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¿estás haciendo de la manera correcta?

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¿Su empresa no está perdiendo dinero por fallas en el control de inventario?

Esta es una cuestión que todo emprendedor debe hacerse.

En este artículo, vamos a explicar cómo actuar a partir de la respuesta.

Vamos directamente al punto: la acción es dinero.

Si las mercancías están paradas, significa que no hay ventas y, sin ellas, no hay recetas.

Pero hay otros riesgos asociados a esa área que es como el pulmón de la empresa.

Sin aire, ¿cómo respirar? Sin ofrecer lo que el cliente busca, cómo sobrevivir?

Tanto en la falta como en el exceso de productos, no importa cuál sea la enfermedad, el remedio pasa obligatoriamente por el control de stock, como destaca este vídeo.

Especialmente en establecimientos comerciales e industriales, fallas en este proceso comprometen crecimiento.

Afectan los resultados y, eventualmente, conducen a un desenlace fatal: a quiebra.

Y no nos estamos limitando a grandes empresas.

Un pequeño negocio e incluso uno micro emprendedor individual (MEI) necesita organización, so pena de reducir sus ganancias, como mínimo.

En este artículo, vamos a explicar lo que es control de inventario, sus tipos y metodologías.

También hablaremos sobre cómo hacer el control de inventario.

¿Y qué instrumentos utilizar en esta tarea, como una hoja de cálculo, una registro, tabla o software de gestión.

Al llegar al final de la lectura, creemos que usted estará mejor preparado para evitar errores en esa área.

Por entender la necesidad de dedicarse a la correcta gestión de las mercancías, ya habrá dado el primer paso.

Pero se permita ir más allá y abordar el asunto de forma completa e integrada con las venta, que es lo que propone este artículo.

Amplíe sus conocimientos, estudie, planee y ponga en práctica su sistema de control de inventario.

Su empresa sólo tiene que ganar.

¿Qué es el control de inventario?

Imagen 2 - Control de inventario usted está haciendo bien¿Usted hace el control de acción de su negocio? ¿Sabía que el desorden en el control de sus mercancías puede traer grandes perjuicios para usted? ¡Aprenda cómo hacerlo!

Control de stock es un conjunto de acciones cuyo objetivo es organizar la entrada y salida de mercancías destinadas a la venta oa la producción de bienes y servicios en una empresa.

Pueden ser citadas como parte de este proceso:

  • El registro del ingreso de materia prima para producción en una industria, como componentes de cuero en una fábrica de calzados.
  • El registro de la salida de un producto negociado por el área de ventas, como una escoba en una tienda de utilidades domésticas.
  • El registro de entrada de insumos utilizados en la prestación de servicios, como alimentos en un restaurante.

Este es un procedimiento de gran importancia para las empresas de todos los tamaños.

Como veremos en este artículo, errores en la gestión del espacio resultan en perjuicios, pudiéndose materializarse en ventas perdidas o productos inutilizados.

En cualquier caso, es menos dinero en su caja.

La forma en que el emprendedor realiza el control de stock varía de acuerdo con el método utilizado.

Pero independientemente de eso, cuanto mayor sea el rigor y la precisión empleados para el registro de movimiento de mercancías, menos sujeto a fallas el proceso estará.

Entre los objetivos de este proceso, pueden ser citados:

  • La optimización de la gestión de recursos depositados en la acción
  • La pronta identificación de la necesidad de compra y reposición de productos
  • La negociación anticipada con proveedores
  • La atención a las necesidades de la empresa en los plazos apropiados
  • La evaluación sobre los elementos de mayor o menor salida
  • La definición de estimaciones de ventas y estrategias específicas por mercancías.

Conozca los tipos de control de inventario

Por periodicidad, el control de stock puede ser:

permanente: La comprobación se produce en tiempo real.

Permitiendo atender al punto de pedido, que corresponde a la necesidad de un nuevo pedido siempre que un producto alcance cierta disponibilidad en el stock.

Temporal o periódico: en ese formato, la verificación es eventual y se destina a la complementación del stock, pues la falta de un producto no impacta en la operación.

También se puede utilizar para la contabilización o el levantamiento balance general.

Para la medición, el control de stock se divide en:

físico: levantamiento de la cantidad de mercancías almacenadas.

