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Ser un multitarea es bueno. ¿De verdad?

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Ser multitarea parece una habilidad que llena los ojos de un reclutador o que hará que destaque en la empresa en que trabaja. ¿Quién puede ver defectos en una persona así? Es el sueño de cualquier gestor. Pero, ¿es que ese profesional realmente existe?

Ante un cuadro empresarial cada vez más bajo, derivado de los recortes generados por la situación económica por la que pasa el país, disminuye el número de profesionales en las empresas, pero crece la cantidad de tareas a ser ejecutadas.

Equipe multitarefa
Equipo multitarea – ¿Es bueno ser un multitarea dentro de una empresa?

Por eso, los colaboradores que permanecen en el equipo necesitan desdoblarse para cumplir todas las actividades y necesitan probar ser multitarea.

Multitarea – significado

Ser multitarea significa conseguir hacer varias cosas al mismo tiempo, pero tal habilidad no es real; por mayor que sea el esfuerzo, sólo una mínima parcela de profesionales realmente logra ejercer dos o más tareas al mismo tiempo sin perder la calidad.

¿Por qué no ser multitarea

Cientificamente comprobado por la Universidad de Utah, en Estados Unidos, sólo el 2,5% de las personas son capaces de realizar más de una tarea a la vez. Y si no forman parte de este grupo llamado superalertas, tiene que darse cuenta de que puede estar haciendo su trabajo de manera equivocada, dañando los resultados finales y su carrera.

La mayoría que intenta realizar trabajos multitarea acaba por dificultar el servicio, además de no realizar ninguna de las tareas con la calidad exigida. Esto a menudo no es visto por los gestores, que acaban alentando o induciendo al profesional a acumular funciones.

Lo que sería un trabajo bien hecho pierde calidad en la entrega final y causa incomodidad al colaborador, que necesita arreglar una manera para cumplir todas las tareas. Se siente con la sensación de que no se ha hecho nada y que los trabajos ya concluidos han sido mal ejecutados.

La productividad es sinónimo de enfoque

No hay magia a hacer; la productividad está conectada directamente al foco, y las funciones deben estar bien delegadas. Cada colaborador posee su forma de organización y mecanismo para realizar las tareas de una forma cualitativa.

Organização multitarefa
Por hablar de productividad, uno de los grandes balcones para convertirse en productivo es deshabilitar las notificaciones de los smartphones, pues así no hay distracciones.

Por lo tanto, cabe una planificación entre gestores y colaboradores en la búsqueda de equilibrio de funciones y que posibilite a todos realizar un trabajo con competencia, dentro de plazos estimados y con la calidad buscada por el producto final.

Consejos para ser más productivos

Hay infinidad de consejos y balcones para que sea más productivo. Sin embargo, la más importante es adquirir el máximo de conocimiento posible sobre productividad y, sobre todo, poner lo que aprender en práctica. ¿Estamos combinados? Entonces, vamos al contenido …

1 – Sea organizado

Su productividad está vinculada directamente a la forma en que mantiene la organización de su vida. Tenga todo registrado. Crea una agenda y registra todas tus tareas con fechas y horas. Nunca registre algo con una frase suelta, trate siempre de elaborar otros puntos que ayuden a la hora de realizar la tarea. De esta manera, usted no perderá el tiempo reflejando de nuevo sobre ella.

2 – Establezca prioridades

Es necesario estar claro lo que realmente es importante en su día a día, de forma que todo sea organizado en función de este grado de importancia. No sirve para realizar una tarea que hoy tiene plazo de entrega la próxima semana. Es necesario enfocar en actividades con plazos más urgentes.

Otro gran balcón dentro de este tema es saber decir ‘no’ para ciertas actividades o proyectos. Esta pequeña acción, en cierto modo, traerá libertad para enfocarse en lo que realmente importa. Otra gran balada es aplicar la ley de Pareto en su vida.

3 – Asigne funciones

Por más que desee dar cuenta de todas las actividades que te rodean, no todas ellas deben ser realizadas por ti.

