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aprenda lo que es y cómo hacer de forma fácil

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Este es un tipo de compromiso del emprendedor que no puede dejarse para mañana.

Vamos a aprender en este artículo por qué el instrumento es uno de los más poderosos aliados de la gestión financiera.

¿Quién emprende por cuenta propia, como es el caso del micro emprendedor individual (MEI), a veces se imagina que su preocupación será sólo con los aspectos operativos del negocio.

Pero la gestión de una empresa va mucho más allá

Aunque no le gustan mucho los números y las matemáticas, los cálculos necesariamente necesitan ser parte de su día a día.

Después de todo, sin conocer la realidad financiera del negocio, cómo saber dónde reducir los costes, si hay dinero para pagar las cuentas al día o quién sabe ganancias para invertir?

Para responder a todas estas preguntas, no hay mejor actitud que realizar el flujo de caja diario.

Este debe ser un compromiso asumido por el que decide abrir una empresa y, en la formalización, ella recibe su nombre – como es propio del MEI.

Si usted no entiende bien toda la importancia del instrumento y tampoco sabe cómo hacer flujo de caja, este artículo le ayudará a aclarar sus principales dudas.

Más que abordar el concepto, vamos a tratar de sus diferentes formatos, como el flujo de caja diseñado, flujo de caja libre y flujo de caja operativo.

¿Cuáles serán las diferencias entre ellos?

También se mostrará cómo hacer una hoja de cálculo de flujo de caja en Excel y aclarar si un modelo listo, descargado por Internet, puede servir de ejemplo de flujo de caja.

Quien sabe toda esta información es útil para usted ampliar el conocimiento y, al final de la lectura, se sienta mejor preparado para la función de gestor.

Recuerda que, como MEI, es todo contigo. No descuida la necesidad de dedicarse a las finanzas.

¿Qué es el flujo de caja?

Imagen 3 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacerHay varias formas de hacer el flujo de caja. Por eso, la sugerencia es que usted encuentra la que mejor va a atenderle. Así, usted no tendrá dificultades para insertar ese instrumento en el día a día de su empresa.

El flujo de caja es un instrumento de control financiero que consiste en el registro de ingresos y gastos en una empresa.

Él tiene como objetivo acompañar el movimiento financiero del negocio.

Sus datos se utilizan para el análisis de rendimiento, proporcionando al administrador subsidios para la toma de decisiones.

Incluso si se formaliza como MEI no puede descuidarse de las finanzas y necesita adoptar la herramienta en el día a día.

La inserción de la información se puede hacer principalmente de dos maneras:

en una hoja de cálculo de flujo de caja en Excel o Google hojas de cálculo, por ejemplo.

O desde un punto de sistema de gestión, ofrecido por una variedad de empresas en todo Brasil.

Para que cumpla con tales funciones, la realización del flujo de caja debe ser un compromiso de rutina del emprendedor, sea cual sea el porte de su empresa.

Es importante que todas las entradas y salidas de dinero, en cualquier valor, sean registradas.

Sólo así será posible conocer la exacta realidad financiera del negocio.

A través del uso de la herramienta, también es posible evitar engaños, como una falsa sensación de ganancia motivada por el aumento de la facturación.

¿No sabe cómo?

Con el análisis del flujo de caja, es fácil identificar que el crecimiento de los ingresos debido a una promoción fue en parte subsidiado por mayores gastos.

En ese caso, lo que parecía hacer motivos de celebración puede no haber sido tan bueno.

Puede ser que, de hecho, usted tuvo daño en la acción. ¿Has pensado?

Pero no se apresure en considerar el flujo de caja más como problema que como solución.

Ahora que ya sabe lo que es y para qué sirve, es hora de descubrir más sobre cómo el instrumento califica la gestión financiera.

Flujo de caja diseñado

Básicamente, el flujo de caja es el registro de la información relativa a los ingresos y gastos.

Pero, ¿qué aprovechamiento vas a darles?

Ha llegado el momento de hablar sobre la proyección financiera, que es el blanco del llamado flujo de caja proyectado.

En el ejemplo que presentamos antes, usted hizo una promoción, vendió bien, pero gastó mucho para realizarla – y el flujo de caja hizo su error evidente.

Lo que va a hacer a partir de esa información es proyectar el futuro de la empresa.

No estamos hablando sólo de la lección que el episodio enseñó, sino de todo un contexto.

Puede haber sido un acto aislado en medio de resultados positivos, o haber representado la gota de agua que faltaba para declarar emergencia.

Esta información depende de la repetición del ejercicio, día a día, semana a semana, mes a mes.

