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para que sirve y cómo hacer

El emprendedor que se precie necesita conocer y adoptar la hoja de flujo de flujo de caja.

Usted todavía no la utiliza para el control financiero del negocio?

Si quiere ver la empresa de despegar en el mercado, tener en cuenta su rendimiento es fundamental.

Y, para ello, quiero presentar en este artículo lo que considero como la herramienta perfecta.

Voy a empezar hablando del. flujo de caja, que es un instrumento poderoso de monitoreo del dinero que entra y que sale de la empresa.

Sólo por esa definición ya se da para percibir cuán importante es, ¿no es así?

Básicamente, lo que hace es registrar ingresos y gastos, pero es el análisis que permite hacer verdaderos milagros.

La información generada a partir del flujo de caja posibilita la toma de decisión en la empresa con mayor seguridad.

Y lo más interesante es que esta herramienta acompaña al emprendedor durante toda su vida jurídica.

Conforme la gestión financiera evoluciona, la tecnología cambia, pero la necesidad de hacer el control de caja, no.

Entre los iniciantes (o no tanto), esta tarea suele realizarse a través de la hoja de flujo de caja.

Es ella la que da las primeras noticias positivas o los primeros tirones de oreja en el emprendedor.

Pero es obvio que, sola, ella es sólo una tabla en papel o electrónica, preferentemente.

Su dedicación a la herramienta es lo que la hace tan poderosa.

Entonces, ¿cómo organizar la hoja de flujo de caja sin molestar con todos los valores en ella?

¿Cómo actuar para no olvidar nada en la cuenta final?

¿Cuál es la periodicidad con que se debe rellenar la hoja de cálculo?

El control de cuadro diario es necesario?

Si estas dudas lo asombran, has venido al lugar correcto.

En este artículo, usted le dará:

¿Listo para tener total control de la situación financiera de su empresa?

¿Cómo camina su flujo de caja?

Imagen 2 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerUsted no ha controlado su flujo de caja? ¡Entonces, alerta rojo! Usted puede tener problemas por eso.

¿Quién tiene ojos sólo para el facturación, puede fácilmente engañarse en cuanto a los resultados de la empresa.

una aumento de las ventaspor ejemplo, no necesariamente significa más dinero en el bolsillo del emprendedor.

Al final, ¿a qué costo esa ganancia aparente fue alcanzada?

Si el resultado se obtuvo a partir de una guerra de precios con la competencia, es muy probable que su situación margen de beneficio ha desaparecido, o incluso se ha vuelto perjuicio.

Es por eso que hay que mirar los gastos de la empresa y registrarlos.

A partir de ahí, hacer el cálculo de los beneficios y el balance financiero mes a mes, como mínimo.

Dependiendo de la realidad de su empresa, este debe ser un compromiso semanal, o incluso diario.

Ahora, responda rápido: por medio de cual herramienta ese control será realizado?

Si pensó en la hoja de flujo de caja, acertó.

Cuando dije antes de que el flujo de caja es un instrumento poderoso, no estaba exagerando.

Si el emprendedor se dedica a su llenado, él evidencia la realidad financiera de la empresa y aún proyecta lo que el futuro reserva.

En varias de sus lecturas sobre el tema, usted se encontrará con el término "pulmón financiero de la empresa", en una referencia al papel del flujo de caja de garantizar su aliento.

El ex director presidente del Sebrae (Servicio Nacional de Apoyo a las Micro y Pequeñas Empresas), Luiz Barreto, que hoy es presidente del programa Caixa Crescer, defiende exactamente ese nivel de importancia de la herramienta en este vídeo.

Y ve que interesante: él también condiciona esa relevancia a la disciplina del emprendedor para registrar todas las impulsiones.

"Mantener las cuentas al día es muy importante para la salud del emprendimiento y para poder planificar una gestión empresarial tranquila y eficaz", afirma.

Por eso, de la misma manera que cuidamos bien de nuestro pulmón, haciendo ejercicios y no fumando, un emprendedor necesita dedicarse al flujo de caja.

Siguiendo ese razonamiento, preguntar cómo anda su flujo de caja es el mismo que cuestionar cómo anda la salud de su empresa.

Entonces, ella anda respirando bien o con la ayuda de aparatos?

¿Por qué necesita una hoja de flujo de caja?

Imagen 3 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerControlar la impulsión financiera de tu negocio y conocer la situación real de las finanzas. Estas son cuestiones importantes que puede comprobar con la hoja de flujo de caja.