Valor monetario: determinación del costo de cada ítem y del valor total invertido en la acción.

Por modelo de control de stock, algunos de los tipos incluyen:

mínimo: también llamado stock dos cajones, divide el inventario en dos, uno principal y una reserva.

Una vez que el primero es cerrado, el segundo es accionado y pasa a ocupar el puesto de principal.

En este ciclo, el flujo de mercancías no se ve afectado.

Renovación periódica: los productos se renuevan en períodos predeterminados, en cantidad suficiente para satisfacer la demanda hasta la próxima compra.

Fin específico: las mercancías se adquieren para atender a una demanda específica, como una orden de producción en la industria o una promoción especial en el comercio.

Después de todo, es importante el control de inventario?

Imagen 3 - Control de inventario usted está haciendo bienPara garantizar la salud financiera de su negocio, entienda que el control de inventario es una herramienta obligatoria!

El control de stock no es sólo importante: es obligatorio.

La principal razón para ello no está en un beneficio que agrega, sino en los perjuicios que evita.

Incluso mínimas fallas en este proceso pueden llevar a una empresa a perder dinero y también clientes.

Para entender mejor este punto, vale la pena recurrir a ejemplos.

Vamos a citarlos ahora, separando por actividad económica.

Control de inventario en el comercio

En el área comercial, el stock está destinado a las ventas, que representan la fuente principal de ingresos de este tipo de empresa.

En ellas, la organización y control necesitan ser aún más precisos, pues los riesgos son variados.

Imagínese que usted tiene una pequeña tienda de productos naturales y calcule mal al solicitar un nuevo pedido de frutas y verduras.

Al olvidarse de considerar las preferencias del consumidor, su inventario quedó entubado de alimentos que fatalmente tendrán su plazo de vencimiento antes de ser vendidos.

Mercancía encallada, aunque no perecedera, es también un riesgo asumido por emprendedores que hacen del lío su medio de gestión del stock.

¿Imagínese sólo perder una venta por no saber dónde un producto está y ni siquiera se posee él en la tienda?

Una verdadera mancada, ¿no es así?

Es por esta razón que, además de la organización, es necesario que las áreas de stock y ventas estén integradas, junto con lo financiero.

Siempre que una mercancía sea negociada, el stock debe analizar la necesidad de reposición y accionar a los responsables de una nueva compra.

Este proceso se explica en vídeo.

Cuando los sectores no se comunican o no hablan la misma lengua, pueden faltar determinados productos para reventa.

Al mismo tiempo que otros se amontonan innecesariamente.

Quien no controla bien, no sabe cuáles son los ítems de mayor o menor salida.

Perder oportunidades de usar esta información para definir estrategias de ventas y acumula pérdidas.

Entre ellos, la pérdida de clientes es uno de los más serios.

Como se ha definido Estadão, el consultor del Servicio de Apoyo a las Micro y Pequeñas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP), Nelson Endrigo Junior:

"Cuando el cliente va a comprar un producto, tiene que estar disponible.

Porque el proceso de venta es muy sutil.

Si el producto no está allí para una pronta entrega, el consumidor puede pensar y cambiar de opinión, o comprar en el mercado. competidor", Dice.

Control de inventario en la industria

En el sector industrial, una correcta gestión del stock es decisiva para que no falte materia prima para producción.

Cualquier error en el cálculo que resulte en la ausencia de algún insumo utilizado en la operación puede interrumpirla, aunque sea temporalmente.

Y no habría que recordar que la producción parada es una mercancía atrasada, cliente insatisfecho y menos dinero en la caja.

Otra situación posible sería una compra excesiva de materia prima, como una petición hecha fuera de hora, a partir de una demanda mal identificada.

Conforme a la naturaleza del producto en cuestión, puede encallar y hasta estropear antes de que se utilice de forma efectiva en la operación.

Sobre este aspecto, cabe citar que no se trata de una situación rara.

El exceso de stock alcanza casi el 40% de las empresas en la región metropolitana de São Paulo.

El dato consta en el Índice de stocks de la Federación de Comercio de Bienes, Servicios y Turismo del Estado.

Control de stock en servicios

Aunque no hay venta de productos en empresas prestadoras de servicios, también hay que haber control de stock.

