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Consejos para organizar y tener una reunión productiva

Dicas para organizar e ter uma reunião produtiva Todos sabemos cómo las reuniones son importantes para ayudar a resolver pendencias y tomar decisiones internas en el ambiente empresarial, además de ser esenciales para el emprendedor cerrar alianzas y conquistar inversores [Bb] . Sin embargo, hay casos de reuniones nada planificadas y poco elaboradas que acaban convirtiéndose en una verdadera pérdida de tiempo, obstaculizando la vida de todos los participantes.

Y, como actualmente no se puede perder tiempo con reuniones improductivas, siempre es bueno seguir las reglas básicas para tener una reunión exitosa. Considere lo siguiente:

1. Ser objetivo. El tiempo es dinero, ¿verdad? Entonces, durante la reunión la peor estrategia es quedarse «dando vueltas» y hablando sobre asuntos que no tienen relevancia en el caso. Se debe enfocar en el tema a ser discutido, tratando el asunto de forma simple, clara y directa, sin rodeos. De esta forma, se ahorra tiempo y se prioriza los temas que son realmente relevantes.

2. Elaborar y pasar la pauta de la reunión para los participantes con antelación. Esta es una gran estrategia, pues permite que todos los participantes ya conozcan el contenido de la reunión previamente – y así, ya estén con sus opiniones y argumentos preparados en el momento del encuentro. Se ahorra tiempo y se alcanza un mejor resultado.

3. Marcar horario de comienzo y fin. Una reunion [Bb] es necesario tener la hora correcta para empezar y para terminar. Esto permite a los participantes organizar la agenda para participar en la reunión sin prisa. Las reuniones muy largas no son productivas, pues cansan a los participantes, que acaban perdiendo el foco sobre los asuntos en cuestión. Además, el tiempo delimitado para la reunión necesita ser cumplido, no debiendo extrapolar el horario marcado.

4. Registrar los asuntos discutidos. Para poner en práctica todo lo que se acordó en las reuniones, se debe registrar todo en detalles (el famoso ata necesita ser transformado en un plan de acción con responsabilidades). Así, ni uno de los asuntos tratados quedará olvidado.

5. Elegir un buen lugar. Para que la reunión sea totalmente provechosa, es necesario que el lugar donde se realizará sea bien escogido. Se deben evitar lugares ruidosos, restaurantes muy llenos y concurridos y espacios sin el confort necesario para los participantes. La reunión, para fluir bien, debe ser realizada en lugares tranquilos, salas reservadas y espaciosas, restaurantes discretos y poco concurridos. Esto favorecerá la concentración de los participantes.

Las sugerencias son simples, pero suelen ser olvidadas en la prisa del día a día. Los encuentros organizados y con reglas claras son mejores porque «van directo al punto» – y sólo así somos capaces de atender a agendas cada vez más llenas de compromisos.

Para reflejar: si quieres hacer algo para trabajar, no dejar nunca que como el fondo. Si es lo que más quieres, necesita ser su prioridad absoluta. Prioridad, guarde y utilice más esta palabra. Hasta la próxima.

Foto de sxc.hu.

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