No importa si su empresa es una multinacional o un pequeño negocio con sede en su propia casa.

Controlar el movimiento financiero es fundamental.

Digo que el flujo de caja es un instrumento administrativo y gerencial que se utiliza de datos financieros.

Porque con sus datos el gestor puede planear gastos e inversiones futuros.

Controlar los precios, ver cuando hay necesidad de promociones para equiparar los gastos, y mucho más.

Con la planilla de flujo de caja en manos, el dueño de la empresa puede decidir si va necesitar préstamos a corto o largo plazo.

¿Cuál es el mejor momento para contratar a más empleados, hacer una reforma en la sede, invertir en marketing o abrir una sucursal.

La toma de decisiones es más fácil y menos arriesgada si usted tiene en manos esa herramienta.

Con ella, el gestor puede decidir si debe asumir un compromiso financiero inmediatamente o esperar algún tiempo.

Usted ha querido tener una bola de cristal para ver cómo su empresa estará dentro de cinco a diez años?

Pues usted ya tiene una a su disposición: es en la hoja de flujo de caja que podemos predecir el futuro de la empresa.

Por otra parte, usted la necesita porque, a partir de esa previsión, puede actuar para cambiar una situación desfavorable que se va dibujando.

Hoja de flujo de caja diaria

Imagen 4 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerSi usted piensa que usted debe hacer sólo la hoja de cálculo mensual, sepa que ya está cometiendo un gran error. Crea el hábito de hacerlo diariamente.

Uno de los principales errores que gestores novatos cometen al preparar una hoja de flujo de caja es:

no definir con qué periodicidad deben registrar entradas y salidas en ella.

Cuando las informaciones se vuelven eventuales y no hay compromiso con la tarea, no hay herramienta que resuelva, por mejor que sea.

Es por eso que la hoja de flujo de flujo diario está indicada.

Por más que esto resulte en un esfuerzo mayor por parte del emprendedor, restringe el margen de error.

Y origina una información gerencial mucho más confiable.

De esta forma, una empresa que todavía está enganchando es la que más se beneficia de un control diario de flujo de caja.

Si es necesario cortar gastospor ejemplo (y el negocio siempre necesita reducir los gastos),

es a través de ese monitoreo de las finanzas de la empresa que el emprendedor logra identificar donde debe aplicar la tijera.

Por otra parte, si una promoción se realizó, al final del día ya es posible descubrir a través de los registros si ella alcanzó los resultados deseados.

O si necesita ser modificada para el día siguiente.

Se percibe, con ello, que el registro diario califica la acción y la precisión de la decisión tomada.

No hay estrategia definida en la oscuridad, sino sobre la base de subsidios bien claros.

¿Quiere otra razón para "cerrar la caja" diariamente?

Según el Sebrae, desequilibrio entre gastos e ingresos es la segunda razón más cierre de empresas en sus años iniciales.

Tenemos una causa fácil de ser atacada: basta realizar la observación diaria de las entradas y salidas de la caja.

¿Está listo para asumir ese compromiso?

Hoja de flujo de caja mensual

Imagen 5 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerEs a partir de los resultados obtenidos en la hoja de cálculo de flujo mensual que usted tendrá una mejor visión sobre cómo va las finanzas de su negocio.

No es por qué su empresa ya utiliza una hoja de flujo de caja diaria que no va a necesitar un control mensual.

Un cálculo no excluye al otro, muy al contrario: las dos herramientas son complementarias.

Pero no simplifique la relevancia de la hoja de flujo de caja mensual a la suma de los resultados de todos los días positivos y la resta de todos los días negativos.

Ella es más que eso.

De la misma forma que usted hace al analizar el comportamiento del control diario, la planilla mensual revela el desempeño de la empresa mes a mes.

Esto permite comprobar en qué resultados ha sido mejor o peor.

Que pueden ser motivados por algún gasto extra o fruto estacionalidad.

De la misma forma, es posible, cuando la empresa ya funciona hace un buen tiempo, comparar el rendimiento en un mismo mes de diferentes años.

Esta es otra información que la herramienta ofrece para el diagnóstico empresarial y la toma de decisiones.

Como proyección futura, la hoja de flujo de caja mensual permite al emprendedor identificar cuáles serán los períodos futuros de mayor dificultad.

De esta forma, es posible anticiparse al problema y proponer una estrategia para no quedar con el saldo en rojo.