Delegar funções multitarefa
¡Qué puedes delegar, delega! Esto traerá una buena gama de tiempo libre para usted y con mucho menos estrés.

Una persona productiva sabe diferenciar lo que es de su total responsabilidad y lo que puede ser delegado a otras personas. A veces, tenemos la impresión de que nada saldrá bien hecho si no es ejecutado por nosotros. Para resolver esto, basta asignar funciones a las personas adecuadas y orientarlas de la forma en que desea que tal actividad sea hecha.

Se pone a disposición para consultas, pero muestre que esa tarea es de entera responsabilidad de la persona para quien está siendo delegada.

4 – Utilice la tecnología

No sirve de negar, la tecnología ha invadido nuestro día a día, y muchas herramientas están disponibles para hacer nuestros días más productivos. Bloques de notas y agendas que sincronizan con celular y computadora, cronómetros y despertadores que señalan sus compromisos, plataformas que crean salas de reuniones en línea y mantienen a su equipo siempre informado sobre el progreso de los proyectos … ¡Son aplicaciones que no terminan más!

Las herramientas digitales de todo tipo y con las más diversas funciones están disponibles, basta identificar las que mejor se adecue a su rutina y usarlas para hacer su día más productivo.

Antes de finalizar este tema, permítanos mostrar otros contenidos relacionados que van a dar un «up» en su día a día:

1 – Gestión de Tiempo: 7 consejos para gestionar su rutina y disponer de más tiempo

2 – La importancia de la administración del tiempo en el trabajo

3 – Eliminar la procrastinación: lo que ya se ha dicho y lo que aún no ha sido

5 – Relájese

Cuando todo está complicado y ya no puedes realizar tus actividades, insistir no va a ayudar en nada. Recuerde que esto tiene una solución o, mejor, puede ser evitado.

Relaxar multitarefa
Aproveche algunos momentos dentro de la empresa para dar una relajada. Deja una circular, bate una charla. ¡Sea más flexible con usted!

Determine los intervalos de su día para relajarse. Salga de su lugar de trabajo, camine por la empresa, beba un agua en un ambiente que no sea su sala. Esto ayuda a su columna a salir de una posición incómoda, da otro campo de visión a los ojos y le permite prestar atención a su respiración.

Son pequeños movimientos que causan una relajación, y que si se hacen con regularidad durante el día, se convierten en una excelente válvula de escape, disminuyendo el estrés.

6 – Trabaje sólo en el trabajo

De nada va a adelantar que usted extienda su horario de trabajo para su momento de ocio o cuando esté en casa. Esto sólo hará que sus días más largos y exhaustivos, causando una baja productividad al día siguiente.

Trabalhar multitarefa
Trabaje sólo en el trabajo. No permita que el trabajo diario pueda invadir su vida personal.

Si no puede realizar todas las tareas del día, registre lo que falta y haga su prioridad al día siguiente. Al terminar el horario de trabajo, cierre sus actividades y siga con su programación personal.

Y por más difícil que pueda parecer, intente no pensar en el trabajo ni maquinar la resolución de los problemas en el momento en que usted debería aprovechar su tiempo de ocio, con las compañías que desea o en actividades que le causan bienestar.

Empresa requiere multitarea

Pero, si ante todo el entendimiento que establecemos sobre los profesionales multitarea y concluyendo que ese servicio es un mito, ¿qué hacer si la empresa continúa exigiendo que el colaborador realice diferentes actividades al mismo tiempo?

Esta siempre será una cuestión delicada, ya que implica los intereses de la empresa, a menudo líderes despreparados y empleados que temen el cierre. Creemos que la principal herramienta en este caso es el diálogo, la franqueza y mostrar a los responsables que tal habilidad es un mito y que, al final, la empresa penará con un servicio de mala calidad.

Sabemos que las actividades necesitan ser realizadas y, en este punto, corresponde al gestor evaluar mejor una estrategia para permitir que sus compañeros de trabajo puedan realizarlas, cada uno en su debido momento, permitiendo una real productividad con calidad.

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