el tiempo, la complejidad de sus archivos aumenta, lo que resulta en un aumento en la cantidad de archivos también.
Por ejemplo, si un directorio de facturas crece exponencialmente, evite eliminar los antiguos o crear nuevas carpetas. En su lugar, puede colocar subcarpetas que corresponden a los diferentes años fiscales.
4) Elimina archivos que no usa
Ordene sus archivos y documentos digitales por fecha de su última actualización. Revise sus registros digitales y determine qué archivos no se han utilizado durante un tiempo y por qué ese es el caso.
Familiarícese con la política de retención de archivos digitales dentro de su área de trabajo.
Si los archivos le pertenecen o tiene permiso para eliminarlos, continúe y elimine lo que crea que ya no necesita.
Sin embargo, si debe conservar los archivos, decida si desea mantener los archivos junto con los actuales. Si no, puede archivarlos.
Puede crear una carpeta de archivo para una tarea que completó hace siete años. Si los eventos se repiten todos los años, puede guardar los documentos que parecen relevantes en su carpeta más actual, mientras que el resto se puede archivar.
5) Clasifica tus archivos
Piense detenidamente cómo se usan sus archivos o dónde los va a buscar.
Separe sus documentos de trabajo de sus archivos personales.
¿Son los documentos privados o elementos que puede compartir con otras personas? ¿El documento está relacionado con cierto proyecto? Estas son las preguntas que debe hacerse al clasificar los archivos.
Por ejemplo, al coordinar un picnic para su empresa en 2016, puede tener diferentes carpetas dentro de una sola carpeta. Por ejemplo, puede tener una carpeta para 2016, y luego la carpeta de picnic de la empresa dentro de esa carpeta.
6) Nombrar documentos con fecha invertida
Una excelente manera de usar para nombrar sus archivos es usar la última fecha de edición pero en un formato invertido invertido.
Por ejemplo, para el 1 de febrero de 2017, puede usar 20170201. De esa manera, podrá encontrar sus carpetas con facilidad, ya que se habrán organizado por su fecha.
7) Sea general y específico con el nombre
El botón de búsqueda puede ser útil al buscar una carpeta específica en su PC. Por lo tanto, cuando nombra sus archivos y carpetas digitales, debe ser lo más específico posible.
Además, el nombre también debe ser lo suficientemente general como para no olvidarlo.
El uso de fechas es efectivo, pero puede tener numerosos archivos con la misma fecha. Por lo tanto, en este caso, puede utilizar un nombre específico pero general, además de la fecha.
8) Almacenamiento adecuado desde el principio
Algunas personas a menudo subestiman la importancia del almacenamiento adecuado hasta el punto de hacerlo más tarde cuando todo se ha desorganizado.
El almacenamiento y la organización adecuados de los archivos desde el principio asegurarán que sus documentos no desaparezcan.
9) Sus archivos digitales deben coincidir con su sistema de archivos
Para encontrar los archivos que necesita fácil y rápidamente cada vez, use el mismo nombre para los archivos digitales y las carpetas que usa para los archivos.
Si tiene un documento llamado Seguro y obtiene información sobre el seguro que le interesa, puede guardar el documento en su computadora en la carpeta Seguro.
Cuando busque información sobre seguros, buscará la carpeta y el archivo en papel con ese nombre.
10. Revise su carpeta de documentos semanalmente
En la mayoría de los casos, las personas enfrentan el desafío de vaciar su carpeta de documentos local y transferir los archivos digitales al servidor donde se almacenan adecuadamente.
Aunque generalmente pasan desapercibidos, el costo incurrido en la búsqueda de información cuando se requieren tales archivos es enorme.
No se trata solo del tiempo dedicado a buscar archivos y documentos, o el tiempo dedicado a duplicar documentos. Pero también se trata de acceder a la información correcta en el momento adecuado.
El acceso rápido a los archivos relevantes es crucial para permitir que las personas en las empresas tomen las decisiones correctas. Después de todo, los problemas que surgen como resultado de malas decisiones son simplemente una manifestación de la falla en el acceso a la información, ya sea que los datos son incorrectos u obsoletos.
Ultimas palabras
Organizar los archivos y documentos implican algo más que lo anterior. Hay mucho más para considerar, pero estos principios comenzarán en la dirección. Organice sus archivos en una carpeta y asígneles un nombre apropiado para una recuperación fácil y rápida.