Si el escenario que se avecina es prometedor, con saldo en azul, el flujo de caja proporciona datos para que el emprendedor defina qué hacer con el dinero que sobra.

El reinvestimiento en el crecimiento del propio negocio puede ser una gran idea.

Cómo montar una hoja de flujo de caja?

Imagen 6 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerNo sabe por dónde empezar su hoja de flujo de caja? ¡Quédate tranquilo! No tiene secreto en alimentar ese documento, sin embargo es importante que usted tenga disciplina para no dejar de actualizarla.

El llenado de la hoja de flujo de caja es un proceso fácil, pero riguroso y que requiere mucha atención.

Los datos deben estar siempre actualizados.

Si son susceptibles de comprobación por otros documentos, a ejemplo de notas fiscales y de recibos.

Es muy importante reiterar que ningún gasto o ganancia debe dejarse fuera de la hoja de flujo de caja, por menor que sea, o la cuenta final será engañosa.

Incluso una cantidad que parecía irrisoria puede hacer una importante diferencia entre el beneficio y el perjuicio.

¿Quiere un ejemplo rápido?

Usted recibe clientes con un cafecito, lo que le cuesta R $ 5,00 por día.

En un año, ese gasto tan pequeño abocó casi 2 mil reales.

Sorprendido?

Pues es, y usted ya estaba encontrando malo cerrar el balance con un beneficio de apenas R $ 5 mil.

¿Percibe cómo absolutamente todo debe ser registrado?

Con el relleno constante de la hoja de flujo de caja, usted fomentará una cultura de control financiero en la empresa, y luego lo hará casi mecánicamente.

En poco tiempo, la tarea se integra a su rutina y la hace casi sin darse cuenta.

Y las ganancias que ella proporciona compensan cualquier esfuerzo.

Mantente conectado en el flujo de caja

Al rellenar o interpretar la hoja de cálculo de flujo de caja, un error común es que se estorba con las nomenclaturas financieras utilizadas.

Por lo tanto, antes de comenzar a montar la hoja de flujo de caja, es bueno familiarizarse con estos términos.

Comience con el saldo inicial, es decir, la cantidad disponible en caja al principio del período referente a su hoja de flujo de caja.

Para usar la jerga de la herramienta, el dinero que entra pasará a ser llamado de ingreso, y lo que sale, de gasto.

Los ingresos se refieren al importe generado por la venta de productos, prestación de servicios, Negociación de bienes, saldo de aplicaciones financieras, entre otras.

Los gastos se refieren a los gastos de:

los empleados, cuentas de agua, luz, teléfono, internet, alquiler, pago de préstamos, gastos de compra de inventario y marketing, etc.

No se olvide de insertar en la planilla los gastos parcelados en el mes y los días exactos en que serán descontados.

El período entre la entrada y la salida del dinero se denomina ciclo de caja.

El tiempo transcurrido entre la adquisición de productos o servicios por parte de la empresa y el pago por parte de los clientes se llama ciclo operativo.

Otro período de tiempo importante a tener en cuenta es el plazo medio de pago de proveedores.

El propio nombre ya dice:

Se trata de la cantidad de días transcurridos entre la adquisición de productos o servicios de los proveedores.

Y el pago efectivo del cargo asumido con ellos.

También tenemos el llamado plazo promedio de recepción.

Que es el período entre la venta al cliente y el momento en que el dinero referente a esa operación queda disponible.

Un buen ejemplo es cuando la cantidad de una venta efectuada en tarjeta de crédito cae en la cuenta de la empresa.

Por último, tendrá el saldo de caja, es decir, la suma entre el saldo inicial y los ingresos, sustraídos por los gastos.

Es con ese resultado que podemos tener una visión amplia de la situación financiera de la empresa.

Paso a paso para montar una hoja de flujo de caja

Figura 7 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerSiguiendo 3 pasos sencillos puede montar una hoja de flujo de caja muy eficiente.

Para que todo sea más simple, le recomiendo que siga este paso a paso después de haber entendido los términos que se utilizarán:

1. Divida los gastos en categorías

La cantidad de categorías dependerá de la naturaleza de su negocio.

Así como de las condiciones de la sede – si es propia o alquilada, si hay sed o usted trabaja en su propia casa.

Otra sugerencia es dividir esas categorías de acuerdo con la naturaleza de los gastos.

Los gastos administrativos engloban:

salarios de los empleados, alquiler, cuentas de agua, luz, teléfono, internet, compra de material de oficina.