En un restaurante, este proceso exige un rigor incluso mayor que en industrias y comercios, pues se manipulan productos de validez muy corta.

Pero incluso en un negocio de construcción y reformas, por ejemplo, hay insumos que se utilizan en el día a día.

Como los materiales aplicados en las obras y las propias herramientas.

Así como en la industria, los errores de cálculos pueden ser decisivos para detener completamente la ejecución de un determinado trabajo.

En ese caso, el perjuicio es doble: el emprendedor arca con mano de obra parada y tiene que lidiar con el descontento del cliente.

Esto sin hablar del mayor gasto con una compra de emergencia y no planificada.

Ciertamente, es mucho más difícil negociar buenas condiciones y valores con sus proveedores.

Especialmente con aquellos que logran atender su solicitud en el plazo necesario.

No por casualidad, hay estimaciones de que una correcta gestión de la acción puede rendir una economía de hasta el 20% en los costes de una empresa.

Ahorrar dinero en lugar de perderlo de forma innecesaria:

¿es o no importantísimo dedicarse al control de stock?

Definir una metodología para su control de inventario

Ahora que están más claras las razones para su empresa realizar la gestión del stock, vamos a conocer algunas de las metodologías que se pueden emplear en ese proceso.

Ellas varían en el medio utilizado y en la forma de abordaje.

Conozca los detalles y evalúe cuál atiende de manera más adecuada a su necesidad.

Just in time

Imagen 4 - Control de inventario usted está haciendo bienEl Just in time es muy usado hoy en día y ofrece grandes ventajas. Sin embargo, es importante que usted se informe, pues esa metodología puede no atender a las necesidades de su negocio;

La expresión en inglés just in timeCuando se traduce al portugués, significa "a tiempo".

A partir de ella, ya da para tener una idea del desafío que aguarda quien opta por la metodología.

Su característica principal es que no hay stock parado, o es lo mínimo posible, siendo suficiente para un día de trabajo sólo, por ejemplo.

Conforme al método, la compra de materia prima ocurre para la producción de una determinada solicitud.

Ninguna de las etapas establecidas para el proceso ocurren antes de la hora correcta, y eso implica no sólo el stock, como la propia fabricación y transporte, por ejemplo.

Está claro que el just in time se basa en el concepto de eficiencia y no se aplica fácilmente a cualquier tipo de empresa.

Entre sus ventajas, están la reducción de desperdicios, el menor costo con infraestructura de stock y la mayor facilidad en su control.

Pero hay riesgos, como un retraso del proveedor, que puede simplemente paralizar la industria y dejar a los empleados ociosos.

Control manualmente

Imagen 5 - Control de inventario usted está haciendo bien¡Control de inventario manual es cosa del pasado! Una opción mucho más práctica es el uso de los lectores de código de barras.

A diferencia de otros procesos de administración, que funcionan mucho mejor cuando son totalmente automatizados, en el stock, el control manual todavía tiene gran valor.

Su principal objetivo debe ser el de conferencia.

Chequeando si los datos disponibles en su sistema informatizado coinciden con lo que está efectivamente almacenado en la empresa.

Una posible divergencia indica un error.

Puede haber sido una venta realizada sin que se dé baja en la acción.

Un producto registrado de forma equivocada.

O incluso una falla en la entrega, como en el caso de envío de mercancía diferente de la negociada.

Ya cuando el control hecho manualmente es la única forma de gestión del stock, el proceso se vuelve masivo y más sujeto a errores.

Además de no ocurrir en tiempo real.

Esto perjudica toma de decisiones en el negocio y la elaboración de estrategias de ventas, por ejemplo.

El control manual se puede hacer con una especie de check list, usando un portapapeles y un informe impreso.

Dependiendo de la forma en que se organiza el inventario físico, se puede requerir mucha atención del responsable de la conferencia.

La inclusión de códigos individuales por producto, incluso haciendo uso de códigos de barras y de tarjetas con información, puede simplificar el proceso.

Si es así, es importante determinar, entre otros factores, la ubicación de la mercancía, su valor, descripción y proveedor.

