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¿Por qué es importante emitir la factura electrónica en el comercio electrónico?

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La factura electrónica, también llamada NF-e, fue creada para sustituir la emisión de la factura en papel. Ella forma parte del proyecto del SPED – Sistema Público de Escritura Digital – y facilita la comunicación directa con el fisco.

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obligatorio

Así como en las tiendas físicas, tiendas virtuales también tienen obligación de emitir la NF-y para sus operaciones de venta. De esta forma, cada vez que se realiza una compra, el documento debe enviarse digitalmente y enviarse al consumidor a continuación.

Esto es porque, para cada operación de entrada, debe haber otra salida. Si el proveedor emite una nota en el nombre de la empresa, se debe registrar como la entrada de los productos. Luego, si las mercancías entran, pero no tienen salida, empiezan a levantar sospechas en el sistema del Gobierno.

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Qué es necesario

Obtener el certificado digital

La factura electrónica sólo tiene validez jurídica si tiene una firma digital que comprueba que se ha emitido de la forma correcta. Este certificado es emitido por la Infraestructura de Llaves Públicas Brasileña, por medio de una Autoridad Certificadora.

La tienda también debe estar acreditada en la Secretaría de Hacienda. La tienda virtual debe ser registrada en la Secretaría de Hacienda de la localidad donde está situada.

Utilizar un software

Para que la empresa emita la nota de manera eficaz, en grandes cantidades – si es el caso – lo ideal es que se utilice un software para auxiliar en el proceso. Si el e-commerce no utiliza un programa integrado con otras áreas, es posible implementar una herramienta específica para la emisión de billetes a un bajo costo.

Emisión de la factura electrónica en contingencia

Como hemos dicho, la NF-e se emite en un entorno totalmente digital. Es decir, una vez que un artículo está siendo vendido, el e-commerce crea un documento electrónico – que posee la firma digital – y lo transmite al fisco.

A continuación, la Secretaría de Hacienda responde con un protocolo que autoriza la operación. A continuación, la propia Sefaz envía las informaciones al sistema de la Receita Federal, que almacena todas las notas que se emiten en el país. Concluido el proceso, el DANFE – Documento Auxiliar de la factura electrónica – puede ser impreso (si es el caso).

Problemas técnicos

Cuando la tienda virtual pasa por problemas técnicos, falta temporal de acceso a internet por ejemplo, es posible emitir la factura electrónica en contingencia. Esto significa que la operación se puede realizar incluso fuera de línea.

De esta forma, no pierde la venta y no tiene que pagar multa posteriormente. Sin embargo, la NF-y se almacena en el ordenador y debe enviarse en un plazo máximo de 24 horas.

Como podemos ver, con la obligatoriedad de la emisión de la factura electrónica, el fisco pasa a controlar más las operaciones realizadas por las empresas. Por lo tanto, nunca ha sido tan importante mantener la contabilidad en el día y ejecutar los procesos dentro de la legalidad.

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