Y gastos logísticos, como pago de flete para envío de mercancías.

Los gastos comerciales incluyen gastos de marketing y, en su caso, comisiones de sus vendedores.

Los gastos financieros suman impuestos, préstamos y posibles multas.

2. Ahora es el momento de considerar las entradas

Obviamente, aquí está el dinero ganado con las ventas de productos y servicios.

Y también lo que entra a través de inversores y retorno de aplicaciones financieras.

No se olvide de registrar no sólo lo que entra en efectivo en forma de billetes.

Pero también como depósito bancario, cheque, pago vía palanquilla y tarjeta de crédito y de débito.

Si olvida cualquiera de ellos, su cálculo será incorrecto.

Y usted tendrá que empezar de nuevo o no tendrá la verdadera situación financiera de la empresa.

3. Es hora de organizar toda la información en la hoja de cálculo

Preste mucha atención a la hora de lanzar los valores, y verifique por lo menos dos veces antes de dar la hoja de cálculo como lista.

Los cálculos en general se hacen en la propia herramienta, siendo que Excel es la opción más popular.

Las planillas de Google también son excelentes, porque se pueden llenar en el teléfono inteligente y compartir fácilmente en línea.

Ellas funcionan de la misma manera que Excel.

Creo que ahora tienes lo que necesitas para empezar.

Sólo tienes que dedicar a la tarea, pues es con la práctica que alcanzas la perfección.

Modelo de hoja de flujo de caja

No es difícil encontrar modelos de hoja de flujo de caja en Internet.

Una simple búsqueda ya presenta decenas de resultados para el emprendedor elegir un ejemplo en Excel.

Pero como siempre es bueno confiar en quien sabe lo que hace, recomiendo hoja de cálculo del Sebrae de Minas Gerais, que es bastante completa y fácil de usar.

Navegue por las pestañas en la parte inferior de la hoja de cálculo, encuentre consejos, ejemplos y el modelo listo.

Es sólo descargar y empezar a registrar sus números!

Sólo la hoja de cálculo es suficiente para controlar su flujo de caja?

Imagen 8 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerMás importante que tener una hoja de flujo de caja es hacer el análisis de ella e identificar lo que necesita ser mejorado.

La hoja de flujo de caja llena es esencial para el negocio, pero se trata sólo de la primera herramienta de gestión financiera.

Nunca olvide que, con los datos disponibles, es hora de analizarlos y actuar.

El análisis de la hoja de flujo de caja permite descubrir, por ejemplo:

  • Si la empresa tiene beneficios o pérdidas
  • ¿Cuáles son los sectores más lucrativos y cuáles dan más gastos sin mucho retorno
  • Si hay retraso en el pago de los proveedores y qué se puede hacer para corregir
  • Si las inversiones pueden ser reubicadas para sectores que necesitan más de ellos para crecer o para salir del rojo.

Nadie quiere que su empresa se vea en medio de una empresa crisis financiera, ¿no es verdad?

Pero mucho peor que descubrir eso es vivir esa situación sin estar enterada de ella, pues eso impide la reacción al problema.

Entonces, cuando el flujo de caja es negativo, vea algunos consejos sobre qué hacer para revertir la situación:

  • Reducir las ventas a plazo o la cantidad de parcelas, cobrar clientes que incumplen, es decir, que están con parcelas atrasadas
  • Considerar subir el precio de sus productos para que ellos se equiparan con los costos o sean mayores que ellos
  • disminuir stocks y renegociar plazos y pagos con proveedores para que las fechas de pagos y recibos queden alineadas y la empresa opere en rojo durante el menor intervalo de tiempo posible.

Si usted se acuerda, aunque vagamente, de las clases de matemáticas de la escuela, debe tener en cuenta que las plantillas son la base para gráficos.

Y que no hay manera mejor de presentar una información visualmente que a través de ellos.

Una buena noticia es que si usted está utilizando Excel o Google Drive para hacer su hoja de flujo de caja, será aún más fácil crear gráficos a través del propio programa.

Al transformar los datos de las hojas de cálculo en gráficos, dejará la situación financiera de la empresa mucho más clara para:

socios, empleados, empleados e incluso para los inversores.

Así, cualquier cambio que necesite ser hecho con certeza será aceptada de manera más fácil y con menos necesidad de largas explicaciones.

Los gráficos también son excelentes para laicos.

Con un buen gráfico, hasta aquel colaborador que no es del sector financiero va a entender la curva de desempeño de la empresa.