No basta con introducir los datos sobre ingresos y gastos. Hay que mirarlos.

El diseño implica un análisis que no es complicado de ser hecho.

Basta con colocar un número al lado del otro para la comparación de rendimiento.

Mejor aún si se desarrolla un gráfico con dos líneas: una representando el saldo de las salidas (en rojo) y otra el saldo de las entradas (en azul).

Vea algunas proyecciones posibles a partir de los resultados:

La línea azul supera la roja: su momento es de afirmación y es hora de proyectar inversiones en el propio crecimiento, tal vez lanzando un nuevo producto o servicio.

La línea roja se acerca al azul: su momento requiere organización, ajustando procesos para ampliar la facturación, hacer su rutina más productiva y pagar las cuentas al día.

La línea roja ya supera la azul: su momento pide corrección, estableciendo una política de recortes para dejar de perder dinero y retirar las deudas existentes.

Para producir un análisis de calidad, no necesariamente el micro emprendedor individual debe inclinarse solo sobre los números.

Más que nunca, es importante contar con las herramientas existentes, como las aplicaciones financieras e incluso el soporte del contadorque es uno de los mayores socios de su negocio.

Flujo de caja libre

El flujo de caja libre también se denomina flujo de caja final.

Como ambas nomenclaturas indican, revela el saldo definitivo de la empresa, tan pronto como todos los compromisos y pagos están quitados.

Para entender cómo se alcanza este número mágico, usted debe acostumbrarse a algunos conceptos.

En primer lugar, aquel ejercicio sobre el que hablamos antes, de registro de los ingresos y gastos de la empresa, corresponde al flujo de caja operacional.

Esta información se utilizará para determinar el flujo de caja libre, que se conoce tan pronto como otros valores entran en los cálculos.

Estamos hablando, por ejemplo, de todos los pagos obligatorios, de intereses y amortización de financiación a corto plazo.

Además de las posibles cantidades previstas en los préstamos.

Como es posible percibir, entran en el análisis no sólo valores que mueven el cuadro en el día, semana o meses evaluados.

Pero también deudas y recibos con los que ya se ha comprometido y que se esperan en una proyección financiera futura.

Pero necesito hacer todo eso solo?

Imagen 4.1 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacerContar con la ayuda de un profesional especializado para lidiar con cuestiones administrativas importantes es siempre el más indicado. Entonces no exista en consultar a un contador.

Por supuesto, no.

No es indicado que haga sin un conocimiento mínimo en contabilidad, pero es importante que participe, proporcionando al contador todos los datos solicitados.

¿Y por qué tanto cuidado con esa información?

Es que el flujo de caja libre se utiliza, entre otras situaciones, para la división de beneficios entre socios y accionistas.

Y para medir la capacidad de la empresa de generar caja, lo que se aplica mejor a la realidad de un MEI.

En el largo plazo, si el flujo de caja libre no es positivo, esto significa que tendrá problemas serios.

Dada la insuficiencia de recursos para cubrir todos los compromisos ya asumidos.

¿Y cuál es el período de tiempo que debe ser analizado en esa proyección?

Los expertos en contabilidad suelen sugerir que la empresa proyecte dos escenarios:

un a corto plazo (visualizando lo que va a ocurrir en los próximos 90 días) y otro más lejano (en hasta cinco años).

Por último, es válido comparar cómo se comportan estos dos análisis.

Aunque la primera sea de superávit, por ejemplo, el pago de una financiación en la segunda puede comprometer el lucro.

De tal forma que se convertirá en perjuicio si no se hace nada para aumentar la capacidad financiera.

Cómo hacer un flujo de caja de gran alcance

Imagen 5 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacer¡La palabra de orden es control! Y para eso, es fundamental que usted haga la actualización diaria de su flujo de caja, para que no corra el riesgo de olvidar ninguna información necesaria.

De la teoría, vamos a la práctica.

Ahora que ya conoce los detalles más importantes sobre el flujo de caja, es hora de aprender cómo realizar la tarea.

Para hacer este ejercicio lo más didáctico posible, construimos un paso a paso a partir de informaciones del Servicio Nacional de Apoyo a las Micro y Pequeñas Empresas ("Sebrae).

Salida:

Paso 1: Construya su hoja de cálculo

Imagen 5.1 - Flujo de caja aprenda qué es y cómo hacerFacilite el flujo de caja de la empresa. Lance mano de plantillas, son una gran opción por automatizar el control y proporcionar una lectura y comprensión fácil de los datos;

La hoja es su campo de batalla.

Es a partir de ella que conocer su realidad financiera.

