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Los desafíos y soluciones en la recaudación para graduaciones

La graduación representa más que sólo un evento festivo debido a su importancia simbólica. La graduación es, ante todo, la consumación de un sueño para millones de jóvenes brasileños y para sus familias el diploma universitario.

Este sueño, sin embargo, no suele ser barato.

Por lo tanto, existe un desafío para la comisión de graduación que es responsable del evento cómo alinear las diversas expectativas con los valores que los graduados están dispuestos a pagar?

Es complicado convencer a un gran número de personas a gastar un valor alto ya menudo concentrado en pocas parcelas, sobre todo si las personas encuentran el valor abusivo o no entienden cómo se calculó.

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El miedo de los movimientos financieros en las graduaciones

Además, otro problema que comisiones suelen enfrentar es relacionado con la cantidad de movimientos financieros durante el período de recaudación. Algunas clases llegan a generar 300 boletos al mes. De entre los adheridos, hay los adimplentes, los moros, los que están renegociando, los que cancelaron la adhesión …

Con eso, tenemos todos los ingredientes para un problema común en todos los niveles de nuestra sociedad falta de control financiero.

Hay también, muchas agencias de graduación no garantizan por contrato la transparencia de la información financiera para las comisiones – como el precio de cada proveedor contratado, por ejemplo. De esta forma, los alumnos a menudo no saben con certeza si los valores cobrados para contratar a los proveedores y las atracciones están en línea con lo practicado en el mercado.

Así, llegamos a tres grandes desafíos

  1. Baja adhesión de los alumnos a la fiesta de graduación;
  2. Descontrol financiero;
  3. Poco poder de negociación de las comisiones con las agencias de graduación.

Las soluciones existen, y comenzaron a ser adoptadas por diversas comisiones por todo Brasil. Básicamente, estamos hablando de recaudación profesional anticipada, que ofrece una mejor gestión y control del dinero.

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Formas de recaudación

Podemos dividir en tres formas de levantar dinero

  1. Adhesión de los formandos (venta de los paquetes de la fiesta);
  2. Venta de extras (invitaciones individuales, mesas extras y caché fotográfico);
  3. Otras alternativas

En el rol de otras alternativas, tenemos las rifas, la realización de fiestas y otros eventos académicos, la venta de artículos – como tazas, regalos y dulces -, entre otras opciones.

Sin embargo, la mayor parte de la recaudación de la graduación viene de las dos primeras opciones. En el estado de São Paulo, en promedio, cerca del 60% de la recaudación viene de las adhesiones y gran parte del 40% restante viene de la venta de los extras. Es decir, las otras alternativas acaban teniendo un impacto limitado.

Además, el mayor problema ocurre cuando la comisión planea la adhesión de los formandos sin considerar cuánto están dispuestos a pagar e inicia la venta de los paquetes poco tiempo antes de la fiesta – imposibilitando la división del valor en más parcelas.

En ese caso, muy probablemente el valor de la adhesión será impeditivo para muchos alumnos que soñaría en conmemorar la gran conquista del diploma con la familia y los amigos. Afortunadamente, hay una forma de huir de ese agujero.

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Recogida anticipada

Basta planificar y realizar la recaudación de forma anticipada y profesional. «De forma anticipada» significa recaudar, en el mejor de los mundos, aún al inicio del curso, antes incluso de contratar una agencia de graduación.

Con eso, es posible diluir el valor de la adhesión en más parcelas, facilitando la vida de alumnos que tendrían dificultad en arcar con el costo concentrado, y aumentar el poder de negociación de las comisiones, proporcionando una disminución precio de la fiesta.

Ya «de forma profesional» significa ofrecer diferentes opciones de medios de pago para los formandos, realizar el cobro automáticamente – como es posible por medio de plataformas especializadas de recaudación y cobranza para graduaciones – y tener, como profundizaremos más adelante, informes de control online automatizados .

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Control financiero y poder de negociación

Por la cantidad de movimientos financieros realizados, resulta muy fácil perder el control de lo que realmente entró, de lo que salió y de quien está debiendo. La mejor forma de evitar esto y también de contribuir a la transparencia de la actuación de la comisión con el resto de la clase es tener informes consistentes.

¿Qué? Tenga al menos la relación de todas las compras hechas, la situación financiera actualizada de cada formando y el extracto detallado de todos los recibos y pagos. Es claro que la elaboración de estos informes es más complicado si el proceso es manual.

Además, con la herramienta de recambio correcta, es posible verificar si los valores pasados ??por los proveedores para cada elemento son justos o superfaturados. Esto es importante, incluso porque las agencias de graduación llegan a beneficiarse de R $ 300.000,00 con una sola fiesta.

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Es fundamental el control para la comisión de graduación

Con los datos correctos, una comisión de graduación tiene el poder de disminuir considerablemente los valores de la graduación. Se pasa a detener el poder de criticar las contrataciones y verificar si son concordantes con los valores de mercado.

Tener valores en caja ayuda en el poder de negociación porque las negociaciones con proveedores se pueden hacer a la vista, lo que aumenta las posibilidades de obtener mejores condiciones de negociación.

Se concluye que la mejor forma de recaudar dinero para la graduación es, en realidad, hacerlo de forma anticipada utilizando una herramienta que ofrezca para las comisiones las condiciones para que el costo de la fiesta disminuya y que el dinero recaudado renta con las inversiones a lo largo del tiempo.

Al mismo tiempo, otro secreto para que la recaudación funcione bien es la alineación de la comisión con las expectativas de los graduados – sean de costo, atracciones o espacio – para llegar al mejor denominador posible.

Con el control del dinero, es mucho más fácil decidir y trabajar para que los graduados paguen menos o para la fiesta de graduación tener más servicios o atracciones.

* Para conocer todo sobre los ingresos, consulte la guía completa «Todo lo que necesita saber acerca de la recaudación de fondos para las graduaciones.» Para acceder al texto, descarga el material haciendo clic en el enlace de arriba!

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