Y será capaz de identificar los meses de mayor facturación y aquellos en que no hubo tantas ventas.

Además, la observación constante de los datos financieros puede llevar a la creación de una hoja de trabajo flujo de caja proyectado.

Después de descubrir un patrón en la vida financiera de la empresa, es posible llenar esta herramienta.

Teniendo a mano ya algunos datos reales y, a partir de ellos, calcular los más probables valores que vendrán a continuación.

Esto permite una previsión de los gastos y ganancias, lo que ayudará en la organización a corto, mediano y largo plazo de las finanzas.

En la proyección de inversiones futuras y, cuando sea necesario, en la contención de pérdidas.

Es importante recordar que la hoja de flujo de caja también hace una previsión de cuál será la necesidad de capital de trabajo para la empresa.

Que es otro importante instrumento de gestión financiera.

El capital de giro es la cantidad necesaria para mantener el negocio en funcionamiento.

Con la compra de existencias y pagos diversos a los proveedores y en el mantenimiento de la tienda.

Es decir, usted comienza por la hoja de flujo de caja, pero ese es sólo el primer paso para dominar las finanzas del negocio.

Gestione su flujo de caja por la cuenta.MOBI.

Imagen 9 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacerCon la cuenta.MOBI la gestión de su dinero se simplifica. Además, usted tiene soporte gratuito de un contador, posibilidad de ofrecer diferentes formas de recepción a los clientes y mucho más.

El lugar de la hoja de cálculo no es sólo en Excel, y no es sólo asunto de contador.

¿Ha pensado usted para hacer usted mismo la gestión del flujo de caja, y aún a través de una aplicación?

Con la conta.MOBI, ¡tu puedes!

Es mucho más fácil controlar el movimiento financiero de la empresa con la cuenta.MOBI, porque se trata de una cuenta digital.

Así, toda la información que necesites va a estar allí, en la palma de tu mano.

Y no habrá necesidad de memorizar datos o sacar extracto en banco.

Además, el gestor financiero de la cuenta.MOBI ofrece diversos gráficos que le ayudarán a analizar los datos de su empresa de manera clara.

Sin lugar a dudas o incertidumbres.

Vídeo sobre hoja de flujo de caja

Una imagen vale más que mil palabras, dice el dicho.

Un vídeo, formado por 24 imágenes por segundo, entonces, debe valer por millones de palabras.

Si el concepto y el paso a paso para la creación de la hoja de flujo de caja todavía le parecen un poco abstractos, es probable que un vídeo aclare sus dudas.

este vídeo es para usted que acabó de abrir su empresa o que no suele hacer flujo de caja y aún no está familiarizado con Excel.

Es un vídeo corto y simple, con buenos ejemplos que le enseñarán todo lo que usted necesita saber para empezar.

¿Vamos a ver y practicar?

conclusión

Imagen 10 - Hoja de flujo de caja para que sirve y cómo hacer¿Quieres hacer tu negocio crecer de forma rentable? Entonces, es más que a la hora de lanzar la hoja de flujo de caja para poder planificar y proyectar el éxito.

La hoja de flujo de caja es un instrumento muy importante, que utiliza datos financieros para planificar la gestión de una empresa.

Tal herramienta puede tener periodicidad diversa, siendo las planillas diaria y mensual las más comunes y también las más útiles.

Ambos se pueden hacer en Excel, Google hojas de cálculo y otros programas.

A partir del análisis de los datos obtenidos en los cálculos de la hoja de flujo de caja, emprendedor puede encontrar períodos de estacionalidad en las ventas.

Planear nuevas inversiones, prever posibles crisis e incluso descubrir si hay desvíos de recursos.

Para que todo esto pueda ser hecho, es necesario que la hoja de trabajo se llene con mucho cuidado y atención.

Sin dejar fuera ningún gasto o ingreso, por insignificante que el valor pueda parecer a primera vista.

La hoja de flujo de caja es como una bola de cristal para su empresa.

A través de ella, es posible prever el futuro financiero de la empresa con buena dosis de exactitud.

Y actuar para que el éxito sea alcanzado y la empresa crezca de manera sana y permanente.

Espero que este artículo ha sido útil no sólo para demostrar la relevancia de la herramienta, sino para hacer más fácil su uso en el día a día.

Los empresarios campeones, sin excepción, dominan las finanzas de la empresa.

¿Qué tal se refleja en ellos?

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