Puede ser en Excel, en Google Hojas o incluso a mano, en un cuaderno (es un tanto artesanal, pero para empezar a controlar sus finanzas todo esfuerzo vale).

Es importante que traiga al menos tres categorías: recibos, pagos y saldo.

Al final de cada día, el saldo obtenido debe ser sumado o sustraído del saldo anterior

En Excel y en Google hojas de cálculo, es fácil de aplicar fórmulas en las celdas, permitiendo que los valores se actualizan automáticamente a medida que se insertan.

Paso 2: Introduzca la información

Vamos a empezar a llenar su hoja de cálculo. ¿Qué información debe contener?

¿Cerró una venta? Introduzca al menos los valores de la operación en la categoría "recibos".

¿Tuvo que comprar algún material para ejecutar un servicio? Incluya el costo en la categoría de pagos.

Conforme a madurar su práctica con el flujo de caja, es válido calificar la información, incluyendo la forma de pago.

Es importante recordar que una venta a plazo o gastado en la tarjeta deben ser contabilizados, pero no resultan en entrada o salida inmediata en el cuadro.

Y atención: sea extremadamente prudente, registrando todo. ¡Todo igual!

No es porque usted vende una pieza que cuesta menos de $ 1 que el valor debe quedar fuera de los registros.

El mismo razonamiento vale para gastos extraordinarios, que no están directamente ligados a la operación, como agua, café y hasta las balas que te gusta ofrecer a los hijos de los clientes.

Paso 3: Realice el cierre diario

Imagen 5.3 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacerPara no ser sorprendido al final del mes, o vivir una falsa realidad en su día a día, es fundamental que usted haga el seguimiento diario de esos datos.

Al final del día, es hora de contabilizar los resultados, que variarán bastante, según la actividad ejercida.

Si ha seguido la sugerencia de Excel o Google Hojas de cálculo, ya tendrá la información que necesita automáticamente:

el total de ingresos del día, el total de los gastos del día y el saldo final total del día (restando los ingresos de los gastos).

Este saldo diario se debe confrontar con el saldo anterior, resultando en el nuevo saldo actual, que corresponde al total de dinero en caja.

No juegue la toalla si el resultado del día es malo.

Puede haber habido la confirmación de un gran gasto esperado para el mes, como el pago de una factura.

De la misma forma, contenga la euforia por un desempeño positivo, pues un solo día no revela la realidad de la empresa.

Puede haber sido uno de esos días en que usted no pasó nada, apenas cosechó la facturación.

Paso 4: Haga el cierre mensual

Ahora si.

Es hora de tomar el resultado de su flujo de caja operacional y deducir todos los gastos que se registran una sola vez al mes y que aún no se han contabilizado.

En esta cuenta, pueden entrar renta, impuestos, salarios, comisiones, préstamos, intereses y multas.

Es en este momento que el gestor va a conocer efectivamente la realidad financiera de su empresa, obteniendo el saldo del mes.

Si es positivo, significa que está en el camino correcto, pero siempre es posible reducir aún más los gastos para ampliar las ganancias.

Si es negativo, es una señal de que está gastando más de lo que debería y necesita cortar los costos.

Se ha informado en el flujo de caja el origen de los gastos, se facilita su tarea de identificar dónde aplicar la tijera primero.

¿Y si fue sorprendido por el resultado del mes?

Nosotros advertimos que el seguimiento diario es importante, pero no revela el real desempeño de la empresa.

¿Quién trabaja con la venta de productos, por ejemplo, tiende a registrar más días consecutivos con cierre positivo.

Ya que tiene un gran gasto con proveedores, pero luego repone gradualmente los valores en el cuadro.

Ya quien trabaja con prestación de servicios tiende a vivir una realidad opuesta.

Con cierres positivos sólo en los días en que recibe pagos de los clientes (lo que requiere trabajar con fechas diferentes para no faltar dinero en la caja).

Paso 5: Diseñe el futuro

Imagen 5.4 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacerEstar listo para el ahora, pero visar el futuro y programar para eso es la mejor manera de consolidar y prosperar su negocio. Entonces, mire lejos y usted llegará allí!

Usted ya sabe analizar el presente a través del flujo de caja, entonces, está listo para usar el instrumento para diseñar el futuro del negocio.

Conforme el micro emprendedor individual se organiza, él puede predecir con mayor precisión cuáles serán sus gastos e ingresos en los meses siguientes.

Cuando sea necesario hacer una nueva compra junto a los proveedores?

¿En qué fechas recibe pagos y en qué valores?

