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Liderazgo: Cómo realizar una reunión eficaz (y sin enrollar)

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Los líderes eficaces no pierden tiempo, mucho menos en reuniones. Usted probablemente ha tenido algún tipo de experiencia desastrosa en reuniones o conoce a alguien que ya ha tenido. ¿Qué debe hacer el líder en una reunión para que sea eficaz?

El propósito real de una reunión

Primero, para qué sirve una reunión? Dos palabras: tomar decisiones. Esta es la única pauta que debe existir. Cualquier comentario, chiste, crítica o «súper» idea que surgir y que no va a colaborar para la toma de decisiones significa pérdida de tiempo, y el tiempo bien utilizado es fundamental para un líder productivo.

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Ingredientes de una reunión eficaz

Una vez que la naturaleza de la reunión es tomar decisiones, el líder necesita tener el menor número de personas posibles presente. Invitar a participantes por gentileza o por el «título» es un error. Cuanto más gente, mayor es la dificultad para tomar las decisiones y mayor es el tiempo gastado.

¡Reuniones eficientes deben ser breves! Muchas veces, 5 minutos bastan para tomar una decisión. Generalmente, entre quince y treinta minutos resuelven. Las reuniones trimestrales pueden durar más, dos horas, además de las decisiones, las presentaciones de resultados y la contextualización de los datos en relación al tiempo.

Si cada reunión durara en promedio 20 minutos, un gestor podría hacer hasta 24 reuniones en un día, tomar varias decisiones y liberar el camino para que el equipo haga el trabajo.

Pero, ¿y la famosa reunión de brainstorming? Esta reunión para promover las «tempestades de ideas» es válida y muy importante principalmente en los departamentos de Marketing y Investigación y Desarrollo, pues están relacionados con la creatividad.

Sin embargo, el éxito no está en la cantidad de buenas ideas que se produce, sino en la capacidad de ejecución de las pocas ideas que se implementarán a medio y largo plazo. ¿Alguna vez imaginó si hiciéramos una reunión de reflexión cada semana y cambiéramos de idea? Jamás realizaríamos algo sustancial. Una reunión de reunión de reflexión al año es suficiente.

Otra cuestión que debe ser puntuada es la tal reunión externa, aquella que se hace fuera de la empresa. En mi opinión, ellas deben ser evitadas, después de todo, cuestan dinero, alejan a funcionarios valiosos de actividades más productivas y pueden incluso transmitir cierta falta de seriedad y de urgencia sobre los objetivos y propósitos de la empresa.

He oído empleados parecen ser el siguiente sobre el tema: «Nosotros aquí rejilla y las cabezas caminar …» Esta iniciativa tiende a elevar la moral de los implicados, pero hay otras maneras más eficaces y de bajo costo para hacer esto. Prefiera el lugar de trabajo para las reuniones.

Toda reunión necesita tener un acta, documento en que se anotan los compromisos que cada miembro participante asume para mejorar o elevar los resultados esperados, o sea, alcanzar la meta. Una reunión sin un acta es una conversación de bien intencionados; elevada en intensa, pero diminuta en acción. Tenga cuidado de no cometer este error primario.

¿Cuál es la frecuencia ideal para una reunión? Diariamente es mucho, mensualmente es poco. Semanalmente es más adecuado porque el tiempo es suficiente para causar impacto positivo o corregir la ruta si algo no va muy bien. Vamos a la práctica.

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¿Cómo hacer una reunión eficaz?

  1. Usted abre la reunión diciendo el propósito de estar allí, es decir, tomar decisiones;
  2. Checa el marcador con los resultados de todo el equipo involucrado;
  3. Confiere los compromisos que los participantes asumieron la semana pasada y los resultados. Este relato está anotado en el acta;
  4. Pide que cada participante asuma nuevos compromisos que se lleven a cabo en los próximos 7 días elevarán los resultados, es decir, invita y ayuda en la toma de decisiones.

De esta forma, el líder consigue ayudar al equipo a tomar decisiones, libera el camino en algún punto que sólo él decide, confiere si los responsables comprenden bien su papel y se están tomando buenas decisiones. Concluyendo, todo esto para que el líder tome o ayude a otros a tomar las decisiones que van a dirigir la empresa en los próximos 7 días. Vea este ejemplo:

Representante: Buenos días!

Todo el personal: Buenos días!

Manager: El propósito de esta reunión es para tomar decisiones por nosotros para lograr los objetivos establecidos. Veamos el marcador de nuestros resultados hasta este momento. Vamos a empezar con el relato de Antonio (Supervisor de Ventas).

Antonio (supervisor de ventas): La semana pasada se comprometen a poner en práctica algunas acciones que eleven el número de visitas de los clientes. Nuestra meta era pasar de 230 visitas por semana a 300. Conseguimos alcanzar 298 visitas. Las acciones in loco funcionaron muy bien en dos lugares distintos.

Representante: Felicidades Antonio! Usted está en el camino correcto. ¿Qué desea hacer en los próximos 7 días para elevar los resultados?

Antonio (supervisor de ventas): Fue una semana de aprendizaje. Vimos que da bastante trabajo realizar eventos in loco, así que creo que un entrenamiento de dos horas con el equipo durante esta semana corregirá los errores y con eso podremos hacer 3 acciones in loco en lugar de 2, lo que nos daría la posibilidad de 335 visitas por semana. Ya he realizado un entrenamiento de cierre de ventas para aumentar nuestra conversión también. Estamos con el 77% y en los próximos 7 días vamos al 85%.

Representante: ¿Usted cree que la formación era suficiente para cambiar la perspectiva del vendedor y por lo tanto aumentar 8% más de conversiones?

Antonio (supervisor de ventas): Sí, en realidad tengo dos proveedores que están por debajo de la media y los resultados están tirando hacia abajo. No quiero despedirlos. Creo en ellos. No fueran ellos, tendríamos un 86% de conversión. Golpearíamos la meta. Me refiero en el entrenamiento. Y vamos a trabajar duro esta semana.

Representante: Vale la formación de dos horas .. 3 acciones in loco. 335 visitas y 85% de conversión de ventas. ¿Verdad?!

Antonio (supervisor de ventas): Eso es correcto!

Representante: Ahora está contigo Marcela.

Marcela (supervisor de producción): Mis citas eran …

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conclusión

Tan importante como saber qué hacer en una reunión, es saber qué no se debe hacer. Evite convocar una reunión para discutir, deliberar, palpitar o cualquier otro motivo. Siempre las dirija para tomar decisiones con pocas personas, de manera rápida, objetiva y semanalmente. Es uno de los secretos de la dirección eficaz. ¡Hasta la próxima!

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