Uso de sistemas informáticos

Imagen 5.1 - Control de inventario usted está haciendo bienAutomatizar actividades importantes de su negocio es siempre ventajoso para usted! Pues además de dejar la gestión más práctica, sobra tiempo para que usted cuide de otros asuntos.

La principal ventaja de automatizar el control de inventario es la agilidad con la que se actualiza la información.

Especialmente cuando hay integración entre todas las áreas de la empresa.

Una vez que una venta se concreta, por ejemplo, el sector de stock se comunica para la retirada de la mercancía.

Si alcanza el stock mínimo para ella establecido, esta acción ya generará una información para la área de compraspara que se solicite una nueva solicitud.

Como hace todo lo más práctico, un sistema informático para la gestión de inventario no es un lujo, sino una necesidad en varias empresas.

La tecnología actual permite al emprendedor anticipar y prevenir una serie de fallas.

Pues cuenta incluso con alertas cada vez que se alcanza una determinada cantidad de un elemento.

Además, si necesita consultar la cantidad de un producto en el momento, ya no necesita buscar en archivos físicos y que pueden estar desactualizados.

Basta una búsqueda en el sistema y la información automáticamente aparece en la pantalla.

Pero como ya destacado, es necesaria una inspección en el sitio periódicamente, con el objetivo de confirmar los datos disponibles en su software.

Aprenda a hacer un control de inventario

Imagen 6 - Control de inventario usted está haciendo bienAlgunas etapas son fundamentales para un efectivo control de inventario. Lo importante es que todos sus empleados estén alineados a usted para garantizar el mantenimiento correcto del control.

Sea cual sea el método elegido por usted para controlar el stock, vamos a detallar ahora cuáles son las etapas imprescindibles de ese proceso.

Para hacer bien, vea lo que no puede quedarse fuera en su secuencia de acciones.

1. Monte su estrategia

La gestión de la acción comienza en el montaje del espacio.

¿Dónde se almacenarán las mercancías, en qué condiciones, por qué plazos, siendo manipuladas por quién?

Estas son algunas preguntas que se deben responder en su estrategia. Si no hay organización en el ambiente, el control ya nace perjudicado.

2. Indique a los actores

Cuando no hay claridad sobre quién es el responsable de cada tarea relacionada con el inventario, aumentan las posibilidades de fallas.

Si el control está integrado, toda la empresa necesita participar.

Por lo menos, aquellos directamente involucrados en la entrada y salida de mercancías necesitan estar muy bien entrenados para liderar el proceso.

3. Capacite y evalúe

Las personas involucradas en el control de stock deben estar preparadas para todas las situaciones posibles.

Esto vale incluso para un micro emprendedor individual, que actúa solo.

Debe saber actuar rápido para identificar un fallo y proponer una solución.

Y eso se adquiere con conocimiento, técnica y práctica.

Cuando hay empleados involucrados, la capacitación debe ser ofrecida, siendo completada con el análisis de las tareas.

4. Establezca reglas para las compras

Controlar bien el stock también depende de buenos proveedores, que entregan plazo y calidad.

Tenga uno catastro con socios y se organiza para saber cuándo es necesaria una nueva compra.

5. Tenga un inventario de seguridad

El stock de seguridad corresponde a la cantidad mínima necesaria de un elemento, previniendo desabastecimiento o compras superiores a la demanda.

Para calcular, multiplique la demanda media por el tiempo de entrega del producto.

Si usted tiene una tienda de artículos de viaje, vende 3 mochilas por día y las nuevas solicitudes se entregan 7 días después de la solicitud, necesitará 21 productos en stock.

Esta cantidad debe atender el plazo entre el pedido junto al proveedor y la recepción de la mercancía.

6. Registre todo

Todos los productos que entran o salen del stock deben tener información registrada en su control.

Es importante que tenga una descripción del elemento y de su cantidad en stock, ubicación, costo y fechas en que fue movido.

7. Identifique el giro de inventario

Los productos con mayor giro son aquellos que tienen mayor salida y, por consiguiente, interés de los clientes.

Son sus elementos prioritarios, que no pueden faltar en ninguna hipótesis.

Por la fecha en el registro, usted puede identificar qué mercancías están encalladas y sin giro.

Una estrategia puede ser hacer una promoción para eliminarlas de la acción, por ejemplo.