¿Cuánto tendrá que gastar para la divulgación en fechas conmemorativas?

Todas estas cuestiones deben planificarse y proyectarse en el flujo de caja.

Esto significa tener un instrumento más completo, ahora con dos divisiones extras:

valores previstos (proyección de caja) y valores efectivamente realizados (cierre de caja).

Este es un ejercicio que, como hablamos, ayuda a la empresa a prepararse mejor para el futuro, definiendo su planificación estratégica con mayor propiedad.

Después de todo, hay que estimar cuánto dinero tendrá en caja para que las metas establecidas sean viables a su capacidad financiera.

A poco, mientras el flujo de caja se convierte en un hábito integrado a la rutina, el MEI madura y se vuelve incluso capaz de lidiar mejor con imprevistos.

A pesar de que resultan en pérdidas financieras momentáneas, la continuidad del negocio no es sacudida.

¿Por qué es importante el control de flujo de caja?

Imagen 6 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacerEntender los números de su negocio, cuidar la salud financiera, planificar nuevos pasos, tener conciencia de todos los gastos. Todo esto sólo es posible, porque usted tiene el flujo de caja como su aliado.

A lo largo de este artículo, ya hemos dado algunas pinceladas en cuanto a la importancia del flujo de caja para la empresa.

Sea de pequeña, microempresa o incluso en realidad de un micro emprendedor individual.

Pero para dejar todo lo más claro, vamos a enumerar ahora las principales razones para que usted se dedica al instrumento diariamente.

Compruebe las 7 principales ventajas de mantener el flujo de caja al día:

1. Porque es el espejo de la realidad

El flujo de caja no es un mero portador de malas noticias.

Un posible resultado negativo sólo revela sus fallos como gestor.

En vez de pelear con los números, ¿qué tal aprender de ellos y así evitar errores en la gestión de las finanzas?

2. Por qué facilita la toma de decisiones

Con base en los resultados y proyecciones, el emprendedor logra adoptar tanto medidas correctivas como preventivas, en el supuesto de desempeño malo.

Pero si un superávit es identificado, es más fácil sacar del papel esa nueva idea de inversión para hacer el negocio despegar.

En el libro Emprendedor: transformando ideas en negocios (Editorial Elsevier), José Carlos Assis Dornelas subraya que el flujo de caja auxilia en la toma de decisiones tanto en el día a día como en el futuro del negocio.

"Al analizar el flujo de caja de su empresa, el empresario podrá saber si es viable vender productos a plazo, dar descuentos o eliminar existencias para hacer caja", ejemplifica.

3. Porque permite planificar

No son sólo factores internos que pueden comprometer el desempeño de la empresa.

Hay cuestiones externas capaces de modificar los resultados (para el bien, o para el mal).

Inflación, intereses y crisis económica son ejemplos, así como estacionales en los precios y fechas conmemorativas.

¿Cómo se enfrentará cada una de estas situaciones?

El cuadro tiene parte de las respuestas necesarias para montar su estrategia.

4. Porque genera economía

Si hay una determinada actividad en la empresa que está generando más gastos que los ingresos, el flujo de caja revelará.

Lo mismo ocurre si el dinero está siendo mal empleado y si hay oportunidades de ahorro desperdiciadas en el momento.

5. Por qué califica los controles

Cuando se dedica al flujo de caja, el gestor garantiza que nada escape de su radar.

Esto es positivo, entre otras razones, pues amplía la eficacia de las medidas adoptadas, como en la gestión de costos.

También promueve una mejor organización para el pago de cuentas (evitando las multas e intereses por el retraso) y para los ingresos (previniendo el olvido de algún cobro).

6. Por qué mide la viabilidad

Si el negocio viene registrando sistemáticamente desempeños negativos, puede ser una señal de que la idea no es viable.

Es decir, no cayó en el gusto de los clientes, como esperaba.

A partir de ahí, ¿qué hacer?

su plan de negocios se puede ajustar para revertir ese cuadro o, en el peor de los casos, será necesario definir una estrategia para cerrar la empresa sin deudas y de manera tranquila.

7. Porque ayuda a identificar el capital de trabajo

El saldo disponible y el comportamiento del flujo de caja son dos de las informaciones consideradas en la definición del capital de giro.

Este es el valor que costea la operación de la empresa.

Es necesario para garantizar la continuidad del negocio en el período comprendido entre los pagos a los proveedores y los recibos de los clientes.

Cuanto más la empresa tarda en recibir, mayor será la demanda de recursos financieros adicionales.

Más información vídeo, con la opinión del consultor financiero del Sebrae de São Paulo, Wagner Viana Pereira.

