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Garantizando la recepción correcta!

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Llamando a todos los recepcionistas – sí a todos ustedes! Sabemos cuán infravalorado es su rol y cuán insignificante puede sentirse a veces. ¿Cuántas veces has escuchado la frase ‘solo la recepcionista’? Cualquiera que pronuncie estas palabras claramente no comprende el papel vital que desempeñas dentro de tu organización. Pero es hora de que todos los demás sepan lo duro que trabajas. Vamos a decirle al mundo lo que logras a diario, y quizás luego se incorporen y lo noten.

Tal vez haya tropezado con este artículo porque está pensando en capacitarse para convertirse en recepcionista. Lea bien esto y luego decida si es el papel adecuado para usted primero. Entonces, aquí vamos … estas son solo algunas de las tareas que realiza la humilde recepcionista todos los días.

Garantizando la recepción correcta

Pilar para publicar

Tratar con el correo entrante solía ser una tarea relativamente simple. ¡Ya no! Con el advenimiento de la tecnología, el correo no solo se limita a las letras físicas. Junto con la publicación habitual (de la cual puede haber grandes volúmenes), vienen los faxes y correos electrónicos. La cantidad de comunicación que termina en el escritorio de una recepcionista es simplemente abrumadora, por lo que se necesita una persona extremadamente eficiente y completa para poder manejarlo sin papel volando por todas partes. Luego está el correo saliente. Las oficinas siguen generando una sorprendente cantidad de cartas y cada una de estas debe ser pesada, medida, franqueada y publicada. Todo antes de que llegue el cartero.

Tablero de mando Savvy

Una recepcionista que valga la pena su sal podrá operar la centralita más complicada con los ojos cerrados. Esto no es una hazaña y requiere mucho entrenamiento. Transferir llamadas, poner a las personas en espera, responder a preguntas generales … es un acto de malabarismo que solo la mayoría de los recepcionistas pueden manejar. Una recepcionista puede estar tratando con tres o más llamadas telefónicas a la vez y no hay margen para el error: presione el botón equivocado y corre el riesgo de interrumpir a un cliente muy importante (¡oa su jefe!).

PC perfecto

Cualquier recepcionista debe estar totalmente al día con todas las cosas informatizadas. Esto significa tratar y archivar correos electrónicos de manera eficiente, estar realmente al día con Internet y el sistema de archivo en línea de la compañía.

¡Archivando cualquier cosa menos las uñas!

Y sobre el tema de la presentación … también es un campo minado con el advenimiento de las computadoras. Los archivos en papel y los archivos en línea deben mantenerse bellamente organizados y guardados si son confidenciales.

Una cara amable

Los recepcionistas deben aprender el complicado arte de sonreír y lucir tranquilos, incluso en medio de una tormenta. La persona que acaba de entrar por la puerta necesita un saludo cortés y eficiente, por lo que cualquier tarea que se haya manejado antes debe ser realizada de inmediato.

¡Una recepcionista debe poseer el poder de realizar múltiples tareas como si fuera un deporte olímpico! Así que la próxima vez que entre en una oficina y sea recibido por una recepcionista amable y de aspecto tranquilo, no se haga ilusiones, se verán inundados de trabajo, pero aún comprenden la importancia de ponerlo primero.

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