Cómo elegir un software para hacer el control de inventario?

Imagen 7 - Control de inventario usted está haciendo bienLo que no falta son opciones disponibles en el mercado. Y ahí viene la duda: ¿cuál elegir el mejor programa para mi negocio? En este momento, no hay ningun comentario.

Como el control de inventario es un proceso minucioso, es ventajoso contar con un software para sertarea.

El apoyo tecnológico minimiza la posibilidad de fallos, aunque no elimina la necesidad de una inspección física.

Pero entre tantas opciones existentes en el mercado, ¿cómo elegir aquella que se revela la mejor para su negocio?

Hoy en el mercado existen sistemas que monitorean su acción y ayudan en el control de sus ventas.

Los sistemas más completos, como el Simbio, aún se vean en su relación con proveedores y clientes, cuidando la gestión de su negocio como un todo.

La primera sugerencia es conocer su necesidad, es decir, cuál será el uso del software.

Lo ideal es que dé preferencia a un sistema hecho específicamente para su perfil, lo que incluye el tamaño de la empresa.

Hasta la propia actividad ejercida puede contar con una solución más adecuada, pues hay herramientas en el mercado con opciones detalladas de personalización.

No deje de consultar todas las funcionalidades ofrecidas.

Esto evita la adquisición de un software lleno de recursos que no son útiles para usted.

Otro punto a verificar es la idoneidad de la empresa que vende la solución.

Explora la Internet para buscarla y buscar la opinión de otros usuarios. Compruebe que el grado de satisfacción concuerda con la idea que se vende sobre ella.

La posibilidad de probar antes de la adquisición es también un diferencial importante.

Compruebe también si el proveedor de servicios proporciona algún tipo de entrenamiento y cuáles son los canales de atención y soporte técnico ofrecidos.

Si ella no tiene sed física, desconfíe.

Por último, pero no menos importante, hay que confirmar si hay compatibilidad del sistema con sus equipos.

De nada sirve contratar un paquete que se dice completo si no funciona con perfección en su computadora o si es demasiado complicado para operar.

Y casi nos olvidamos del aspecto precio.

Aunque no prioritario, también es importante.

Foque en el costo-beneficio y tenga cuidado con ofertas que se diferencien mucho de la media practicada por el mercado.

7 consejos indispensables para ayudar en el control de inventario

Imagen 8 - Control de inventario usted está haciendo bienLa organbización es una de las bases para un control de inventario eficiente. Con todo el stock organizado, es más fácil poner en práctica todas las otras etapas del control.
  1. Capacite, oriente, tren y evalúe a todos los profesionales responsables de la acción
  2. Registre en un. documento toda entrada y salida de mercancías, de preferencia acompañando la nota fiscal
  3. Establezca en cronograma la realización de inspecciones físicas para conferencias
  4. Mantenga la organización física de la acción
  5. Preste mayor atención a los productos que vencen primero
  6. Asegúrese de que las diferentes áreas de la empresa conversen entre sí
  7. Defina un. inventario de seguridad para cada mercancía o grupo de las mismas

conclusión

Imagen 9 - Control de inventario usted está haciendo bienPara hacer los resultados de su negocio aumentar y evitar pérdidas, cuide su stock! ¡Invierta tiempo y dinero para manejarlo y pronto verá los números crecer!

Quien tiene un stock, tiene un patrimonio a velar.

Como hemos visto a lo largo de este artículo, el cuidado con las mercancías utilizadas en la producción, reventa o ejecución de servicios tiene importancia financiera.

Estamos hablando de un área crucial, capaz de romper el crecimiento e incluso la continuidad del negocio si hay fallas.

Aunque en las demás operaciones el emprendedor y que no hay que olvidar, clientes por errores en la gestión de ese espacio.

Si usted no quiere correr ese riesgo, dedique al control de inventario.

Ya se ha identificado alguna actitud equivocada en su estrategia, siempre hay tiempo de revisar las acciones.

A partir de este texto, busque más información, estudie los métodos, invierta en la tecnología y califique sus procesos.

Recuerde que tener éxito en el stock o en cualquier otra área de la empresa depende más de usted que de cualquier otra persona.

¿estás haciendo de la manera correcta?
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