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Cómo montar una hoja de presupuesto para el evento empresarial? – Guiabolso

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Cómo montar una hoja de presupuesto para el evento empresarialDefinir el presupuesto para un evento de negocios es uno de los pasos más importantes para asegurarse de que será un éxito. En líneas generales, el documento consiste en todos los productos y servicios que serán contratados para la ocasión y sus respectivos valores. La hoja de presupuesto es la herramienta ideal para organizar esta información y garantizar que el costo del evento está dentro del presupuesto que fue estipulado inicialmente por el cliente. Vea cómo definir el presupuesto de su evento y aprender cómo montar una hoja de cálculo para gestionar sus costos:

Haga una planificación anticipada del evento

La planificación y la organización son claves para el éxito de cualquier evento empresarial. Para que todo suceda dentro de lo esperado, es importante empezar por la planificación financiera, sabiendo, ante todo, cuál es el dinero disponible por el cliente para la realización del evento. Después, es necesario dividir este valor total entre los productos, servicios y profesionales que serán contratados para ocasión. Los valores, en esta fase, sólo se pueden estimar, ya que es posible que aún no haya seleccionado los proveedores y / o no tenga la respuesta sobre el precio exacto que será cobrado por los productos y servicios. Esta estimación de precios es fundamental porque es posible que, sumando todo lo que es necesario para la realización del evento, el valor total sobrepase el presupuesto del cliente. En caso de que esto ocurra, son dos los caminos que se pueden seguir: negociar el aumento del valor para la realización del evento o negociar con los proveedores una reducción del precio en la contratación de productos y servicios.

Defina las áreas que deben entrar en la hoja de presupuesto

Con la cantidad total que se gasta en las manos, es hora de crear su presupuesto. El primer paso es distribuir el valor total por las áreas que son necesarias para hacer de su evento una realidad como, por ejemplo, local, bebida, comida, decoración, divulgación, etc. Para definir estas áreas, es importante tener en cuenta el perfil de su evento. Una conferencia de prensa con la presencia de autoridades ciertamente requerirá la contratación de seguridades, cuidado que tal vez no sea necesario para un taller de equipo. Una fiesta de fin de año necesariamente tendrá que tener un área del presupuesto reservada para la decoración, lo que no será necesario en el caso de una conferencia para un pequeño grupo, por ejemplo.

Organice los datos en una hoja de cálculo

Con las áreas definidas, es el momento de organizar los datos y crear su hoja de presupuesto. Haga la separación por áreas, con sus respectivos ítems. El área Funcionarios, debe contar con ítems como Seguridad, Limpieza, Cocina, Bar, etc. A continuación, establezca los valores que estima gastar en cada área. Un punto importante es que la suma de los valores estimados sea un poco más baja que lo que realmente puede pasar para tener un margen de error si los gastos del área sobrepasan el valor inicial o en caso de imprevistos. Al crear la hoja de cálculo, deje un espacio para colocar el total estimado y, a continuación, el total real para cada elemento. El máximo de detalle siempre ayuda en el control. Incluso los pequeños gastos no pueden quedarse fuera. Las hojas de cálculo listos pueden ser una mano en la rueda, pero hay que estar atento: cuanto más personalizado es la planificación, más simple y eficaz será el control de sus gastos.

Busque para conseguir valores más competitivos y tenga en cuenta la calidad

Con el presupuesto estructurado, será necesario partir para la búsqueda de proveedores e investigar bastante para conseguir los mejores precios. La Internet es una herramienta esencial para esta tarea. Con una consulta rápida, encontrará opciones de proveedores de productos y servicios que necesita. Antes de pedir un presupuesto para cada uno de ellos, navegue por el sitio, consulte la lista de clientes que tienen y verifique la credibilidad que las empresas tienen en el mercado para evitar posibles problemas en su evento. Pida el presupuesto, seleccione los proveedores con los mejores precios y pida para hacer una evaluación del producto o servicio para asegurarse de la calidad. Si es un hotel, haga una visita técnica. En el caso de un buffet, pruebe las comidas que se van a servir, etc.

Prepárese para imprevistos

Los imprevistos ocurren en todos los eventos, independientemente del porte. Por lo tanto, es importante que su hoja de cálculo, además del margen de error por área, tenga un margen de error en el costo total. Esto garantizará que usted tiene que sacar dinero en caso de que ocurra algo que no estaba previsto, como un aumento en el número de invitados, agujero de algún proveedor o algún servicio que tenga que ser contratado a última hora.

No dude en pedir descuentos

Para reducir los gastos en la realización del evento corporativo, esté atento a las promociones y no dude en pedir descuentos a proveedores si la cantidad de artículos solicitados es grande o usted contrata más de un servicio con la misma empresa. Comience su búsqueda de precios por empresas con las que usted ya ha trabajado, así que puede solicitar un precio más competitivo o un plazo de pago mejor por ser un cliente fiel.

Añada su planilla de presupuesto a su realidad financiera

Incluso con todos los esfuerzos y negociaciones con los proveedores, puede que la cuenta de su evento no se cierre. En este caso, cortar algunos gastos puede ser preciso. Para no correr el riesgo de renunciar a un producto o servicio esencial para el éxito de la empresa, analice cuidadosamente su hoja de trabajo y vea dónde es posible ahorrar sin comprometer la calidad del evento. La divulgación, por ejemplo, puede ser concentrada en los medios virtuales, para ahorrar los costos de impresión de material promocional. El buffet puede tener un número menor de platos, mientras que el personal puede reducirse en horarios de menor movimiento.

La hoja de presupuesto es su principal aliada para mantener los costos del evento bajo control y asegurarse de que será un éxito. Usted todavía tiene alguna duda sobre cómo montar su hoja de cálculo y controlar los costos de un evento? ¡Deja los comentarios!

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