5 mejores consejos para controlar el flujo de caja

Ahora vamos a reforzar las acciones principales para realizar el flujo de caja con éxito y garantizar todo lo que la herramienta puede ofrecer a su empresa.

  1. Anote todo: incluso si usted comete el pecado de hacer una retirada no prevista de la caja, es necesario registrar como gasto.
  2. Haga el flujo de caja diario: cuanto más esta actividad esté integrada a su rutina, menos trabajo ella le exigirá.
  3. Haga el cierre mensual: es cuando todos los gastos se contabilizan que la realidad financiera aparece efectivamente.
  4. No se quede rehén del papel: una hoja de cálculo o un sistema de gestión son herramientas más adecuadas. Haga clic y conozca un sistema de gestión en línea.
  5. Consulte una oficina de contabilidad: para el análisis de los resultados, es indicado recurrir a los conocimientos de un buen contador.

Herramientas que ayudan en la gestión del flujo de caja

Imagen 8 - Flujo de caja qué es y cómo hacerCada vez más la tecnología deja la vida carrera de emprendedores más fácil y práctica. Prueba de ello, son las excelentes herramientas que simplifican el flujo de caja.

Usted tiene gusto de la idea de calificar su control financiero, pero tiene miedo de descuidar el aspecto operativo negocio?

Vea con qué herramientas usted puede contar para realizar la gestión del flujo de caja de manera fácil y rápida.

hoja de cálculo

Es la forma más utilizada por los emprendedores para dar sus primeros pasos en el flujo de caja.

La sugerencia es descargar una hoja de cálculo pre-elaborada, pues en ese caso basta insertar las informaciones de su empresa – las fórmulas ya vienen en el documento.

El Sebrae pone a disposición modelo de flujo de caja.

Sistema de gestión

Representa la evolución de la gestión financiera en una empresa, siendo esta una etapa natural después del empleo de las hojas.

Aunque tiene un costo, la ventaja es que muchas de las informaciones se envían directamente al flujo de caja.

Porque hay integración con las ventas y el stock, por ejemplo.

Hay precios y planes para todos los bolsillos.

aplicaciones

La tecnología no para sorprender ycada vez más, las aplicaciones para dispositivos móviles agregan funciones.

Permitiendo tener un control financiero completo en la palma de la mano.

Además del flujo de caja, consejos de gestión y otras características se encuentran en diferentes aplicaciones.

Movimiento financiero

Es importante que el saldo registrado en el cuadro coincida con el disponible en el banco.

Si se observa alguna divergencia, probablemente se produjo un error al contabilizar un ingreso o un gasto.

Una cuenta digital, como la conta.MOBI, es la mejor forma de tener ese control.

Porque todo ocurre electrónicamente, garantizando la seguridad de las informaciones.

Además, en la aplicación de la herramienta, encontrará:

los infogramas de fácil visualización permiten obtener todo su flujo de caja en breves toques en la pantalla.

Vídeo sobre flujo de caja

Antes de terminar nuestro artículo, nos gustaría indicar dos vídeos con contenidos interesantes sobre el flujo de caja.

En el primero de ellos, el contador Vicente Sevilla Junior habla importancia de la herramienta y destaca que el seguimiento diario es una de las formas de perfeccionar su uso.

Ya en este otro vídeo, divulgado por el Sebrae de Minas Gerais, se explica de forma didáctica todo aquello que no puede faltar en la realización del flujo de caja.

conclusión

Imagen 9 - Flujo de caja aprenda lo que es y cómo hacerNo tenga dudas: para crecer, beneficiarse más, construir un futuro de éxito y longevidad para su negocio, usted necesita prepararse y ser conscientes de cada número. Comience a hacer hoy mismo el flujo de caja de su empresa!

Quien desea ver su negocio prosperar no puede dar la vuelta al flujo de caja.

Como hemos visto en este artículo, muchas son las razones para dedicarse al registro diario de ingresos y gastos ya su posterior análisis.

Pero si tuviéramos que elegir un solo motivo para que usted comenzara ese ejercicio hoy mismo, diríamos:

deje de perder dinero a toa.

Obviamente, el perjuicio no es voluntario.

Pero se espera en una empresa que no tiene el nivel de organización que el flujo de caja promueve.

En ese escenario, por errores tontos, cómo mezclar finanzas o por no registrar todos los gastos, el saldo termina inferior al que debería.

Y no hay cómo alcanzar el éxito como empresario o micro emprendedor individual sin dinero en la caja.

Usted está listo para dedicarse a los números de su negocio?

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